Как нарисовать таблицу в openoffice.

Существует ряд ограничений, накладываемых на структуру базы данных:

• первый ряд базы данных должен содержать неповторяющиеся имена полей и располагаться в одной строке;
• для имен полей следует использовать шрифт, тип данных, формат, рамку, отличные от тех, которые используются для данных в записях;
• таблицу следует отделить от других данных рабочего листа пустым столбцом и пустой строкой;
• информация по полям должна быть однородной, т.е. только цифры или только текст.

Работа с любой базой данных заключается в поиске информации по определенным критериям, перегруппировке и обработке информации.

Сортировка данных в таблице осуществляется через команду Данные > Сортировка или кнопки на панели инструментов Стандартная Сортировка по возрастанию и Сортировка по убыванию (рис. 44).

Например, отсортировать таблицу, содержащую фамилию и пол так, чтобы сначала стояли все женские фамилии по алфавиту, а затем мужские.

Выделим таблицу с данными. Данные > Сортировка . В окне Сортировать по выбрать пол (это заголовок таблицы), в окне Затем по выбрать фамилия (рис. 45). Получим рис. 46.

С помощью команды Данные > Фильтр > Автофильтр осуществляется выбор данных по критерию. При этом в ячейках, где располагаются заголовки, появляются кнопки (стрелка). При нажатии на них появляется меню с условиями отбора автофильтра (рис. 47).

После работы с выбранным списком надо вернуть весь столбец данных для дальнейшей работы с ним.

При запуске команды Данные > Фильтр > Стандартный фильтр появится возможность выбирать строки, удовлетворяющие поставленным условиям (рис. 48).

Подготовка документа к печати

Созданный документ можно напечатать как лист, так и всю книгу, а также выделенный фрагмент листа и область печати (фиксированный, специальным образом, фрагмент листа). Если задана область печати, то будет напечатана только она. При сохранении документа область печати также сохраняется. Для определения области печати необходимо выделить фрагмент листа (одним из способов выделения ячеек), затем Формат > Диапазоны печати > Определить . Таким образом, выделенный фрагмент преобразовался в область печати. Для изменения данной области выбираем Формат > Диапазоны печати > Добавить область печати либо Формат > Диапазоны печати > Изменить . В появившемся диалоговом окне изменяем область следующим образом:

1. В поле Диапазон печати кликнуть на значок (Свернуть), чтобы уменьшить диалоговое окно до размера поля ввода. После этого легче отметить нужную ссылку на листе. Потом значок автоматически превращается в значок (Развернуть), кликаем его, чтобы восстановить исходные размеры диалогового окна. Диалоговое окно будет автоматически свернуто, если кликнуть мышью внутри листа. После отпускания кнопки мыши диалоговое окно будет восстановлено, и диапазон ссылок, определенный с помощью мыши, будет выделен в документе синей рамкой.
2. Повтор строки . Повторяющиеся строки определяем при помощи мыши, если курсор располагается в поле Повтор строки диалогового окна. Выделить одну или несколько строк для печати. В списке при этом отображается значение "определяемый пользователем". Выбираем в списке "нет", чтобы отменить установленный повтор строк.
3. Повтор столбца . Выделите один или несколько столбцов для печати на каждой странице, при этом в правом текстовом поле появится ссылка столбца, например "$A" или "$C:$E". В списке при этом отображается значение "определяемый пользователем" . Выбираем в списке "нет" , чтобы отменить установленный повтор столбцов.

Если область печати не нужна, её удаляем аналогичным способом.

Для печати необходимо также настроить параметры страницы, то есть формат бумаги, ориентацию листа, колонтитулы, направление печати и т.п. Сделаем это через пункт меню Формат > Страница и на вкладках диалогового окна производится настройка страницы (рис. 49, 50, 51). Предварительный просмотр позволяет увидеть, как документ будет выглядеть на бумаге.

Для просмотра области страницы воспользуемся пунктом меню Вид > Разметка страницы (рис. 52). Перемещая границы (синие) страницы, изменяем область страницы для печати за счёт изменения масштаба, который увидим через Формат > Страница > Лист > Масштаб .

Оставьте свой комментарий!

Пакет Calc предназначен для создания и редактирования разнообразных электронных таблиц, обработки содержащихся в них данных, составления на их основе всевозможных диаграмм и сводных таблиц, имеет довольно простые средства работы. Этот пакет позволяет использовать данные других приложений, таких, как Write, Base и других.

В первой части раздела мы рассмотрим на примерах наиболее распространенные операции пакета Calc . Вторая часть содержит описание работы программы и некоторых режимов пакета. Лучшим способом освоения пакета является практическая работа, при которой пользователь сначала знакомится с основными режимами работы пакета, а затем пробует другие режимы самостоятельно. Поэтому рекомендуем сначала создать таблицу, вывести ее на печать и сохранить, затем вызвать ее, откорректировать и сохранить, то есть попробовать основные операции работы с пакетом, после чего начать знакомиться с другими возможностями. В этом помогут следующие главы, где кратко описаны основные действия, которые можно совершить с документом.

Урок 1. Первые шаги в Calc . Запуск программы и основные компоненты окна

1.1 Запуск программы

Войти в Calc можно при помощи режима: Пуск →(Все) Программы →OpenOffice →OpenOffice Calc .

Другая возможность запуска редактора – при помощи значка на рабочем столе, если он выведен на него. Вид значка показан на рисунке слева в начале предыдущего абзаца. Для этого нужно подвести к нему курсор мыши и сделать двойное нажатие левой кнопкой мыши. Время между двумя нажатиями на левую кнопку мыши должно быть достаточно коротким, иначе система это действие воспримет как два одиночных нажатия действие будет иным.

Для установки значка на рабочем столе нужно в список программ пакета: Пуск → (Все) Программы →OpenOffice, установить курсор на надписи: OpenOffice Calc щелкнуть правой кнопкой и перенести на рабочий стол. Затем в появившемся панно выбрать режим Копировать .

При работе с документом рекомендуется чаще использовать режим сохранения (Файл →Сохранить ), особенно при работе со сложными документами, чтобы при непредвиденных случаях (выключении электропитания, сбое программы) были сохранены последние изменения.

1.2 Основные компоненты основного окна пакета

Внешний вид основного окна бывает различным и зависит от настроек пользователя, поэтому рассмотрим наиболее распространенный. Окно пакета состоит из:

- верхней линии, или строки заголовка, на которой написано имя программы, выполняемой в данный момент. По краям имеются кнопки окна, слева - для вызова подменю работы с данной задачей и справа – сворачивания и закрытия окон;

Строки главного меню с именами групп режимов;

Трех строк с пиктограммами (стандартная, форматирование и строка формул), каждая из которых представляет собой режимы работы программы, описанные ниже;

- основного окна с разграфленными на строки и столбцы областями в виде таблицы. В программе Calc на одном листе может быть достаточно большое количество строк и столбцов. Пересечение строк и столбцов образуют ячейки – поля, в которых находится различная информация, в том числе текстовая и числовая, могут храниться рисунки, формулы, звуковые файлы и пр. О том, как вводить и корректировать информацию в ячейках, мы расскажем ниже;

- заголовков строк и столбцов , в которых по вертикали находятся числа, а по горизонтали – символы английского алфавита. Название каждой ячейки в основном окне имеет адрес, состоящий из нескольких символов, например, «A232». Символ «A » обозначает первый ряд, за которым находится номер строки (232) ;

- статусной строки, или строки состояния , где отображается текущее состояние программы.

Основное окно содержит рабочий лист с ячейками. Может быть несколько рабочих листов, которые объединяются в рабочую книгу.

Рассмотрим вопросы сворачивания окон . Для этого прежде всего свернем окно программы Calc , для чего щелкнем по кнопке, на которой находится черточка, расположенной справа сверху окна (). В результате окно свернется, на экране появится рабочий стол и внизу экрана кнопка в виде небольшого прямоугольника, на котором находится название Без имени 1 - ОР (смотри рисунок выше).

Для того, чтобы развернуть окно с программой Calc , нужно щелкнуть по данной кнопке, при этом окно появится на экране, а кнопка будет как бы вжатой, как это показано на рисунке.

Таким образом, можно сворачивать и разворачивать окно программы. Этим действиям можно также дать другое название - свернуть или распахнуть окно программы.

Операция сворачивания окна оставляет программу в оперативной памяти, но оно оказывалось незадействованной в текущий момент времени. Если программу закрыть, то программа будет выведена из оперативной памяти и прекратит свою работу. Для того чтобы с ней в дальнейшем продолжать работу, нужно снова ее запустить. Так как сворачивание окна оставляет программу в оперативной памяти, то компьютеру требуется мало времени для активизации программы. Кроме того, документы, рисунки и прочие данные, которые находятся в программе, снова вызывать уже не требуется.

Теперь нажмем на кнопку - , которая находится справа сверху окна. В результате окно станет меньше, и будет занимать часть экрана, как это показано на рисунке. Первый режим, при котором окно занимает почти весь экран, кроме нижней строчки, где находится кнопка Пуск , называется «распахнуть окно во весь экран».

Это окно можно перемещать по экрану, для чего нужно подвести курсор мыши к верхней строчке окна, которая выделена синим цветом. Далее следует нажать левую кнопку мыши, и не отпуская ее, перенести окно на новое место и там отпустить левую кнопку мыши. При переносе на экране появится рамка, которая показывает место на экране, где будет расположено окно программы. В системе Windows ХР передвигается не граница, а все окно.

Также можно изменять размеры окна. Для этого нужно подвести курсор мыши на границу окна, и, когда курсор превратится в две стрелки, соединенные между собой, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перенести границу в новое место. При этом, если перенести курсор внутрь окна, то оно будет уменьшено, если наружу - то окно будет увеличено. Ниже приведены виды курсора мыши:

На горизонтальной верхней или нижней границе окна для перемещения в вертикальном направлении;

На левой или правой вертикальной границе окна для перемещения в горизонтальном направлении;

На углах окна для перемещения границы окна по диагонали.

Для того, чтобы снова распахнуть окно во весь экран, нужно нажать на кнопку - , расположенную сверху слева окна.

Можно запустить одновременно несколько программ, часть из которых будет активизирована и иметь на экране окна, часть из них будет свернута.

В текущий момент времени пользователь может работать только с одной программой, несмотря на то, что другая программа будет выполнять какие-то свои действия. Это связано с тем, что у компьютера имеется одна клавиатура и одна мышь, которые закрепляются за этой программой. В то же время, если эти устройства программе не нужны, то программа, которая не является активной, тем не менее, может выполнять какие-то действия, например, выводить документ на печать, воспроизводить музыку и выполнять другие функции.

Когда выведены два окна двух программ, то активное окно имеет верхнюю строчку синего цвета, а другое окно серого цвета. Для того, чтобы сделать второе окно активным, нужно щелкнуть по какой-либо части второго окна, которое виднеется на экране, после чего окна поменяются местами. Понятно, что клавиатура и мышь теперь будут производить действия со второй программой. Можно обратно сделать активным окно предыдущей программы, для чего нужно щелкнуть по выступающей части окна.

Для того чтобы активизировать окно программы, которое не видно за активным окном (что часто бывает, когда окно активной программы распахнуто во весь экран), следует нажать на прямоугольник, на котором имеется надпись нужной программы, находящийся внизу экрана и окна поменяются местами. Если щелкнуть по названию активной программы, то она свернется.

Попробуйте поэкспериментировать с окнами программ, изменяя их размеры, перенося окна программ в разные места, делая активными различные окна.

Иногда требуется открыть два окна одновременно, один под другим. Конечно, можно изменить размеры окна либо перетащить окно одно под другое. Но проще подвести курсор мыши в свободное место справа от прямоугольников с названиями программ на нижней строчке экрана и щелкнуть правой кнопкой мыши. При этом на экране появится меню, в котором выберем режим Окна Каскадом, и все окна будут расположены одно за другим, в котором каждое следующее окно находится чуть левее и выше от предыдущего.

Можно выбрать режим Окна сверху вниз , и окна будут расположены, одно под другим, что удобно, если нужно, например, постоянно переносить данные из одного документа в другой.

Распахнем окно программы Calc . В данном окне имеются и другие элементы:

- вертикальная линия прокрутки, или полоса прокрутки (справа от основного окна), позволяющей просматривать те части документа, которые не поместились на экране сверху и снизу;

- горизонтальная линия прокрутки, или полоса прокрутки (внизу от основного окна), позволяющей просматривать те части документа, которые не поместились на экране слева и справа;

Ярлык рабочего листа (внизу от основного окна), позволяющая перемещаться по листам книги. Каждая книга содержит несколько рабочих листов, куда можно заводить данные. Ярлык текущего листа (Лист 1 ) выделен белым фоном. Для того, чтобы перейти на другой лист, нужно щелкнуть по ярлыку с его названием, используя левую кнопку мыши. Здесь и далее под словосочетанием «щелкнуть мышкой» по какому-то названию мы будем подразумевать, что нужно подвести курсор мыши на данное название, нажать и отпустить левую кнопку мыши. Если нужно щелкнуть правой кнопкой мыши, в тексте в дальнейшем это будет оговариваться дополнительно.

Отметим, что эти элементы находились и в предыдущем окне, только не были видны.

Для перемещения по изображению на экране используются кнопки прокрутки , находящиеся на линии прокрутки. Например, если нужно просмотреть текст, который находится ниже, нажмите на кнопку справа от экрана со стрелочкой вниз () и держите левую кнопку мыши нажатой до тех пор, пока не появится нужный текст. Если нажать на кнопку между стрелками () и переместить в другое место, то слева от нее появится номер строки. Как только появится нужный номер, отпустите левую кнопку мыши. Аналогично используются кнопки горизонтальной линии прокрутки.

Теперь закроем данное окно программы, для чего нажмем на кнопку с крестиком (), которое находится справа вверху окна. В результате окно пропадет с экрана монитора и на нем появится рабочий стол.

Если вы только что начали работать с программой или вообще недавно сели за компьютер, можете несколько раз набрать небольшую таблицу, хотя бы несколько символов, и попробовать ее сохранить, затем открыть этот файл, сделать новые добавления и распечатать, о чем рассказано в следующем уроке.

В предыдущих публикациях я поделился информацией о том, как импортировать данные из Google Analytics в различные процессоры электронных таблиц (мы рассматривали импорт в и ). Но импорт — это только первый шаг на пути к полноценному анализу данных. После загрузки всей необходимой вам информации в редактор электронных таблиц, ее необходимо визуализировать и только потом анализировать .

Самый удобный и быстрый инструмент для преобразования массива данных в информативный отчет — сводные таблицы. В основе сводных таблиц лежит технология OLAP, описанная в 1993 году известным исследователем баз данных и автором реляционной модели данных Эдгаром Коддом. По сути, сводная таблица — это инструмент обработки данных для их группировки и обобщения.

Любая сводная таблица строится на основе определенной базы данных. В виде базы данных выступает массив, состоящий из полей и записей. Каждая строка (запись) в базе данных представляет собой информацию об отдельном случае, объекте или состоянии изучаемого объекта, а каждый столбец (поле) является параметром, свойством или признаком всех исследуемых объектов. Например, параметром может быть источник трафика, описание информации об источнике. В поле «источник трафика» будет, например, Google. Все поля базы данных разделяются на два типа: измерения («параметры» в терминологии Google Analytics) и меры («показатели» в терминологии Google Analytics). Измерением — это название или свойство объекта, в разрезе которых мы можем анализировать различные количественные показатели.

Каждое измерение содержит ряд элементов. Например, элементами измерения «Источник трафика» будут: Google, Yandex и любые другие возможные источники трафика. Мерой являются количественные показатели, которые мы сравниваем между элементами измерений. Например: количество кликов, количество транзакций, сумма дохода. С общим понятием, что такое сводная таблица, мы ознакомились. Далее рассмотрим, как строятся сводные таблицы в различных процессорах электронных таблиц.

Безусловный лидер в реализации всего возможного функционала сводных таблиц — Microsoft Excel. По функциональным возможностям с этим инструментом могут соревноваться только такие гиганты BI индустрии, как QlikView и Tableau, но в связи с тем, что данные платформы достаточно дорого стоят и в русскоязычном сегменте пока не успели получить особую популярность, в этой статье рассматриваться не будут.

Для построения сводных таблиц в описанных ниже мануалах используется одна и та же импровизированная база данных, состоящая из выгруженной из Google Analytics информации. Вы можете скачать эту таблицу по ссылке .

Сводные таблицы в Microsoft Excel 2013

Для построения сводной таблицы в Microsoft Excel 2013 вам необходимо открыть скачанный ранее csv файл. После чего, установив курсор на любой из ячеек таблицы, нажмите Ctrl+A — этим действием вы выделите всю базу данных. На её основе мы будем строить сводную таблицу. Далее перейдите на вкладку «Вставка» и в группе «Таблицы» нажмите «Сводная таблица».
На этом процесс создания закончен и мы приступаем к работе со сводной таблицей. После создания таблицы в книге Excel будет создан новый лист. Он будет выглядеть так:
Как вы видите на скриншоте, этот лист состоит из самой сводной таблицы и конструктора сводной таблицы. Конструктор состоит, в свою очередь, из пяти частей:

• список полей;
• фильтры;
• колонны;
• строки;
• значения.

Для того, чтобы понять принцип работы сводной таблицы, давайте произведем следующие действия в конструкторе сводной таблицы:

1. Поле Date с помощью правой кнопки мыши перетащим в область строк.
2. Поле Device category перетащим в область колонн.
3. Поле User type — в область фильтров.
4. Поле Session — в область значений.

В итоге должно получиться так:
В результате четырех произведенных действий мы построили перекрестную таблицу, которую в Google Analytics построить нельзя. В строках мы видим даты, а по столбцам у нас располагается информация о количестве сеансов за определенную дату по каждому типу устройств. Это получилось, потому что мы перенесли поле Date в область строк. В отчете сводной таблицы в каждой строке появилась определенная дата.

После того, как мы перетащили поле Device category в область колонн, каждый столбец сводной таблицы получил название одного из существующих в базе типов устройств.

Перенеся поле Sessions в область значений, мы заполнили область значений сводной таблицы информацией о количестве сеансов за каждый день по каждому типу устройств. В полях, которые были добавлены в область значений конструктора сводной таблицы, можно изменять агрегирующую функцию. По умолчанию для числовых полей применяется суммирование, но вы можете выбрать любую другую из предложенных агрегирующих функций. Для этого достаточно в области значений сводной таблицы кликнуть правой кнопкой мыши и в выпадающем меню «Итоги по» выбрать нужную функцию.
Остается вопрос: а что же нам дал перенос поля User type в фильтры? Чтобы это понять, давайте применим фильтр сводной таблицы и выведем в отчет информацию только по новым пользователям.

1. Откройте перечень элементов поля User type, нажав на ярлык с изображением воронки в области фильтров сводной таблицы.
2. Выберите элемент New user.
3. Нажмите ОК.

Теперь в область значений сводной таблицы выводится информация о количестве сеансов, совершенных только новыми пользователями в разрезе дат и типов устройств. Выше показан пример простейшей сводной таблицы, но на самом деле это далеко не весь функционал, который вы можете использовать для построения отчетов сводных таблиц. Любые параметры могут быть выведены в отчет в виде определенной иерархии. Для примера перенесем в область строк поле Week таким образом, чтобы оно находилось выше, чем поле Date. Отчет сводной таблицы будет сгруппирован не только по датам, но и по неделям. К тому же к каждой неделе будут прикреплены промежуточные итоги для более удобного анализа отображаемой информации. Теперь сводная таблица приобрела следующий вид:
Такие иерархии можно строить и в области колонн. Вы можете смотреть информацию на уровне недель и при необходимости детализировать информацию по количеству сеансов до уровня дат простым нажатием на иконку +/−.
Очень полезная функция сводных таблиц в Microsoft Excel — возможность дополнительных вычислений над любыми выведенными в таблицу показателями.

Например, мы хотим посмотреть не количество сеансов за каждую дату в разбивке по типам устройств, а какую долю сеансов в каждой дате занимает каждый тип устройств. Для этого достаточно кликнуть правой кнопкой мыши в области значений сводной таблицы, и в контекстном меню выбрать пункт «Дополнительные вычисления» => «% от суммы по строке».

Зачастую при анализе данных нам необходимо получить какой либо относительный расчетный показатель. При правильном построении базы данных такие показатели в ней не содержатся, но информация о полях, необходимых для вычисления какого-либо расчетного показателя, как правило, в базе данных есть. Приведем пример. Нам надо вывести в таблицу показатель отказов для каждого типа устройств.

Показатель отказов — относительный расчетный показатель. В самой базе данных, на основе которой мы строили сводную таблицу, он не содержится, но у нас есть все необходимые поля для его вычисления. Чтобы создать вычисляемое поле в сводной таблице, необходимо передвинуть курсор в любую ячейку и перейти на вкладку «Анализ» в основном меню.

Далее в группе «Вычисления» открыть выпадающее меню «Поля, элементы и наборы» и выбрать пункт «Вычисляемое поле».
После этого появится диалоговое окно «Вставка вычисляемого поля», в котором необходимо дать название вашему вычисляемому полю. В данном случае наиболее подходящим будет «Показатель отказов». Заполнив название нужных полей сводной таблицы, напишите формулу, по которой будет рассчитываться наш показатель. При написании формул вы можете использовать все существующие формулы Microsoft Excel.

Единственное отличие от использования функций при создании вычисляемого поля и рабочего листа заключается в том, что при написании формулы в ячейке рабочего листа вы ссылаетесь на адреса нужных вам ячеек (например, A1), а при написании формулы вычисляемого поля сводной таблицы вы ссылаетесь на название полей сводной таблицы.

В нашем случае формула вычисляемого поля будет выглядеть как «=Bounces / Sessions». Дальше жмем OК.

После добавления нового расчетного поля в таблице были автоматически созданы четыре новые колонны. И если сейчас посмотреть на конструктор сводной таблицы, мы увидим, что в область «Колонны» добавлено поле «Значения». Это поле появляется автоматически, если в область «Значения» добавлено более одного поля. Вы можете перенести поле «Значения» в строки или колонны, в область фильтров и значений данное поля перенести нельзя.

По сути, это поле содержит название всех показателей (полей), выведенных в область значений. Для закрепления материала и преобразования сводной таблицы в более читабельный вид перетянем поле «Значения» в область строк под поле Date.
Теперь в таблице каждая дата разбита на две строки. В первой выводится доля сеансов по каждому типу устройства, во второй — показатель отказов для каждого типа устройств. Иногда в ходе анализа нам требуется каким-либо образом объединить некоторые элементы измерения в группы. Например, в данном случае нам может понадобиться объединить типы устройств mobile и tablet в одну группу и назвать ее Other.

Таким образом мы можем проанализировать различие между настольными устройствами и всеми остальными. Все, что нам необходимо сделать для группировки измерения, — это выделить нужные его элементы с помощью мыши, после чего вызвать контекстное меню правым кликом мыши и выбрать пункт «Группировать».
Элементы mobile и tablet будут объединены в группу, которой по умолчанию присваивается название «Группа 1». Чтобы переименовать группу, просто перейдите в ячейку с названием и введите новое Other.
После группировки некоторых элементов измерения область столбцов отчета сводной таблицы стала двухуровневой, так же, как и область строк после добавления в нее поля Week. Теперь вы можете анализировать информацию по типам устройств на двух уровнях, переключаясь между ними с помощью +/−.
Далее вы можете настроить внешний вид вашей сводной таблицы, используя готовые шаблонные стили, либо выбрав свой собственный. Для создания кастомного стиля с помощью мыши выберите любую ячейку, которая входит в область отчета сводной таблицы, и, перейдя на вкладку «Конструктор», выберите один из предложенных стилей оформления.
Также существует возможность добавления срезов и временных шкал. Хочу заметить, что этот функционал не доступен в старых версиях Microsoft Excel, возможность добавления срезов появилась в 2010 версии, а временные шкалы добавили только в 2013 году. Срез выполняет ту же функцию что и фильтр, который мы построили, добавив поле User type при построении сводной таблицы в область фильтров.

Единственное отличие заключается в том, что срез имеет более удобную визуализацию. Давайте добавим срез по Source. Для этого выделите любую ячейку, относящуюся к области отчета сводной таблицы, перейдите на вкладку «Анализ» и в группе «Фильтры» нажмите иконку «Вставить срез».
После нажатия ОК на рабочий лист будет добавлен срез. Использовать срез можно так же, как и обычный фильтр. Давайте для примера в созданном нами срезе выберем элемент «google» и тем самым в отчет сводной таблицы выведем информацию о доле каждого типа устройств по каждой дате только по сеансам, совершенным из источника «google».
Зажав левый Ctrl, вы можете выбрать любое количество элементов среза, информацию по которым планируете вывести в отчет. Временная шкала работает по такому же принципу, как и срез, но строить ее можно только на основе полей, содержащих данные в формате даты. Создается она на вкладке «Анализ» с помощью кнопки «Вставить временную шкалу», находящейся в группе «Фильтры».

С помощью временной шкалы очень удобно выбирать период, за который мы хотим вывести данные в отчет сводной таблицы. Например, мы с помощью нескольких кликов можем вывести в отчет информацию только за август.
Функциональные возможности работы со сводными таблицами в Microsoft Excel 2013 выходят далеко за пределы описанного выше функционала, и в рамках одной статьи осветить все не получится.

Для тех, кто решил всерьез углубиться в изучение этого инструмента, советую ознакомиться с материалами, изложенными одним из ведущих специалистов по программному обеспечению электронных таблиц Биллом Джеленом в своей книге «Сводные таблицы в Microsoft Excel 2013» (если интересно, у меня есть электронная версия «Сводных таблиц в Microsoft Excel 2010»).

Сводные таблицы в Google Spreadsheets (Google таблицы)

Основное преимущество Google Spreadsheets — доступ к ним есть всегда и везде при условии наличия подключения к интернету. Именно это делает продукт наиболее удобным при совместной работе нескольких пользователей. Для построения сводной таблицы в Google Spreadsheets необходимо создать новую таблицу в своем Google Диске, перейдя по этой ссылке . После этого импортируйте в созданную таблицу скачанную ранее базу данных (скачать csv файл с базой данных). Чтобы загрузить базу данных в таблицу, в меню «Файл» выберите пункт «Импорт». В открывшемся диалоговом окне переходим на вкладку «Загрузка» и жмем кнопку «Выберите файл на компьютере», после чего выбираем скачанный ранее файл pivotTableDB.csv .
В диалоговом окне «Импорт файла» устанавливаем переключатель «Действие после импорта» в положение «Заменить текущий лист», а переключатель «Разделитель» устанавливаем в положение «Другое». В качестве разделителя вводим точку с запятой. После нажатия кнопки «Импортировать» данные будут загружены в вашу таблицу на «Лист1». Теперь можно приступить непосредственно к созданию сводной таблицы. Для этого надо выделить весь загруженный массив данных. Наиболее быстрым способом в этом случае будет перейти в ячейку A1 и последовательно использовать сочетание клавиш Ctrl + Shift + Стрелка вправо , затем Ctrl + Shift + Стрелка вниз .

Далее переходим в меню «Данные» и жмем на пункт «Сводная таблица».
Далее в Google таблице, так же как и в Microsoft Excel, будет создан новый лист с названием «Сводная таблица 1», областью сводной таблицы и редактором отчетов.
Редактор отчет так же состоит из четырех областей: «Строки», «Столбцы», «Значения», «Фильтры». Давайте пройдем путь построения сводной таблицы, описанный в примере выше. Для этого произведем те же четыре действия.

1. В область «Строки» добавляем поле Date.
2. В область «Столбцы» добавляем поле Device Category.
3. В область «Значения» добавляем поле Sessions.
4. В область «Фильтры» добавляем поле User type.

Так же, как и в Microsoft Excel, для полей, добавленных в область значений в Google таблицах, вы можете изменять агрегирующую функцию. Сделать это можно, выбрав нужную функцию из выпадающего списка в области значений редактора отчетов «Суммировать по». На данный момент единственое наиболее заметным отличие в том, что в область сводной таблицы не выводятся поля, добавленные в область фильтра редактора отчетов. Применить фильтр в сводных таблицах Google Spreadsheets можно только используя редактор отчета. Давайте отфильтруем сводную таблицу по новым пользователям.

Для этого в области фильтра редактора отчетов в выпадающем списке «Показать» отмечаем галочкой элемент New Visitor. Далее, чтобы добавить возможность детализировать информацию не только по датам, но и по неделям, необходимо в редакторе отчетов в область строки добавить поле Week и перетащить его на уровень выше, чем поле Date. Теперь в отчете сводной таблицы представлены два уровня детализации, по неделям и датам.
Далее необходимо ввести название расчетного поля и формулу. В нашем случае названием поля будет «Показатель отказов», а формулой для расчета «=bounces / sessions».

В отличие от Microsoft Excel, в данном случае названия полей в формуле расчета можно ввести только с клавиатуры. Это важно.

Теперь сводная таблица имеет следующий вид:
Для каждого типа устройства добавлен дополнительный столбец с информацией о показателе отказов. Если хотите привести таблицу в более читабельный вид и показатель отказов выводить второй строкой для каждой даты, а не вторым столбцом для каждого типа устройств, в редакторе отчетов в области значений переставьте переключатель в положение «как: Строки». Отчет примет вид, в котором на каждую дату приходится две строки данных. В первой будет количество сеансов, во второй — показатель отказов.
На этом функциональные возможности Google таблиц заканчиваются. В целом, этого достаточно для построения визуализации данных для проведения анализа.

Сводные таблицы в LibreOffice и OpenOffice

LibreOffice — бесплатный, десктопный процессор электронных таблиц. По функционалу возможности сводных таблиц LibreOffice и OpenOffice значительно уступают Microsoft Excel, но для решения большей части задач они вполне сгодятся. Процедуры построения сводных таблиц в LibreOffice и OpenOffice совершенно одинаковые, в связи с чем нет смысла описывать все этапы по отдельности. Поэтому в данном случае в качестве примера возьмем LibreOficce, но в OpenOffice с помощью совершенно идентичных действий вы можете создать такую же сводную таблицу.

Для создания сводной таблицы в меню «Файл» LibreOffice выберите пункт «Открыть», после чего укажите скачанный ранее файл pivotTableDB.csv . В диалоговом окне «Импорт текста» установите переключатель «Параметры разделителя» в положение «Разделитель», и в качестве разделителя установите «Точка с запятой». После нажатия ОК необходимая таблица данных будет загружена в документ. Теперь, когда у вас есть база данных, необходимо выделить ее нажатием Ctrl+A, и в в группе «Сводная таблица» (меню «Данные») нажать кнопку «Создать».
В качестве источника в диалоговом окне «Выбрать источник» устанавливаем переключатель в положение «Выбранное выделение». Нажимаем ОК. Далее появится диалоговое окно «Разметка сводной таблицы». Это своеобразный конструктор сводной табицы из приведенных выше примеров с Microsoft Excel и Google Spreadsheets. Чтобы построить сводную таблицу, аналогичную двум предыдущим примерам, сделайте следующие действия.

1. В область «Поля страниц» перетащите поле User type, так как в LibreOffice область «Поля страниц» — это область фильтров сводной таблицы.

2. В область столбцов перенесите поле Device category. По умолчанию область столбцов уже будет содержать поле с именем «Данные». С помощью этого поля вы можете изменять положение рассчитываемых метрик. Примерно так же, как мы делали это в Excel и Google Таблицах. Тогда мы располагали информацию так, чтобы каждая дата содержала две строки: одну с данными о сессиях, а вторую — о показателе отказов. Так же и в LibreOffice вы можете менять расположение вычисляемых данных, отображая их в строках или столбцах.

3. В область «Поля строк» перенесите сначала поле Week, после чего под этим полем расположите поле Date.

4. В область «Поля данных» перетащите поле Sessions. Для того, чтобы изменить агрегирующую функцию либо настроить дополнительное вычисление для рассчитываемого поля, достаточно дважды кликнуть на него левой кнопкой мыши и выбрать из списка нужную функцию либо дополнительное вычисление. Ранее мы в примере с Microsoft Excel устанавливали в качестве дополнительного вычисления «Процент от суммы по строке». Чтобы настроить подобное вычисление в LibreOffice после двойного клика по полю Sessions, расположенного в области данных, в открывшемся диалоговом окне «Поле данных» раскройте меню «Отображаемое значение», установите «Тип: % от строки» и нажмите ОК.

5. Для быстрого изменения уровня детализации откройте подменю «Параметры», находящееся в нижней части диалогового окна «Разметка сводной таблицы», и установите там флажки «Добавить фильтр» и «Разрешить переход к деталям». Нажмите OK.
В ваш документ будет добавлена сводная таблица, аналогичная приведенным выше примерам. С одним исключением: в данной сводной таблице мы не вывели поле «Показатель отказов», так как на момент написания статьи LibreOffice не поддерживает функционал рассчитываемых полей. У вас получится такая сводная таблица:

Заключение

Предлагаю сравнить функционал Microsoft Excel, Google Spreadsheets и OpenOffice по работе со сводными таблицами.
В данной таблице перечислен только тот функционал, который был описан в данной статье. Относительно Microsoft Excel, это даже не половина всех существующих возможностей по построению и использованию сводных таблиц.

Сводные таблицы — самый удобный инструмент для анализа больших массивов данных. Время, инвестируемое в изучение сводных таблиц, с лихвой окупится в будущем, когда вы за считанные минуты сможете из массива данных, насчитывающего десятки, а в некоторых случаях и сотни тысяч строк извлекать необходимую для анализа информацию.

Формулы представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления. Формула всегда начинается со знака равно (=). Формула может включать функции, ссылки на ячейки или имена, операторы и константы.

Например, в формуле =SUM(В2:В8)*30

SUM() – функция;

: (двоеточие) и * (звездочка) – операторы;

30 – константа.

Функции – заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке. Структура функции: имя функции, открывающая скобка, список аргументов, разделенных точками с запятой, закрывающая скобка. Аргументом функции может быть число, текст, логическое значение, массив, значение ошибки, ссылка на ячейку. В качестве аргументов используются также константы, формулы, или функции. В каждом конкретном случае необходимо использовать соответствующий тип аргумента.

Ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа, которые требуется использовать в формуле. Можно задавать ссылки на ячейки других листов текущего документа и на другие документы. Ссылки на ячейки других документов называются связями.

Оператором называют знак или символ, задающий тип вычисления в формуле. Существуют математические, логические операторы, операторы сравнения и ссылок.

Константой называют постоянное (не вычисляемое) значение. Формула и результат вычисления формулы константами не являются.

Операторы

Арифметические операторы

Арифметические операторы служат для выполнения арифметических операций. Операции выполняются над числами. Используются следующие арифметические операторы.

Операторы сравнения

Операторы сравнения используются для сравнения двух значений. Результатом сравнения является логическое значение: либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ.

Создание и редактирование формул

Ввод формул с клавиатуры

Формулы можно вводить с использованием клавиатуры и мыши. Формулу можно вводить в Поле ввода панели формул или непосредственно в ячейку.

С использованием клавиатуры вводят операторы (знаки действий), константы, скобки и, иногда, функции. С использованием мыши выделяют ячейки и диапазоны ячеек, включаемые в формулу.

• Введите = (знак равенства) или нажмите кнопку Функция в панели формул.
• Выделите мышью ячейку, являющуюся аргументом формулы.
• Введите знак оператора.
• Выделите мышью ячейку, являющуюся вторым аргументом формулы.
• При необходимости продолжайте ввод знаков операторов и выделение ячеек.
• Подтвердите ввод формулы в ячейку: нажмите клавишу Enter или Tab или кнопку Ввод (галочка) в строке формул.

Например, необходимо создать формулу для расчета стоимости нескольких книг в ячейке D2 таблицы на рис. 8.11 :

• выделите ячейку D2 ,
• введите знак =,
• щелкните мышью по ячейке В2 ,
• введите знак * (звездочка),
• щелкните мышью по ячейке С2 ,
• нажмите клавишу Enter .

При вводе с клавиатуры формула отображается как в строке формул, так и непосредственно в ячейке (см. рис. 8.11). Последняя из ячеек, использованных в формуле (С2 ), выделена красной рамкой.

Создание формул с использованием мастера функций

Функция – стандартная формула, которая обеспечивает выполнение определенных действий над значениями, выступающими в качестве аргументов. Функции позволяют упростить формулы, особенно если они длинные или сложные. Функции используют не только для непосредственных вычислений, то также и для преобразования чисел, например для округления, для поиска значений, сравнения и т. д.

• Выделите ячейку, в которую требуется ввести формулу.
• Нажмите кнопку Мастер функций в панели формул, или в меню Вставка выберите команду Функция , или нажмите комбинацию клавиш Ctrl + f2 .
• В окне Мастер функций во вкладке Функции в раскрывающемся списке Категории выберите необходимую категорию функций, затем в списке Функция выберите требуемую функцию и нажмите кнопку Далее .
• Содержание вкладки Функции изменится: появятся поля для ввода аргументов функции. Введите аргументы функции. Ссылки на ячейки можно вводить с клавиатуры, но удобнее пользоваться выделением ячеек мышью. Для этого поставьте курсор в соответствующее поле и на листе выделите необходимую ячейку или диапазон ячеек. Следует иметь в виду, что некоторые функции не имеют аргументов.
• Для удобства выделения ячеек окно Мастер функций можно сдвинуть или свернуть. Чтобы временно свернуть окно, нажмите кнопку Выбрать , расположенную справа от поля аргумента.
• Текст, числа и логические выражения в качестве аргументов обычно вводят с клавиатуры.
• В качестве подсказки в верхней части окна отображается назначение функции и описание аргумента, в поле которого в данный момент находится курсор. В нижней части окна в поле Формула отображается создаваемая формула, а поле Результат – результат ее вычисления.
• После ввода всех необходимых аргументов в окне Мастер функций нажмите кнопку ОК .

Например, в таблице на рис. 8.12 в ячейке С2 необходимо создать формулу для округления до двух знаков после запятой значения в ячейке В2 :

В функциях могут быть обязательные аргументы и дополнительные (необязательные). Необязательные аргументы можно оставлять пустыми только в том случае, если за ними не следуют другие аргументы. Например, если у функции четыре аргумента и два последних являются необязательными, то можно оставить пустыми параметры 3 и 4 или параметр 4. Оставить пустым аргумент 3 невозможно.