Структурирование (группировка) данных на листе. Создание раскрывающегося списка

Проще всего эту задачу выполнить следующим образом. Нажатием правой кнопки по ячейке под столбцом с данными вызываем контекстное меню. Здесь интересует поле Выбрать из раскрывающегося списка . То же самое можно сделать, нажав комбинацию клавиш Alt+Стрелка вниз .

Однако, такой метод не сработает, если желаете создать список в другой ячейке, не входящей в диапазон и в более, чем одной до или после. Это позволит сделать следующий метод.

Стандартный способ

Потребуется выделить диапазон ячеек , из которых будет создан выпадающий список , после чего Вставка – Имя – Присвоить (Excel 2003). В более новой версии (2007, 2010, 2013, 2016) перейдите на вкладку Формулы , где в разделе Определенные имена обнаружите кнопку Диспетчер имен .

Жмем кнопку Создать , вносите имя, можно любое, после чего ОК .

Выделите ячейки (или несколько), где хотите вставить выпадающий перечень требуемых полей. В меню выберите Данные – Тип данных – Список . В поле Источник внесите ранее созданное имя или же можно просто указать диапазон, что будет равносильно.

Теперь полученную ячейку можно скопировать в любое место на листе, она будет содержать перечень необходимых элементов таблицы. Также её можно растянуть, чтобы получить диапазон с выпадающими списками.

Интересный момент – при изменении данных в диапазоне, основанный на нем список также будет меняться, то есть он будет динамическим .

Используем элементы управления

Метод основан на вставке элемента управления, называемом «поле со списком «, которое будет представлять собой диапазон данных.

Выберите вкладку Разработчик (для Excel 2007/2010), в других версиях потребуется активировать эту вкладку на ленте в параметрах – Настроить ленту .

Переходим на эту вкладку – жмем кнопку Вставить . В элементах управления выбираем Поле со списком (не ActiveX) и нажмите по значку. Нарисуйте прямоугольник .

Правой кнопкой по нему – Формат объекта .

Связью с ячейкой выберите то поле, куда следует поместить порядковый номер элемента в списке. Затем жмем ОК .

Применение элементов ActiveX

Все, как и в предыдущем только выбираем Поле со списком (ActiveX).

Отличия в следующем: элемент ActiveX может находиться в двух вариантах — режиме отладки , позволяющем изменять параметры, и — режиме ввода , можно только производить выборку данных из него. Смена режимов осуществляется кнопкой Режим Конструктора во вкладке Разработчик .

В отличии от остальных способов этот позволяет настраивать шрифты, цвета и осуществить быстрый поиск.

Если Вы заполняете таблицу в Excel, и данные в столбце могут иногда повторяться, например, название товара, или имя сотрудника, то, чтобы не вводить нужный параметр каждый раз, проще и легче один раз создать выпадающий список и выбирать из него значение.

В статье мы рассмотрим, как сделать выпадающие списки различного вида в таблице Эксель.

Создаем простой выпадающий список

Для этого, в ячейки А1:А7 вписываем данные, которые будут отображаться в списке. Теперь выделим ячейку, в которой создадим выпадающий список – В2 .

Переходим на вкладку «Данные» и кликаем по кнопочке «Проверка данных» .

На вкладке «Параметры» в поле «Тип данных» выбираем «Список» . В поле «Источник» можно ввести значения различными способами:

1 – вводим значения для списка вручную, через точку с запятой;

2 – указываем диапазон ячеек, в которые введены данные для выпадающего списка;

3 – выделяем ячейки с именами, кликаем по ним правой кнопкой мыши и выбираем из меню «Присвоить имя» .

Выделяем ячейку В2 и в поле «Источник» ставим «=» , затем пишем созданное имя.

Таким образом, мы создали простой выпадающий список в Excel.

Если у Вас есть заголовок для столбца, и значениями нужно заполнять каждую строку, то выделите не одну ячейку, а диапазон ячеек – В2:В9 . Тогда можно будет выбирать из выпадающего списка нужное значение в каждой ячейке.

Добавляем значения в выпадающий список – динамический список

При этом мы будем дописывать значения в нужный диапазон, а они будут автоматически добавляться в выпадающий список.

Выделяем диапазон ячеек – D1:D8 , затем на вкладке «Главная» нажимаем «Форматировать как таблицу» и выбираем любой стиль.

Подтверждаем расположение данных и ставим галочку в поле «Таблица с заголовками» .

Вверху пишем заголовок таблицы – «Сотрудники» , и заполняем ее данными.

Выделяем ячейку, в которой будет выпадающий список и кликаем по кнопочке «Проверка данных» . В следующем окне, в поле «Источник» , пишем следующее: =ДВССЫЛ(«Таблица1[Сотрудники]») . У меня одна таблица на листе, поэтому пишу «Таблица1» , если будет вторая – «Таблица2» , и так далее.

Теперь добавим новое имя сотрудника в наш список: Ира. В выпадающем списке оно появилось. Если мы удалим любое имя из таблицы, из списка оно тоже удалится.

Выпадающий список со значениями с другого листа

Если таблица с выпадающими списками находится на одном листе, а данные для этих списков – на другом, то данная функция нам очень поможет.

На Листе 2, выделяем одну ячейку или диапазон ячеек, затем кликаем по кнопочке «Проверка данных» .

Переходим на Лист 1, ставим курсор в поле «Источник» и выделяем нужный диапазон ячеек.

Теперь можно дописывать имена на Листе 1, они будут добавляться в выпадающие списки на Листе 2.

Создаем зависимые выпадающие списки

Предположим, у нас есть три диапазона: имена, фамилии и отчества сотрудников. Для каждого, нужно присвоить имя. Выделяем ячейки оного диапазона, можно и пустые – в них со временем можно будет добавлять данные, которые будут появляться в выпадающем списке. Кликаем по ним правой кнопкой мыши и выбираем из списка «Присвоить имя» .

Первый называем «Имя» , второй – «Фамилия» , третий – «Отч» .

Сделаем еще один диапазон, в котором будут прописаны присвоенные имена. Назовем его «Сотрудники» .

Делаем первый выпадающий список, который будет состоять из названия диапазонов. Выделяем ячейку Е1 и на вкладке «Данные» выбираем «Проверка данных» .

В поле «Тип данных» выберите «Список» , в поле источник – или введите «=Сотрудники» , или выделите диапазон ячеек, которому присвоено имя.

Первый выпадающий список создан. Теперь в ячейке F2 создадим второй список, который должен зависеть от первого. Если в первом выберем «Имя» , во втором отобразится список имен, если выберем «Фамилия» – список фамилий.

Выделяем ячейку и кликаем по кнопочке «Проверка данных» . В поле «Тип данных» выбираем «Список» , в поле источник прописываем следующее: =ДВССЫЛ($Е$1) . Здесь Е1 – это ячейка с первым выпадающим списком.

По такому принципу можно делать зависимые выпадающие списки.

Если в дальнейшем, нужно будет вписать значения в диапазон, которому задано имя, например, «Фамилия» . Перейдите на вкладку «Формулы» и кликните «Диспетчер имен» . Теперь в имени диапазона выбираем «Фамилия» , и внизу, вместо последней ячейки С3 , напишите С10 . Нажмите галочку. После этого диапазон увеличится, и в него можно будет дописывать данные, которые автоматически будут появляться в выпадающем списке.

Теперь Вы знаете, как сделать раскрывающийся список в Excel.

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Вебмастер. Высшее образование по специальности "Защита информации".. Автор большинства статей и уроков компьютерной грамотности

Итак, для создания выпадающего списка необходимо:

1. Создать список значений, которые будут предоставляться на выбор пользователю (в нашем примере это диапазон M1:M3 ), далее выбрать ячейку в которой будет выпадающий список (в нашем примере это ячейка К1 ), потом зайти во вкладку "Данные ", группа "Работа с данными ", кнопка "Проверка данных "

2. Выбираем "Тип данных " -"Список " и указываем диапазон списка

3. Если есть желание подсказать пользователю о его действиях, то переходим во вкладку "Сообщение для ввода " и заполняем заголовок и текст сообщения

которое будет появляться при выборе ячейки с выпадающим списком

4. Так же необязательно можно создать и сообщение, которое будет появляться при попытке ввести неправильные данные

Если Вы не сделаете пункты 3 и 4, то проверка данных работать будет, но при активации ячейки не будет появляться сообщение пользователю о его предполагаемых действиях, а вместо сообщения об ошибке с вашим текстом будет появляться стандартное сообщение.

5. Если список значений находится на другом листе, то вышеописанным образом создать выпадающий список не получится (до версии Excel 2010). Для этого необходимо будет присвоить имя списку. Это можно сделать несколько способами. Первый : выделите список и кликните правой кнопкой мыши, в контекстном меню выберите "Присвоить имя "

Для Excel версий ниже 2007 те же действия выглядят так:

Второй : воспользуйтесь Диспетчером имён (Excel версий выше 2003 - вкладка "Формулы " - группа "Определённые имена "), который в любой версии Excel вызывается сочетанием клавиш Ctrl+F3 .
Какой бы способ Вы не выбрали в итоге Вы должны будете ввести имя (я назвал диапазон со списком list ) и адрес самого диапазона (в нашем примере это"2"!$A$1:$A$3 )

6. Теперь в ячейке с выпадающим списком укажите в поле "Источник" имя диапазона

7. Готово!

Для полноты картины добавлю, что список значений можно ввести и непосредственно в проверку данных, не прибегая к вынесению значений на лист (это так же позволит работать со списком на любом листе). Делается это так:

То есть вручную, через ; (точка с запятой) вводим список в поле "Источник ", в том порядке в котором мы хотим его видеть (значения введённые слева-направо будут отображаться в ячейке сверху вниз).

При всех своих плюсах выпадающий список, созданный вышеописанным образом, имеет один, но очень "жирный" минус: проверка данных работает только при непосредственном вводе значений с клавиатуры. Если Вы попытаетесь вставить в ячейку с проверкой данных значения из буфера обмена, т.е скопированные предварительно любым способом, то Вам это удастся. Более того, вставленное значение из буфера УДАЛИТ ПРОВЕРКУ ДАННЫХ И ВЫПАДАЮЩИЙ СПИСОК ИЗ ЯЧЕЙКИ, в которую вставили предварительно скопированное значение. Избежать этого штатными средствами Excel нельзя.

Выпадающий список в Excel это, пожалуй, один из самых удобных способов работы с данными. Использовать их вы можете как при заполнении форм, так и создавая дашборды и объемные таблицы. Выпадающие списки часто используют в приложениях на смартфонах, веб-сайтах. Они интуитивно понятны рядовому пользователю.

Кликните по кнопке ниже для загрузки файла с примерами выпадающих списков в Excel:

Видеоурок

Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня

Представим, что у нас есть перечень фруктов:

Для создания выпадающего списка нам потребуется сделать следующие шаги:

• Перейти на вкладку “Данные ” => раздел “Работа с данными ” на панели инструментов => выбираем пункт “Проверка данных “.

• Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений ” на вкладке “Параметры ” в типе данных выбрать “Список “:

• В поле “Источник ” ввести диапазон названий фруктов =$A$2:$A$6 или просто поставить курсор мыши в поле ввода значений “Источник ” и затем мышкой выбрать диапазон данных:

Если вы хотите создать выпадающие списки в нескольких ячейках за раз, то выберите все ячейки, в которых вы хотите их создать, а затем выполните указанные выше действия. Важно убедиться, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $A$2 ), а не относительными (например, A2 или A$2 или $A2 ).

Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных

На примере выше, мы вводили список данных для выпадающего списка путем выделения диапазона ячеек. Помимо этого способа, вы можете вводить данные для создания выпадающего списка вручную (необязательно их хранить в каких-либо ячейках).

Например, представим что в выпадающем меню мы хотим отразить два слова “Да” и “Нет”. Для этого нам потребуется:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
• Перейти на вкладку “Данные ” => раздел “Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных “:

• Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений ” на вкладке “Параметры ” в типе данных выбрать “Список “:

• В поле “Источник ” ввести значение “Да; Нет”.
• Нажимаем “ОК “

После этого система создаст раскрывающийся список в выбранной ячейке. Все элементы, перечисленные в поле “Источник “, разделенные точкой с запятой будут отражены в разных строчках выпадающего меню.

Если вы хотите одновременно создать выпадающий список в нескольких ячейках – выделите нужные ячейки и следуйте инструкциям выше.

Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ

Наряду со способами описанными выше, вы также можете использовать формулу для создания выпадающих списков.

Например, у нас есть список с перечнем фруктов:

Для того чтобы сделать выпадающий список с помощью формулы необходимо сделать следующее:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
• Перейти на вкладку “Данные ” => раздел “Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных “:

• Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений ” на вкладке “Параметры ” в типе данных выбрать “Список “:

• В поле “Источник ” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;5)
• Нажать “ОК “

Система создаст выпадающий список с перечнем фруктов.

Как эта формула работает?

На примере выше мы использовали формулу =СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина]).

Эта функция содержит в себе пять аргументов. В аргументе “ссылка ” (в примере $A$2) указывается с какой ячейки начинать смещение. В аргументах “смещ_по_строкам ” и “смещ_по_столбцам” (в примере указано значение “0”) – на какое количество строк/столбцов нужно смещаться для отображения данных. В аргументе “[высота] ” указано значение “5”, которое обозначает высоту диапазона ячеек. Аргумент “[ширина] ” мы не указываем, так как в нашем примере диапазон состоит из одной колонки.

Используя эту формулу, система возвращает вам в качестве данных для выпадающего списка диапазон ячеек, начинающийся с ячейки $A$2, состоящий из 5 ячеек.

Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)

Если вы используете для создания списка формулу на примере выше, то вы создаете список данных, зафиксированный в определенном диапазоне ячеек. Если вы захотите добавить какое-либо значение в качестве элемента списка, вам придется корректировать формулу вручную. Ниже вы узнаете, как делать динамический выпадающий список, в который будут автоматически загружаться новые данные для отображения.

Для создания списка потребуется:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
• Перейти на вкладку “Данные ” => раздел “Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных “;
• Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений ” на вкладке “Параметры ” в типе данных выбрать “Список “;
• В поле “Источник ” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;СЧЕТЕСЛИ($A$2:$A$100;”<>”))
• Нажать “ОК “

В этой формуле, в аргументе “[высота ]” мы указываем в качестве аргумента, обозначающего высоту списка с данными – формулу , которая рассчитывает в заданном диапазоне A2:A100 количество не пустых ячеек.

Примечание: для корректной работы формулы, важно, чтобы в списке данных для отображения в выпадающем меню не было пустых строк.

Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных

Для того чтобы в созданный вами выпадающий список автоматически подгружались новые данные, нужно проделать следующие действия:

• Создаем список данных для отображения в выпадающем списке. В нашем случае это список цветов. Выделяем перечень левой кнопкой мыши:

• На панели инструментов нажимаем пункт “Форматировать как таблицу “:

• Из раскрывающегося меню выбираем стиль оформления таблицы:

• Нажав клавишу “ОК ” во всплывающем окне, подтверждаем выбранный диапазон ячеек:

• Затем, выделим диапазон данных таблицы для выпадающего списка и присвоим ему имя в левом поле над столбцом “А”:

Таблица с данными готова, теперь можем создавать выпадающий список. Для этого необходимо:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать список;
• Перейти на вкладку “Данные ” => раздел “Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных “:

• Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений ” на вкладке “Параметры ” в типе данных выбрать “Список “:

• В поле источник указываем =”название вашей таблицы” . В нашем случае мы ее назвали “Список “:

• Готово! Выпадающий список создан, в нем отображаются все данные из указанной таблицы:

• Для того чтобы добавить новое значение в выпадающий список – просто добавьте в следующую после таблицы с данными ячейку информацию:

• Таблица автоматически расширит свой диапазон данных. Выпадающий список соответственно пополнится новым значением из таблицы:

Как скопировать выпадающий список в Excel

В Excel есть возможность копировать созданные выпадающие списки. Например, в ячейке А1 у нас есть выпадающий список, который мы хотим скопировать в диапазон ячеек А2:А6 .

Для того чтобы скопировать выпадающий список с текущим форматированием:

• нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, которую вы хотите скопировать;
• CTRL+C ;
• выделите ячейки в диапазоне А2:А6 , в которые вы хотите вставить выпадающий список;
• нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+V .

Так, вы скопируете выпадающий список, сохранив исходный формат списка (цвет, шрифт и.т.д). Если вы хотите скопировать/вставить выпадающий список без сохранения формата, то:

• нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, который вы хотите скопировать;
• нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C ;
• выберите ячейку, в которую вы хотите вставить выпадающий список;
• нажмите правую кнопку мыши => вызовите выпадающее меню и нажмите “Специальная вставка “;

• В появившемся окне в разделе “Вставить ” выберите пункт “условия на значения “:

• Нажмите “ОК “

После этого, Эксель скопирует только данные выпадающего списка, не сохраняя форматирование исходной ячейки.

Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе

Иногда, сложно понять, какое количество ячеек в файле Excel содержат выпадающие списки. Есть простой способ отобразить их. Для этого:

• Нажмите на вкладку “Главная ” на Панели инструментов;
• Нажмите “Найти и выделить ” и выберите пункт “Выделить группу ячеек “:

• В диалоговом окне выберите пункт “Проверка данных “. В этом поле есть возможность выбрать пункты “Всех ” и “Этих же “. “Всех ” позволит выделить все выпадающие списки на листе. Пункт “этих же ” покажет выпадающие списки схожие по содержанию данных в выпадающем меню. В нашем случае мы выбираем “всех “:

Чтобы упростить работу пользователей с листом, добавьте в ячейки раскрывающиеся списки, в которых можно выбрать нужный элемент.

На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel . Если это не так, список можно быстро преобразовать в таблицу, выделив любую ячейку диапазона и нажав клавиши CTRL+T .



Примечания:

1. Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

   На ленте откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных .

   Примечание: Если кнопка Проверка данных недоступна, возможно, лист защищен или является общим. Разблокируйте определенные области защищенной книги или отмените общий доступ к листу, а затем повторите шаг 3.

   На вкладке Параметры в поле Тип данных выберите пункт Список .

   Щелкните поле Источник и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе "Города" в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора.

   

   Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки .

   Установите флажок Список допустимых значений

   Откройте вкладку Сообщение для ввода .

   
   

2. Откройте вкладку Сообщение об ошибке .

   
   

3. Не знаете, какой параметр выбрать в поле Вид ?

Работа с раскрывающимся списком

После того как вы создадите раскрывающийся список, убедитесь, что он работает так, как вам нужно. Например, может потребоваться проверить, нужно ли изменять ширину столбцов и высоту строк , чтобы отображались все записи.

Скачивание примеров

Предлагаем скачать образец книги с несколькими примерами проверки данных, аналогичными примеру в этой статье. Вы можете воспользоваться ими или создать собственные сценарии проверки данных. Скачать примеры проверки данных Excel

Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.

Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.