Что такое POS-системы и зачем они нужны? POS-терминалы и POS-системы.

Любой бизнес, в котором подразумевается прием платежей, потребует покупки кассового оборудования. Среди современного оснащения наиболее популярным вариантом являются POS-системы. Они могут быть разными, поэтому необходимо внимательно выбирать технику, в зависимости от особенностей торговой точки или иного заведения, для которого она предназначена.

Что такое POS-система и зачем она нужна

В названии оборудования приставка POS указывает на то, что это техника для торговой точки (point of sale). Хотя это не значит, что система может использоваться только в магазинах – такую технику применяют везде, где есть необходимость приема платежей - в гостиницах, ресторанах, различных салонах. POS-система выполняет функции, аналогичные кассовому оборудованию, но при этом у нее гораздо больше возможностей, она позволяет автоматизировать платежные операции.

POS-система отличается от POS-терминала тем, что она представляет собой набор различных приборов, которые подключаются к системному блоку, отвечающему за управление всем комплектом. Терминал - это моноблок, то есть, все составляющие находятся в одном корпусе. Подобное разделение есть не во всех странах, и за рубежом оба вида оборудования часто называют одним определением - POS-машина. Это стоит знать, если планируется сотрудничество с иностранными партнерами.

Составляющие POS-системы

Одной из важнейших составляющих системы является кассовая программа. Это ПО, которое подбирается специально для определенной сферы бизнеса, с учетом каких-то специфических потребностей и особенностей. Без программы оборудование просто не будет работать. Помимо различных специальных возможностей, есть и стандартные, которые присущи практически всем программам:

Кассовое ПО может формировать отчетность, собирая сведения о количестве и уровне продаж, оценивая их и анализируя. В программе уже заложены основные формы отчетов, но можно настроить этот раздел и по собственному усмотрению, добавив какие-то необходимые пункты.
С помощью программы можно управлять запасами, она подскажет, какое количество товарных единиц есть на складе, не пора ли пополнить их количество. Это помогает оптимизировать бизнес и вовремя наладить поставки, чтобы исключить различные задержки и простои.
Программа может сама позаботиться о закупках. Если ее настроить соответствующим образом, то при уменьшении количества товара на складе она сама составит заявку для поставщика и подготовит платежное поручение, если оборудование связать с бухгалтерской программой.
Можно делать скидки и начислять различные бонусы для клиентов. При этом исключается какой-либо обман со стороны продавцов, они не смогут провести манипуляции со скидками.
Каждый сотрудник, работающий за кассой, авторизуется в системе при помощи специальной карточки и собственного пароля, что позволит исключить различные махинации со стороны персонала.
Можно быстро осуществить возврат, если клиент недоволен товаром. Процедура не отнимет много времени, что позволит не раздражать посетителя еще больше.
Современные системы имеют достаточный уровень безопасности, чтобы не беспокоиться о сохранности всех данных.

Для работы программы и обустройства всей системы потребуется специализированный компьютер. Допускается использовать обычную технику, если она соответствует необходимым требованиям, но лучше этого не делать - пользовательские компьютеры не предназначены для работы с кассовым оборудованием, они быстро выйдут из строя и начнут давать сбои. Кроме того, специализированный компьютер потребляет меньше энергии.

Фискальный регистратор необходим для ведения учета товаров или услуг, а также распечатки чеков. Для популярных заведений с большим потоком посетителей важно быстродействие прибора. А салоны или рестораны нередко обращают внимание и на эстетическое оформление чека. Поэтому нужно выбирать регистратор в зависимости от особенностей бизнеса. Также стоит отметить, что машины с термопечатью работают не настолько шумно, как матричные.

Денежный ящик подобрать не так уж сложно, нужно только определиться с габаритами, количеством необходимых отделов, а также проверить надежность замка и всех внутренних элементов. При сборке системы ящик подключается к регистратору и при совершении покупки или оплаты услуги автоматически открывается.

Терминал или картридер необходим для работы с банковскими картами. Очень многие люди расплачиваются ими при совершении покупки, поэтому без такого приспособления никак не обойтись. Для прибора важно быстродействие при совершении операций, а также безопасность.

Выбор POS-систем для разных сфер бизнеса

Как правильно выбрать POS-систему? Это зависит от сферы деятельности организации, количества посетителей и других нюансов:

Для розничных магазинов нужно довольно много функций, поскольку в таких точках ведутся продажи большого количества разных товаров, задействованы скидки, есть необходимость делать возвраты, а также потребуется формировать отчеты. Из оборудования необходимо иметь сканер штрих-кодов, терминал для карт, фискальный регистратор. Сканер лучше подобрать с визуальным поиском товара - это облегчит работу кассира.
В ресторанах или гостиницах программное обеспечение будет отличаться. ПО должно иметь функцию формирования заказа и внесения его в список ожидания до момента оплаты. Также в ресторане необходимо учитывать плановую и фактическую стоимость ингредиентов блюд. Программа должна работать с различными подарками и бонусами, а на чек может потребоваться внесение дополнительной информации с адресом клиента, если в ресторане есть служба доставки.
Если речь идет о небольшом кафе или баре, где мало места за стойкой, то POS-система должна быть мобильного типа, а также с водонепроницаемой защитой, поскольку на нее случайно могут пролиться напитки. Мобильные системы также подходят для организации выездной торговли.

При выборе системы также необходимо определиться со следующими вопросами:

Учесть особенности предлагаемых товаров или услуг, будет ли торговля оптовой или розничной. Также важен формат деятельности - бизнес для бизнеса (В2В) или бизнес для клиентов (В2С).
Количество планируемых операций в день определяет необходимую производительность.
Нужно посчитать общее число касс, и будут ли они соединены в одну систему.
Будет ли торговая точка одна или планируется открытие сети заведений.
Потребуется ли соединение с другими программами - бухгалтерской или для учета товаров.

Эксплуатационные особенности компьютерно-кассовых устройств

ПОС-терминал представляет собой прибор, предназначенный для приема к оплате различных пластиковых карт. У ПОС-терминала есть еще одно понятие. Это моноблочная система с клавиатурой либо сенсорный моноблок без периферийных устройств, который входит в состав ПОС-системы (может поставляться с установленным программным обеспечением).

Инновационные устройства способны «взаимодействовать» с картами, оснащенными магнитной полосой или чипом, а также с бесконтактными карточками и другими аналогичными изделиями. Эти аппаратно-программные комплексы дают возможность проводить разнообразные торговые операции. Терминалы способны хранить информацию, которую можно использовать, например, для изучения товарооборота и популярности определенных групп продукции.

Работают на основе специализированных ПОС-компьютеров или же моноблоков. Фискальный регистратор входит в состав ПОС-системы, как и другие периферийные устройства. Периферийные устройства подключаются к системному блоку. Программно-аппаратный комплекс применяется либо с фискальным регистратором, либо с чековым принтером.

ПОС-системы и ПОС-терминалы, как правило, оборудуются:

функциональным и мощным процессором и системным блоком;
дисплеем покупателя и монитором кассира;
программируемой клавиатурой;
принтером, способным наносить информацию на чековую ленту, или же фискальным регистратором (ПОС-системы).

Устройства также поставляются с денежным ящиком, со сканером штрих-кода и считывателем пластиковых карт.

На отечественном рынке также представлены модели ПОС-компьютеров, которые в стандартной комплектации не имеют экрана, но его можно дополнительно приобрести и подключить к оборудованию. В основном каждая модель продается с установленным программным обеспечением.

Эксплуатационные различия между POS-терминалами и POS-системами

POS-системы отличаются от POS-терминалов такими характеристиками и функциональными возможностями:

ПОС-система представляет собой полностью готовое к работе оборудование, на которое установлено программное обеспечение, к которому подключены различные периферийные устройства, в том числе печатающее устройство.
которых варьируется от 30 до 80 тысяч рублей, как правило, нельзя улучшить: почти невозможно расширить их функциональные возможности. А вот к ПОС-системам подключают дополнительные устройства, в том числе электронные весы.
После покупки техники ее необходимо зарегистрировать в соответствующем отделе ИФНС, а также нужно активировать ЭКЛЗ и приобретенную фискальную память. В этом случае предприниматель привозит оборудование в ИФНС. POS-терминал везут в полном комплекте – при этом устройство отличается немалыми габаритами, а масса некоторых моделей составляет 9-10 килограммов. Для регистрации ПОС-системы достаточно привезти компактный фискальный регистратор в отдел, где регистрируется контрольно-кассовая техника.

Интересно знать, что многие предприниматели не задумываются, что они будут делать, когда сломается их компьютерно-кассовая техника. Они не просчитывают варианты: не учитывают, каким же образом станет функционировать их магазин или другая торговая точка. Ведь у гипермаркета могут быть запасные POS-системы и другое оборудование, а у маленьких магазинов обычно только несколько устройств. При этом существуют штрафы, если работать со сломанной техникой или же вообще не использовать ККТ.

Если неисправности возникают в ПОС-терминале, то придется отвезти специалисту все оборудование, потому что кассовая часть находится внутри системного блока. В этом случае у предпринимателя должно быть аналогичное запасное устройство с сертифицированным программным обеспечением, зарегистрированное в ИФНС.

Если сломалась POS-система, то на ремонт отвозят тот элемент, который вышел из строя. Вот поэтому у предпринимателя должен быть запасной фискальный регистратор и дополнительная компьютерная часть.

Какую технику выбрать для своей торговой точки?

Оборудование подбирают, обязательно учитывая будущие его условия эксплуатации, особенности продаваемого товара, общий бюджет и другие характеристики. Перед покупкой лучше получить консультации у менеджера магазина, в котором будет заказана техника. Ведь стоимость современных устройств варьируется от 20 до 130-140 тысяч рублей.

POS-системы комплектуются фискальными регистраторами или принтерами чеков. Интересно знать, что на российском рынке также представлены модели без контрольно-кассового аппарата. При этом оборудование, которое поставляется без фискального регистратора, является идеальным вариантом для торговых точек, являющихся плательщиками ЕНВД. Ведь этот налог не зависит от реальной выручки: его рассчитывают, учитывая показатели базовой доходности и принятых коэффициентов.

Краткий вывод

Как видите, ПОС-системы и ПОС-терминалы дают возможность в несколько раз снизить время, которое нужно на оформление покупки. С помощью техники отслеживают движение товаров, проводят акции, хранят и обрабатывают коммерческую информацию. С помощью оборудования уверенно развивают бизнес, улучшая взаимодействие между кассирами и покупателями.

Если подводить краткий вывод, то можно с уверенностью сказать, что основное отличие ПОС-системы от ПОС-терминала заключается в том, что это полностью укомплектованная, готовая к работе система, которой достаточно для функционирования торговой точки. ПОС-терминал или ПОС-моноблок – это один из элементов ПОС-системы.

К POS-системе можно подключить дополнительные приборы и улучшить функциональность основного оборудования. Например, к ПОС-системе часто подключают электронные весы и сканер штрих-кодов. А вот POS-терминалы, цена которых обычно не превышает 80 тысяч рублей, нельзя оснащать дополнительными приборами. А вот стоимость функциональных и качественных ПОС-систем превышает 100 тысяч рублей.

Если вы открываете первый магазин, то «самодельный» кассовый терминал — оптимальный вариант для старта. Очевидный плюс такой системы — дешевизна. Но самосборные терминалы часто ломаются, велик риск несовместимости комплектующих. На ремонт нужны деньги, из-за поломки кассы магазин простаивает и теряет прибыль. На чём можно и на чём нельзя сэкономить при сборке POS-терминала? Какие его части наиболее уязвимы? Узнайте это в нашей статье.

Из чего состоит POS-терминал или POS-система?

POS-система — это компьютер с подключенными принтером чеков (или фискальным регистратором), клавиатурой, дисплеем покупателя, денежным ящиком, дисплеем кассира и сканером штрих-кодов. Если оборот магазина составляет более 60 млн. рублей год, то ещё нужно подключить банковский терминал для безналичных расчётов.

Для экономии вместо специального системного блока используют обычный ПК, профессиональную кассовую клавиатуру заменяют на QWERTY, а на место дисплея кассира ставят стандартный офисный монитор. Но такая экономия не всегда оправдана. Стоимость владения самосборной системой значительно выше, чем профессиональной системой.

Перед сборкой стоит посчитать примерную стоимость обслуживания вашего терминала за месяц, полгода или год. Соотнесите эту сумму со стоимостью самой системы. Помните, что поломка материнской платы компьютера повлечёт неконтролируемые траты. Скорее всего, менять придётся всю начинку целиком. Системный блок — самая важная часть POS-терминала и самая уязвимая.

«Вы хотите подстричься и идете к парикмахеру. И вы будете очень удивлены, если он решит воспользоваться садовыми ножницами для этого дела. А все почему? Потому что вещи должны использоваться по своему назначению.

Так и специализированные POS-терминалы спроектированы для использования в «боевых условиях», а домашние компьютеры для использования дома. Не стоит нести вещь, спроектированную для дома, на производство и потом удивляться быстрым поломкам и выходу из строя в самый неподходящий момент, как и удивляться ужасной стрижке огородными ножницами.»

Игорь Чечулин, руководитель направления SCO компании Кристалл Сервис

Выбираем системный блок

По способу охлаждения все системные блоки можно разделить на два основных типа:

вентиляторные. Выдувают горячий воздух наружу и втягивают внутрь более холодный из окружающего пространства. Впрочем, вместе с воздухом они активно затягивают пыль и грязь. Стоят вентиляторные решения дешевле, но их тяжело обслуживать — придётся постоянно очищать компьютер от пыли и грязи.
безвентиляторные. POS-терминалы с безвентиляторным системным блоком долговечны и неприхотливы в обслуживании , так как пыль и грязь не затягивает внутрь устройства. Пассивная система охлаждения заменяет вентиляторы. Безвентиляторные системные блоки отлично подходят для магазинов.

Кассовая периферия (сканеры, денежные ящики и т.д.) — это узкоспециализированное оборудование, и развивается оно медленнее. Кассовое оборудование работает через устаревшие или редкие интерфейсы RS-232 и Powered USB. Поэтому при самостоятельной сборке POS-системы выбирайте материнскую плату с нужными разъёмами.

Минимальный набор разъёмов: четыре COM-порта RS-232, шесть USB портов. При таком количестве портов вы сможете подключить всю необходимую периферию.

Мощность системного блока зависит от того, какой софт вы используете, и на какой ОС работает софт. К примеру, если для кассовой программы требуется Windows, то для стабильной работы потребуется системы потребуется от 2 Гб оперативной памяти.

Чем «универсальнее» софт, тем выше требования. Профессиональные кассовые программы требуют мало ресурсов.

Минимальные системные требования для программы Set Retail:

Процессор 566 Мгц;
ОЗУ 512 Мб;
8 Гб свободного места на жёстком диске;
ОС TinyCore Linux 3.0 (включена в комплект поставки);

Как вы видите, самостоятельная сборка системного блока — большая задача. Она требует отличного знания специфики периферийного кассового оборудования. Одна ошибка сейчас выльется в массу проблем потом.

Обычные системные блоки таят массу проблем. Их сложно обслуживать. Они не рассчитаны на круглосуточную безостановочную работу. При поломке ремонт встанет в копеечку. «Железку» той же модели вы можете просто не найти — многие платы уже заведомо сняты с производства, тиражи всегда ограничены.

А самая главная проблема в том, что нет никакой гарантии, что ваше привычное ПО заработает на новом железе. К тому же всё больше производителей материнских плат отказывается от COM-портов. В скором времени они останутся только на специальных системниках.

Выбираем монитор

Монитор выполняет функцию дисплея кассира. Чем больше монитор, тем больше он занимает места на рабочем столе. Специализированный кассовый софт не требует большой диагонали экрана. Оптимальная диагональ для профессионального ПО — 8, 10 или 12 дюймов.

Производители бытовых мониторов делают свои экраны очень контрастными и яркими. С таким монитором глаза кассира кассир быстро устанут и он начнёт ошибаться. На мониторе не стоит сэкономить — лучше обеспечить кассиру максимально комфортные условия. Профессионалы (например, дизайнеры) обычно выбирают яркость 200 кд/м².

Производители кассовых мониторов заранее устанавливают оптимальные настройки.

Выбираем денежный ящик

Прежде всего денежный ящик должен быть прочным . Ящики выбирают по количеству отделений для денег и по расположению (флиптоп или выдвижной). Бывают ящики со съёмными кассетами. В некоторые ящики производители устанавливают датчики открытия — это большой плюс. Ящик открыт дольше положенного? Вы получите сигнал об этом. Тем меньше риск, что вас обворуют.

Подбираем остальное периферийное оборудование

Если в магазине одна касса, то для принтера чеков (или фискального регистратора) чрезвычайно важна надежность. В случае остановки единственной кассы магазин простоит вхолостую. Профессиональные ритейлеры обращают внимание на запас прочности ножа и ресурс печати. Лучше один раз купить надёжное устройство , которое прослужит много лет и способно напечатать несколько миллионов чеков, чем тратиться на ремонт.

Дисплей покупателя считают менее важным элементом. Очень часто его ставят «для галочки», так как его наличие обязательно по закону. Дисплеи покупателя бывают вакуумно-флюоресцентные — на них можно вывести мало информации (20 символов в 2 строчки), но изображение видно с любого угла.

Ещё существуют OLED-решения. Видно изображение так же хорошо. На экран можно вывести много информации (256 на 32 точек) и гарантированно привлечь внимание покупателя. Клиент точно увидит ваше обращение и узнает, сколько и за что он заплатил. Так вы повысите уровень доверия к вашему магазину.

Мы совместили дисплей покупателя с монетницей — таким образом покупатель точно его увидит и прочитает информацию на экране, а сам дисплей не займёт много места.

С 2016 года для продажи алкоголя потребуется подключение к ЕГАИС. Чтобы продавать алкоголь, нужен 2D-сканер . Основные параметры 2D-сканеров: скорость считывания штрих-кодов и степень защиты от внешних воздействий. Чем быстрее и точнее работает сканер, тем выше скорость обслуживания.

Выбор клавиатуры. Ваша цель — максимальная экономия? Тогда можно обойтись форматом QWERTY. Но в ритейле высокая текучка кадров, постоянно придётся обучать новых сотрудников. На профессиональных клавиатурах минимум кнопок, работать с ними можно на автомате, без лишних раздумий. Удобная раскладка ускоряет процесс продажи. Специализированные клавиатуры гораздо прочнее и рассчитаны на десятки миллионов нажатий. В обычную клавиатуру невозможно установить такие важные опции как кард-ридер или замок.

Что дальше?

Убедитесь, что всё оборудование подходит к вашей кассовой программе. Информация о стыковках есть на сайте производителей. Не исключено, что вам придётся модифицировать ПО своими силами. Это повлечёт дополнительные затраты.

Фискальный регистратор нужно обслуживать в аккредитованном ЦТО. Как правильно выбрать центр технического обслуживания мы писали ранее . Решите заранее, будете ли вы сами оформлять документы для налоговой, или обратитесь к специалистам.

Несколько важных моментов

Экономия целесообразна, только если вы можете точно прогнозировать нагрузки. В противном случае вы обрастёте ненужными сотрудниками, придётся постоянно докупать новое «железо» и платить за стыковки ПО.

Быстрее всего ломается системный блок и клавиатура. Клавиатуры хватает примерно на год, системного блока на два, если повезёт.

Потратив меньше денег на оборудование, вы потратите гораздо больше на обслуживание и ремонт. Вы готовы содержать команду системных администраторов?

Профессиональные POS-терминалы покупают, когда хотят закрыть потребность в кассе и автоматизации. Покупка профессионального ПО однозначно лишит вас многих проблем и лишних затрат.

02/2018

Сталкиваясь с задачей выбора оборудования для магазина, владельцы (и ИТ-директора) магазинов и розничных сетей задаются вопросом: какие компьютерные системы использовать для рабочих мест кассиров?
Первое устройство, которое приходит на ум любому менеджеру – это традиционный персональный компьютер или ноутбук. Решение очевидное, сравнительно недорогое, и для магазина с несколькими десятками посетителей в день вполне приемлемое.

Но, когда речь идет о магазине (аптеке, кафе и пр.) с большим потоком покупателей или о розничной сети, то ситуация кардинально меняется. Забегая вперед, скажем, что мы, как правило, рекомендуем своим клиентам использовать профессиональные POS-системы, и не потому, что они дороже при покупке:), а потому, что это правильно: в итоге их стоимость владения ниже, и они гораздо больше соответствуют той модели использования, которая имеет место в торговле.

Что же это за модель использования такая и чем она отличается от использования компьютера дома или в офисе?

У магазина свои, особые, потребности и режим работы – а значит, и особые требования к технике.

1. Устойчивость при интенсивном использовании

В магазине любого масштаба – от минимаркета до гипермаркета - касса должна работать безостановочно весь период работы магазина. Вспомните свой домашний или офисный компьютер: как часто со временем он «зависает», из-за чего его приходится перезагружать, ждать несколько минут, пока снова откроются все программы… Как считаете, что будет делать покупатель, если ему придется ждать перезагрузки кассы? А те пятеро, кто стоит в очереди за ним…? Ни о каком уровне удовлетворенности покупателей говорить не придется.

Профессиональная POS-система рассчитана на круглосуточное использование и стабильную работу даже в сложных условиях. Многие POS-системы могут использоваться даже как управляющий ПК для Digital Signage и размещаться в труднодоступных местах, где к ним месяцами никто не притрагиваться… и при этом стабильно работать. Некоторые модели POS-систем имеют дополнительную защиту от пыли и влаги, что дополнительно защищает их от поломок и сбоев. Итак, POS-система работает стабильнее. Ее конструировали с ориентацией на это.

2. Без шума и пыли

Вы слышали когда-нибудь, как в ноутбуке или компьютере, особенно уже не новом, включается внутренний вентилятор? Разгоняя загустевшее масло, он пытается крутиться, волоча за собой пыль. Пыль на вентиляторе появляется и накапливается из-за статического электричества. В POS –системе такое невозможно в принципе: они используют безвентиляторные системы охлаждения и потому работают бесшумно и не притягивают пыли и грязи.

3. Низкое энергопотребление

Дома или в офисе мало кто считает, сколько электричества потребляет персональный компьютер (хотя, кто знает, возможно, новые тарифы это изменят). А вот в масштабах магазина или сети круглосуточно работающее оборудование на 5-10-20 рабочих мест кассиров «накручивает» немало кВт. Представляете, сколько составляют эти затраты в масштабах месяца? А года? … В сравнении с ПК, низкое энергопотребление POS-систем помогает значительно сэкономить на оплате счетов за электричество.

4. Подключение специфической периферии

POS-система имеет набор портов, максимально адаптированных для подключения торгового оборудования: сканера, принтера чеков, весов, клавиатур промышленного класса. Корпус стандартного ПК такими возможностями не радует: для подключения оборудования придется использовать переходники и дополнительные кабеля, что не добавит стабильности конструкции.

5. Форм-фактор и способы размещения

Корпус персонального компьютера достаточно объемен (в т.ч. из-за необходимости обеспечивать вентиляцию), и удобно разместить его на рабочем месте кассира, особенно компактном, достаточно сложно. Профессиональная POS-система адаптирована для размещения в кассовой зоне. Существуют модели all-in-one, где компактный системный блок крепится прямо к монитору. Есть компактные системные блоки, которые могут размещаться под рабочей поверхностью и даже на стене. Словом, при использовании специализированных POS-систем ограничений в размещении гораздо меньше.

6. Скорость обслуживания покупателей

Touch-мониторы. Если бизнес-процессы магазина предполагают работу кассиров без сидячего рабочего места (в HoReCa) или просто необходима скорость обслуживания, то можно установить POS-систему с контактным монитором, управлять которым можно прикосновением пальца или стилуса (емкостный экран) или любым удобным предметом - палец, карта официанта и пр. (резистивный экран). Контактный монитор значительно упрощает и ускоряет работу кассиров, а, значит, и скорость обслуживания клиентов.

7. Поддержка запаса комплектующих

Потребительское ИТ-оборудование – один из самых быстроменяющихся рынков. Еще полгода назад вы купили новенький компьютер или телефон, а уже появились новые типы процессоров, памяти, жестких дисков и пр. И через 1-2 года найти такую же планку памяти, как установлена в вашем ПК, может быть сложно или даже невозможно. Можно купить для нового магазина модель нового поколения, но разные модели в разных магазинах – это уже усложнение работы IT-департамента, раздувание склада запчастей и пр. Линейка бизнес-оборудования типа POS-систем меняется гораздо медленнее: бизнес-клиенту незачем гоняться за новшествами, ему нужно, чтобы техника стабильно выполняла свою задачу. К тому же, производители профессионального POS-оборудования понимают, что техника используется и 5, и 10 лет, и потому поддерживают склад запчастей весь этот период. В итоге магазин имеет возможность унифицировать свой парк оборудования.

8. Стоимость владения и защита инвестиций

Среднестатистический срок работы оборудования рабочего места кассира – 7-10 лет. За этот срок к цене самого оборудования добавляется стоимость сервисного обслуживания, цена простоев рабочих мест (и покупки подменного фонда оборудования), зарплаты персонала или подрядчиков, обслуживающих технику и устраняющих сбои и технические проблемы и т.д. Если посчитать все эти затраты и разделить на весь период эксплуатации, оказывается, что использование профессиональных POS-систем обходится компании дешевле.

Реальный случай из практики . Еще недавно достаточно крупная сеть использовала ПК на кассовых рабочих местах. «Да, ПК ломаются чаще – но мы купим их больше и будем держать подмену в магазинах и быстро менять при необходимости» - так думали IT-менеджеры.

Но по прошествии пары лет оказалось, что постоянно менять ПК не так весело, и это требует содержания достаточного штата ИТ-службы; что при открытии новых магазинов покупать такие же ПК становится сложно, поскольку комплектующие за это время изменились, а каждый ИТ-менеджер знает, что содержать «зоопарк» из компьютеров разной конфигурации гораздо дороже, чем унифицированное оборудование. Оказалось, что системные блоки под столом значительно усложняют размещение кассовых рабочих мест и вносят свои ограничения в планировку магазинов. И, главное, подсчитав всю суету и затраты, оказалось, что использовать POS-системы было бы в долгосрочном масштабе выгоднее. В итоге компания приняла решение перейти на использование профессиональных POS-систем NCR Realpos.

9. Безопасность (тоже об организации рабочих мест кассиров)

К слову, помимо ПК и специализированных POS-систем, есть еще одно интересное решение: использование тонких клиентов, или терминалов. Использование терминальных решений - одна из популярных тем в автоматизации рабочих мест в бизнесе. При такой организации автоматизации все данные и ПО находятся на сервере, а на рабочих местах установлены лишь терминалы, которые обеспечивают доступ к ПО на сервере. Это создает дополнительную экономию на покупке оборудования, ограничивает риски вмешательства пользователя в работу компьютера, а также повышает безопасность: ведь в случае необходимости сервер со всеми данными и ПО отключается от терминалов.

При всей своей привлекательности, ранее терминальные решения на рабочих местах кассиров в супермаркетах не всегда удавалось использовать из-за необходимости печатать фискальные чеки (и соответственно управлять принтером с рабочего места). Но сейчас в некоторых моделях РРО, например, Datecs FP-T88 , уже реализована возможность использовать терминальный режим. Для этого достаточно скачать с сайта производителя и установить комплект драйверов для работы терминального режима.

10. Удобство поддержки ИТ-инфраструктуры

И, наконец, важный бизнес-момент. Сегодня, когда ценовая конкуренция и кризисные явления давят на розничные магазины, оптимизация постоянных затрат на инфраструктуру становится ресурсом повышения бизнес-эффективности и просто необходимостью. Чем меньше проблем создает техника, тем меньше персонала и затрат необходимо для ее сопровождения.

Каждый ИТ-специалист, даже с минимальной зарплатой в 5 тыс.грн, обходится предприятию ок. 100-150 тыс. грн в год (фонд оплаты труда, рабочее место, аренда офиса и пр.). А для обслуживания крупной сети специалистов нужно немало, и к этой цифре добавляются командировки, транспортные расходы и пр. Во сколько обходятся сбои и простои – оценить сложнее, но это всегда недополученная прибыль или прямые убытки.

В этом плане POS-система, которая стабильно работает, помогает этой оптимизации.

Кстати, многие, даже крупные розничные сети, сегодня стараются минимизировать свою потребность в ИТ-персонале, приобретая качественную профессиональную технику и ПО или передавая обслуживание инфраструктуры магазинов и офисов на сервис-аутсорсинг.

Важно понимать, что Сервисный партнер – это не просто персонал подрядчика, который выезжает при наличии проблем с техникой или ПО. Напротив, сервисный партнер заинтересован в том, чтобы минимизировать аварийные выезды и делает акцент на правильной организации работы оборудования, на своевременном профилактическом и техническом обслуживании. В итоге снижается вероятность сбоев, магазин в целом работает стабильнее, а техника – служит дольше.

(Point Of Sale-«точка продажи») - это программно-аппаратные средства, интегрированные вместе для автоматизации рабочих мест кассиров с использованием фискальных регистраторов или заменяющих их принтеров чеков.

POS-системы используются в различных типах бизнеса, поэтому и поставляются они во множестве разных вариантах и комплектациях. Требования розничного магазина и ресторана отличаются достаточно сильно, и поэтому не существует единого решения, которое могло бы соответствовать любой области применения. POS система – комбинация программной и аппаратной составляющих. В своем развитии они проделали большой путь от простых компьютеров и фискальных регистраторов . Подбор правильных компонентов POS систем – ключ к правильному управлению бизнесом, поддержанию удовлетворенности клиентов, а это в свою очередь - путь к успеху. Лучшая POS-система та, которая поможет организовать бизнес именно так, как Вам надо.

Каждое предприятие уникально в своих потребностях и построении процессов, но хорошо спроектированная POS-система может выполнять свою работу в любом типе бизнеса. Первым шагом к выбору POS-системы будет определение Ваших индивидуальных требований.

Тип вашего бизнеса (предлагаемый товар или услуга, сегмент рынка, B2B B2C…)? Требуется ли мобильность решения?
Как много операций планируется совершать в день?
Будете ли Вы работать с дебетовыми или кредитными картами?
Сколько кассовых мест Вам понадобится? Есть ли у Вас сеть между рабочими местами?
Нужна ли система резервирования?
Требуется ли Вам связать сеть магазинов?
Нужна ли связь со сторонними программами (такими как бухгалтерские, товароучетные)?

Информация о том, как Вы будете использовать и какие функции Вам нужны в POS-системе поможет определить наилучшее сочетание программного и аппаратного обеспечения, которое подходит для Вашего конкретного бизнеса.

Основы POS-системы

Каждая POS-система состоит из программного обеспечения и набора основных компонентов оборудования. Перед тем как углубляться в специфику конкретного бизнеса рассмотрим базовую POS-систему.

Программа

– это центр любой системы, она однозначно определяет, что и как Вы можете делать на кассе. Выбор программы будет зависеть от функций, которые Вам нужны и от условий использования. Многие POS – программы очень гибкие и подходят для целого ряда предприятий, но есть и специализированные решения, например, системы для ресторанов или мобильных точек продаж. В дополнение к этому, многие приложения поставляются в Базовых, Профессиональных и Корпоративных версиях с различными возможностями.

Так как же определить, какая кассовая программа подойдет именно для Вашего бизнеса ?

Лучшее, что можно сделать в первую очередь, это решить, какие функции имеют важное значение для Вашего бизнеса. Все программы умеют обрабатывать основные торговые операции, но есть длинный список дополнительных функций, которые возможно нужны Вам, а возможно и нет. Есть ряд специфичных функций, которые нужны в салоне по оказанию услуг, а в магазине нет, а некоторые, возможно, понадобятся позже в процессе работы. Вот некоторые из многих возможностей, которые следует учесть:

Управление запасами – каждое предприятие нуждается в управлении своими запасами и большинство кассовых программ поможет отследить остатки с учетом каждой продажи. Актуальные данные на каждую минуту помогут оперативно удовлетворять запросы клиентов.
Отчеты – одно из больших преимуществ , это то, что она может рассказать о Ваших продажах и привычках покупателей. В большинстве программ есть все основные отчеты, а некоторые даже имеют возможность настраивать дополнительные, чтобы предоставить Вам наиболее полную картину того, что происходит в бизнесе.
Автоматическая закупка – следя за остатками в программе, Вы всегда будете знать, когда товары закончатся на складе или магазине. Некоторые кассовые программы, в добавок, могут подготовить заказ поставщику на недостающие позиции и даже подготовить платежные поручения в бухгалтерской программе. Вы никогда не окажетесь в ситуации, когда покупатель пришел за товаром, которого нет в Вашем магазине.
Взаимоотношения с клиентами – программы лояльности, акции, купоны и бронирование все это возможно с правильным программным обеспечением. Добейтесь лучшего обслуживания клиентов и они обратятся к Вам снова!
Цифровая безопасность – все больше и больше покупок совершаются с помощью банковских карт. Для того чтобы платежные данные Ваших клиентов оставались в безопасности POS-система и программное обеспечение на ней должны соответствовать стандартам безопасности.
Процедура возврата – возвраты и обмены товара встречаются в любом бизнесе. Кассовая программа поможет проводить эти операции безболезненно для Вас и Ваших клиентов.
Контроль сотрудников – контроль выходов на работу и продаж сотрудников происходит благодаря их авторизации на кассе. Вся эта информация доступна в виде отчетов или в виде выгрузки в бухгалтерскую программу для расчета зарплаты.

Это лишь некоторые из наиболее распространенных функций кассовых программ, но зная, что именно нужно бизнесу, Вы легко выберите нужную. При подготовке кассового узла возникает желание сэкономить на программном обеспечении, но отказ от многих функций может стоить немалыми затратами времени и «головной боли» в будущем.

Оборудование

Любая POS-система состоит из нескольких компонентов для запуска программы, хранения оплаты и печати чека для покупателя. Ваш выбор в конечном счете будет зависеть от условий эксплуатации и задач, но следующие компоненты обязательны для большинства автоматизаций.

Терминал/ПК (персональный компьютер) – к нему подключаются все компоненты POS-системы. Многие предприятия могут использовать стандартные ПК, которые подходят по системным требованиям для кассовой программы и у которых достаточно USB и COM портов для подключения всех устройств. Но лучше использовать специальные POS-компьютеры, которые выпускаются в герметичных корпусах, с низким энергопотреблением, так же есть варианты все-в-одном (моноблоки) со встроенным сенсорным экраном и карт-ридером, чтобы занимать меньше места. Если продуктовые магазины еще могут использовать стандартные ПК, то ресторану или бутику скорее всего придется экономить место или соблюдать строгий дизайн интерьера, в этом случае вариант когда все-в-одном предпочтительней. Более того, в качестве может быть мобильный компьютер, что позволит создать полностью мобильное решение. В любом случае POS-терминал или ПК должен выдерживать большие ежедневные нагрузки и специализированное оборудование подходит для этого гораздо лучше.

– каждая операция на кассе заканчивается печатью чека для клиента, Фискальный регистратор одно из самых нагруженных устройств, поэтому убедитесь, что он справится с Вашим объемом продаж и будет прост в использовании. Большинство современных фискальных регистраторов используют метод термопечати и в них больше не надо менять картридж. Просто зарядите бумагу и Вы снова можете работать! Независимо от размера и типа чека, Вы найдете регистратор, который Вам подойдет.

Денежный ящик – денежный ящик один из самых простейших компонентов любой POS-системы, но, тем не менее, очень важно иметь надежное место для хранения денег, чеков и сплипов банковских терминалов в течение торгового дня. Обычно ящик подключается к фискальному регистратору и открывается при каждой операции с наличностью в ящике. Выберите надежный ящик, который подключается к Вашей системе и он прослужит очень долго.

Кардридер / платежный терминал – оплата платежными картами сегодня так же естественна, как и оплата наличными, поэтому каждая POS-система должна иметь возможность быстро считывать и обрабатывать банковские карты. В зависимости от возможностей кассовой программы Вам понадобиться только кардридер или отдельный полноценный платежный терминал, но в обоих случаях Вы сможете проводить операции с картами покупателей.

– сканер ключевая часть многих POS-систем, с его помощью Вы сможете быстрее вводить товары, что конечно существенно ускорит процесс продажи. Стандартные лазерные сканеры читают все UPC штрихкоды на товарах, но для работы с купонами, картами лояльности все чаще используются 2D-сканеры. Многие сканеры являются ручными, но для POS-системы лучше подойдет встраиваемый, многоплоскостной сканер, который не нужно брать в руки и который обеспечивает более быстрое сканирование, а в результате уменьшение очередей!

Типы POS-систем

Теперь, обладая базовыми знаниями в области POS-систем, Вы можете начать разбираться в их типах, чтобы подобрать нужную Вам. Все POS-системы имеют одинаковый базовый набор функций, но все же есть множество нюансов от которых зависит выбор программного и аппаратного обеспечения, чтобы Ваша POS-система работала в соответствии с задачами именно Вашего предприятия.

Розница

POS-системы для розницы сосредоточены, в основном, на операции «продажа» и на отслеживании всей информации с ней связанной. Большинство из базовых функций кассовых программ, таких как: контроль за остатками, отчеты о продажах, процедуры возврата товара и системы лояльности - просто необходимы в рознице. Хотя в любом бизнесе нужны отчеты, в рознице особенно важны подробные отчеты на уровне каждого товара и групп товаров. Требования со стороны розничной торговли являются самыми обширными, но большинство кассовых программ, таких, как учитывают все потребности розничной торговли.

Что касается оборудования, конечно понадобится сканер штрихкодов, для упрощения ввода информации о товаре и ускорения обработки продажи. Т.к. большинство данных вводится с помощью сканера, то, например моноблоки с сенсорным экраном, конечно полезны, но не так существенны в торговле. Т.к. скорее всего у Вас будет ежедневно совершаться много операций на кассе, то стоит позаботиться о надежном фискальном регистраторе, таком например, как . Надежный сканер и фискальный регистратор обеспечат отсутствие очередей и повысят лояльность клиентов.

Рестораны-гостиницы

Большое отличие между POS-системой для обычной продажи товаров в розницу и той, которую используют в ресторанах и гостиницах, объясняется отличиями в обработке продаж. В торговле вся информация о продаже и оплате вводится немедленно. В ресторане же или гостинице заказ фиксируется и оплачивается, только после его полного выполнения. Соответствующая POS-система способна отложить заказ, пока он не будет завершен и оплата не будет принята. Кроме того, она должна уметь фиксировать пожелания клиента, составлять график бронирования и контролировать свободные столики/комнаты. Интерфейс такой кассовой программы будет сильно отличаться. В рознице Вы в основном вводите информацию с помощью сканера штрихкодов, а в ресторане или гостинице гораздо удобнее пользоваться сенсорным экраном. Поэтому очень важно для облегчения ввода заказа, чтобы интерфейс программы, был адаптирован под сенсорный экран например такой, как Frontol:Ресторан .

С аппаратной точки зрения, большое отличие от POS-систем для розницы в важности сканера штрихкодов. Хотя в ресторане или гостинице Вы будете изредка пользоваться сканером, но все же большинство операций вводится вручную в самой кассовой программе с помощью сенсорного монитора. Это тот случай, где сенсорный монитор действительно может облегчить работу. К тому же поскольку рабочее пространство обычно ограниченно и куча спутанных проводов доставляют много неудобств, то моноблок с сенсорным экраном будет гораздо предпочтительнее. Принтер чеков важен в любой POS-системе, но когда требуется отправлять заказы на кухню или в другое место, где повышенная температура эксплуатации, то предпочтительнее использовать контактный принтер, например Epson TMU 220D , чем принтеры с термопечатью, которые хорошо подходят для печати чеков покупателя.

Мобильные

Мобильные POS-системы не отличаются по функционалу от обычных. Процессы продажи, отслеживание остатков и печать чеков одинаковые везде. Мобильные POS-системы так же без труда поддерживают обработку банковских карт, при условии доступа к интернету. Кассовые программы для мобильных POS-систем , как и для всех систем будут варьироваться в зависимости от поддерживаемого функционала, будь то контроль остатков или какие-то отчеты. Некоторые программы такие же, как и на обычных системах, в тоже время другие нацелены только на сохранение операций и синхронизацию впоследствии с обычной кассой. От того, будет ли мобильная POS-система полностью самостоятельной или только дополнением к основной системе, сильно зависит выбор программного обеспечения.

Поскольку основная цель мобильной POS-системы-отвязаться от фиксированной точки продажи, то это очень сильно влияет на аппаратную часть. Вместо настольного компьютера Вы будете запускать кассовую программу на мобильном устройстве, например или даже на планшете. Большинство таких устройств имеют и сканер и сенсорный экран, что обеспечивает любые варианты ввода информации. Единственное, чего нет, это фискального регистратора и считывателя карт (хотя уже начинают появляться модели с этими функциями). Если у вас система налогообложения ЕНДВ , то можно использовать мобильные принтеры, такие, как Zebra MZ320 . Мобильные считыватели карт представлены на рынке так же в изобилии, так что Вы сможете легко добавить возможность работы с картами в любое мобильное решение. Так же, как и с обычной POS-системой, при выборе правильного мобильного решения Вы сможете совершать продажи где угодно.

Выбор правильной POS-системы

POS-система, отвечающая всем потребностям Вашего бизнеса, это важный инструмент в управлении предприятием. Кроме этого она позволит сосредоточиться на удовлетворении потребностей Ваших клиентов. Будь то у Вас розничный магазин или ресторан, определитесь, как Вы будете использовать POS-систему и это поможет сделать правильный выбор программного и аппаратного обеспечения. Если Вам все еще трудно сделать выбор или остались какие-то вопросы обратитесь к нашим специалистам по POS-системам. Мы будем рады помочь!