Главная-Чем открыть файл-Отчеты в Microsoft Access. Создание простого отчета

Отчеты в Microsoft Access. Создание простого отчета

Теоретическое обоснование

Таблицы, формы, отчеты и запросы – основные объекты в современных базах данных.

Для упрощения просмотра, ввода и модификации данных в конкретной таблице, создается одна или несколько форм. Формы являются шаблонами, управляющими отображением информации при вводе, просмотре и корректировке данных.Формы облегчают работу по вводу информации в БД, выводят данные из таблиц и запросов в удобном для чтения и анализа формате.

Отчет – это средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации в удобном для пользователя виде. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить рисунки и диаграммы.

Запросы являются средством обработки данных, хранимых в таблицах.Запросы собирают затребованные данные из одной или нескольких таблиц по заданным критериям,являются инструментом поиска и структурирования данных. При использовании технологии клиент-сервер, где основные БД хранятся на сервере БД, система запросов позволяет уменьшить объем информации, передаваемый через сеть. Запрос – это вопрос о данных, то есть набор условий, по которым производится выборка информации из таблиц. Запуск запроса формирует новую таблицу данных, которая при повторных запусках запроса может обновляться в соответствии с изменением информации в исходных таблицах. Существуют разные типы запросов : на выборку, запрос с параметрами, перекрестные запросы, запрос на изменение таблицы.

Запросы с параметром – это отбор записей в базовой таблице по введенным параметрам.

Запросы на выборку – это получение результирующей таблицы, в которой отображаются записи из базовых таблиц, удовлетворяющие условиям запроса. При построении выражений в запросах используют:

· знаки сравнения: < меньше, <=меньше или равно, > больше, >= больше или равно, = равно, <> не равно;

· логические операции: And (И), Not (Нет), Or (Или);

· операторы SQL: In (для определения, содержится ли элемент данных в списке значений) и Between…And (для выбора значений из определенного интервала).

· функции: Avg() – среднее арифметическое значение; Count() – количество записей; Sum() – сумма всех записей и т.д.

Например:

а) значения меньше 50, но больше 60 включительно, задаются в условии как <=50 Or >=60;

б) значения из отрезка задаются в условии как >=50 And <=60 или; Between 50 and 60;

в) все данные за 2008 год в условии задаются как Between #01.01.2008#аnd#31.12.2008#;

г) значения из списка перечисленных значений задаются в условии как In(50; 55; 57; 60).

Методика и порядок выполнения работы

Создадим формы, отчеты и запросы к таблицам БД Месторождения нефти.

1. Загрузите СУБД Access и откройте БД Фамилия_Месторождения .

2. Создание формы для связанных таблиц. Для этого откройте вкладку Создание , найдите раздел Формы. Формы можно создать в виде обычной формы и с помощью мастера форм.

2.1 Средство "Форма" можно использовать для быстрого создания формы с одним элементом. Форма такого типа одновременно отображает сведения только об одной записи. Для создания формы с одним элементом:

– в области навигации выберите таблицу (например, Скважины) с данными, которые требуется добавить в форму;

– на вкладке Создание в группе Формы выберите команду Форма . Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. В этом режиме в форму можно вносить изменения, но она продолжает отображать данные. Например, можно изменить размеры текстовых полей, чтобы в них поместились все данные. Чтобы начать работу с формой, переключитесь в режим формы на вкладке Главная в группе Представления выберите пункт Вид , а затем – Режим формы . . Если Access обнаруживает таблицу с отношением "один ко многим" к таблице или запросу, использованным при создании формы, он создает для формы подтаблицу на основе связанной таблицы или запроса. При необходимости можно удалить подтаблицу из формы. Для этого нужно переключиться в режим макета, выбрать подтаблицу и нажать клавишу DELETE.

2.2 Для созданияформы с помощью мастера на вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Другие формы , а затем выберите команду Мастер форм .. Далее следуйте инструкциям мастера. На первом шаге диалога с мастером Создание форм определите состав полей таблицы данных. Для этого выберите базовую таблицу Бригады, в списке Доступные поля можно выбрать поля, отражаемые в форме. Щелкнув кнопку >> , включите в список Выбранные поля все поля таблицыБригады . Затем, выбрав таблицу Скважины , добавьте два любых поля таблицы Скважины , щелкая кнопку >, кроме поля Месторождения (это поле дублирует поле Месторождения таблицы Бригады ) в список Выбранные поля. Щелкните кнопку Далее .

На следующем шаге диалога с мастером выберите вид представления данных, указав в качестве главной таблицы Бригады и включив опцию Подчиненные формы . Щелкнув кнопку Далее, выберите внешний вид подчиненной формы табличный (или в один столбец, ленточный), выберите стиль оформления (стандартный, изящный, деловой и т.п.), например, Международный.

На следующих этапах диалога с мастером Создание форм задайте имя для каждой из связанных форм. Завершите создание форм, щелкнув кнопку Готово.

Для запуска щелкнем по ярлычку главной таблицы Бригады . После этого на экране раскроется окно формы Бригады с подчиненной формой Скважины . Используя навигационные клавиши (◄, и др.) внизу окна, пролистайте все записи, перейдите на первую и последнюю.

Введите данные (взять произвольные) о двух новых Скважинах на любом месторождении. Если окажется, что размер поля в форме мал для представления данных, то закрыв окно формы, укажите главную форму Бригады и щелкните кнопку Конструктор на панели инструментов. Для изменения размера элементов управления формы наведите указатель на границу выделенного элемента управления и, когда указатель примет форму руки, переместите элементы управления. Закройте режим конструктора, сохранив изменения макета формы.

3. Закройте окно формы и, открыв таблицы Бригады и Скважины , просмотрите внесенные записи и убедитесь, что в обеих таблицах внесены связанные записи.

4. Создание отчёта. В отчет можно включить все поля одной или нескольких таблиц, или выбрать только требуемые. При этом можно использовать Простой отчет или Мастер отчетов. На вкладке Создание в группе Другие щелкните Мастер запросов.

4.1 Простой отчет - это самый быстрый способ создания отчета, потому что с его помощью отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. После этого отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей. Создайте отчет по одной из таблиц, напримерСкважины . Для этого выберите ее. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Отчет . . Приложение Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета. Укажите имя отчета, просмотрите его и сохраните

4.2 Рассмотрим использование Мастера отчетов . Для этого, выбрав в списке объектов Отчеты , щелкните кнопку Создание отчета с помощью мастера. На первом шаге мастера Создание отчетов , выберите таблицу Бригады , включите в отчет поля Месторождение и Телефон . Выберите таблицу Скважины , включите в отчет поля № скважины, Забой скважины, Альтитуда . Щелкнув кнопку Далее, выберите в качестве главной таблицы таблицу Бригады . На следующем шаге диалога с мастером Создание отчетов добавьте уровень группировки, выбрав поле Месторождение. Щелкните кнопку Далее , выберите сортировку по возрастанию по полю Забой скважины . Щелкнув кнопку Далее , выберите вид макета в столбец (или табличный, или выровненный) и включив опцию настройки ширины полей для размещения их на одной странице . Выберите стиль оформления создаваемого отчета –Деловой (посмотрите другие стили). Щелкните кнопку Далее. На заключительном этапе Создания отчета укажите имя Пример отчета 1, щелкните кнопку Готово для завершения создания отчета. Созданный отчет появится в главном окне базы данных (рисунок 1), в разделе Отчеты. Просмотрите полученный отчет, щелкнув по его имени. После просмотра отчета закройте его, щелкнув кнопку Закрыть на панели инструментов.

5. Создание запросов .

Создадим простой запрос на выборку , который отберет данные о Скважинах с легкой плотностью нефти глубиной от 3200м до 3500 м и количеством работающих менее 60. Для этого будут использоваться поля Плотность нефти, Глубина скважины, Количество работающих. Для создания запросов можно использовать Мастер запросов или Режим конструктора. Рассмотрим обе возможности.

5.1 Выберите вкладку Создание раздел Другие кнопку Мастер запросов. Аналогично процедуре создания Формы: выберите таблицу Бригада для запроса и с помощью клавиши > перенесите поля Месторождение, Плотность нефти, Глубина скважины в окно Запроса. Затем из таблицы Бригада добавьте поле Количество работающих. Щелкните Готово . На следующем шаге задайте имя запроса, например Запрос по плотности и глубине. Выберите Просмотр отчета. Щелкните Готово и посмотрите на результат отбора по указанным полям. Закройте созданный запрос, его имя появилось в главном окне Базы данных.

Откройте его еще раз, щелкнув по имени, и перейдите на структуру запроса (Вид на Панели инструментов). Рассмотрите структуру Запроса. В строке Сортировка поля Плотность нефти выберитесортировку по возрастанию. Посмотрите результат запроса: щелкните на Панели инструментов значок ! (Запуск). Вернитесь на структуру запроса и поставьте сортировку по убыванию. Посмотрите результат выполнения Запроса. Измените запрос, добавив в строке Условие отбора поля Забой скважины условие Between 3200 and 3500. Запустите Запрос с изменениями на выполнение. Вернитесь на структуру запроса и добавьте условие <60 в поле Количество работающих . Посмотрите результат запроса. Закройте его с сохранением.

5.2 Создадим Запрос такого же вида, но с помощью Конструктора. Выберите вкладку Создание раздел Другие, щелкните кнопку Новый запрос - создание в режиме конструктора.

Из окна Все таблицы , перетащите таблицы Бригады, а затем – Скважины .

Перетаскивая поля (№ скважины, плотность нефти, Забой скважины, Количество работающих) из таблиц Скважины и Бригады в бланк запроса, определите поля таблиц для запроса, порядок их размещения. В строке Вывод на экран включите флаг отображения полей. В строке Условие отбора в столбце Плотность нефти введите условие отбора "легкая", в столбце Забой скважины введите условие отбораBetween 3200 and 3500, в столбце Количество работающих условие<60 .

В этом уроке поговорим на тему «Способы создания отчета в Microsoft Office Access». Access предоставляет в распоряжение пользователей средства для создания отчета. Отчет — объект базы данных Microsoft Access, предназначенный для вывода на печать данных, организованных и отформатированных в соответствии с требованиями пользователя.

При создании отчета можно воспользоваться стандартными средствами, ускоряющими процесс создания отчета или разработать специальный формат с помощью конструктора отчетов. Конструктор отчетов позволяет создавать отчеты, как в табличном виде, так и в свободной форме.
Табличный отчет представляет собой напечатанную таблицу, в которой данные упорядочены по столбцам и строкам. Каждый из столбцов содержит поле исходной таблицы или вычисляемое поле, а строка представляет собой запись. Табличный отчет позволяет напечатать данные из таблиц в наиболее простом и естественном виде. Однако они не пригодны в тех случаях, когда по¬ля исходной таблицы должны располагаться в специально отведенных для них местах отчета (почтовые этикетки, чеки, письма).
Отчеты в свободной форме позволяют устранить ограничения, свойственные табличным отчетам. При получении отчета в свободной форме можно воспользоваться стандартным форматом, автоматически создаваемым Access для каждой таблицы. В этом формате поля исходной таблицы расположены вертикально. Однако с помощью конструктора отчетов можно разработать специальный формат, где поля исходной таблицы расположены в требуемых местах отчета.
В Access используются следующие средства для создания отчета (рис.1):

  • Отчет , позволяющий автоматически создать отчет с полями, расположенными в один или несколько столбцов;
  • Мастер отчетов , позволяющий создать настраиваемый отчет на основе выбранных полей;
  • Конструктор отчетов , в котором можно самостоятельно разработать собственные отчеты с заданными свойствами;
  • Пустой отчет , позволяющий самостоятельно вставлять поля и элементы управления и дорабатывать форму отчета;
  • Наклейки , позволяющий создать отчет для почтовых наклеек или другие этикетки.

Рис.1 — Способы создания отчета в Microsoft Office Access

Для создания самого простого отчета в Access необходимо выполнить следующие действия:

  • открыть окно базы данных;
  • убедиться, что в области переходов выбрана таблица;
  • выполнить команду Отчет в группе «Отчеты», на Ленте во вкладке Создание .

На экране появится готовый к использованию отчет, в который включены все поля таблицы. Их названия располагаются горизонтально в том порядке, в каком они находятся в таблице. Снизу под названием каждого поля отображается его значение в таблице.
Расположение полей и записей в автоматически созданных отчетах подходит не для всех случаев, в частности, при их большом количестве. Однако отчеты могут пригодиться, когда создаются на основе запросов, выводящих на экран только нужные поля. Можно также использовать запрос для определения тех записей и порядка их сортировки, которые будут включены в отчет.
Для закрепления темы Способы создания отчета в Microsoft Office Access смотрим видеоурок.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНСКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ

Кафедра математики и информатики

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине "Компьютерные информационные технологии"

на тему "Отчеты в Microsoft Access "

Выполнила студентка гр.30508зт

Соколовская Ю.В.

Реферат

Курсовая содержит _____ страниц, 31 рисунков, 1 приложения.

· Одностолбцовые отчеты .

· Ленточные отчеты

· Многостолбцовые отчеты

· Отчеты с группированием данных

· Почтовые наклейки

· Сводные отчеты

Отчеты делятся на разделы, которые в большинстве пакетов программного обеспечения, предназначенных для создания отчетов, называются полосами или разделами.

Наряду с однотабличными отчетами Access позволяет создавать более сложные отчеты, обеспечивающие вывод данных из нескольких взаимосвязанных таблиц базы данных. Многотабличные отчеты могут содержать основную часть и включаемую часть, т.е. подчиненный отчет.

Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать достаточно привлекательные отчеты. Мастер отчетов предоставляет основу макета для отчета, которую можно потом изменить по своему усмотрению. Мастер отчетов упрощает процесс расположения полей, задавая ряд вопросов о типе создаваемого отчета, а затем автоматически создавая макет отчета.

Запрос является мощным и удобным средством выборки взаимосвязанных данных. Поэтому с его помощью можно подготовить данные для сложного отчета.

Данные можно группировать и сортировать, выбирать их тип, выбирать порядок сортировки, рассчитывать итоги, просматривать содержимое отчета и печатать.

Содержание

  • Введение
  • 1.1 Понятие отчета
  • 2. Отчеты в MS ACCESS
  • 2.3 Модификация отчета
  • 3.2 Подчиненный отчет
  • 3.3 Разработка с помощью мастера отчета на основе подчиненной таблицы
  • 4. Практическое задание
  • Заключение
  • Литература
  • Приложение

Введение

Отчеты представляют собой наилучшее средство представления информации из базы данных в виде печатного документа. Средства Access по разработке отчетов предназначены для конструирования макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют создавать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц, их группировку и вычисления данных. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа.

По сравнению с другими методами вывода данных на печать, отчеты обладают двумя принципиальными преимуществами:

· Они предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных.

· Отчеты могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов на покупку, почтовых наклеек, материалов для презентаций и других документов, которые могут понадобиться для успешного ведения бизнеса.

В отчете каждая группа данных и итоги по ней могут быть представлены отдельно. Мы имеем следующие возможности:

· Для обеспечения иерархического представления данных можно задать до 10 уровней группировки.

· Для каждой из групп можно задать отдельные заголовки и примечания.

· Можно производить сложные вычисления не только внутри группы или набора строк, но и по нескольким группам одновременно.

· В дополнение к верхнему и нижнему колонтитулу можно задать заголовок и применение для всего отчета.

Так же, как и в форме, можно вставлять в любой раздел отчета рисунки или диаграммы. В отчет так же можно внедрять подчиненные отчеты или подчиненные формы.

Отчеты Access подразделяются на шесть категорий (макетов):

ь Одностолбцовые отчеты . В них в одном длинном столбце перечисляются значения каждого поля каждой записи таблицы или запроса. Надписи указывают имя поля таблицы или запроса, а справа от надписей приведены значения. Эти отчеты применяются редко: их распечатка требует большого расхода бумаги.

ь Ленточные отчеты . В таких отчетах для каждого поля таблицы или запроса предоставляется озаглавленный столбец, а значения каждой записи помещаются в отдельную строку.

ь Многостолбцовые отчеты . Они создаются из одностолбцовых отчетов. Для этого применяется "газетный" вариант размещения "змейкой", предусмотренный в приложениях настольных издательских систем и текстовых редакторах.

ь Отчеты с группированием данных . Самый популярный тип отчетов. Такие отчеты позволяют вычислять итоговые значения для групп записей и представляют информацию в удобном для использования виде.

ь Почтовые наклейки . Особый тип многостолбцовых отчетов, создаваемых для печати имен и адресов в группах.

ь Сводные отчеты . Такие отчеты содержат подчиненные отчеты. При этом каждый подчиненный отчет создается на основе независимых источников данных, например, таблиц или запросов.

В первых пяти отчетах в качестве источника данных применяют таблицу или запрос, подобно формам. Отчеты такого рода называют присоединенными к источнику данных .

Перед началом конструирования отчета пользователь должен спроектировать его макет, т.е. определить состав и содержание разделов отчета, размещение в нем значений, выводимых из полей таблиц (запросов) базы данных, и вычисляемых реквизитов, поля, по которым необходимо группировать данные. Для каждого уровня группировки определяются заголовки и примечания, вычисляемые итоговые значения. Кроме того, оформляются заголовки и подписи реквизитов отчета и определяется порядок вывода данных в отчете.

Отчет может создаваться с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Во многих случаях удобно использовать мастера отчетов. Созданный мастером отчет можно доработать в режиме конструктора.

При необходимости вывода в отчете результатов решения задачи, в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос. На запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных. Разнообразные возможности конструктора отчетов позволяют легко структурировать и оформить полученные в запросе данные.

1. Характеристика субд MS ACCESS

1.1 Понятие отчета

Конечным продуктом большинства приложений без данных является отчет. В системе Access данные таблиц, запросов и форм объединяются для создания отчета, который можно распечатать для дальнейшего использования. Одно из главных достоинств Access - быстрота и легкость создания полностью отформатированных и готовых для использования отчетов. Видимо, можно утверждать, что никакая другая система не предоставляет столь гибких и удобных средств создания отчетов, как в Access.

С распространением средств электронной почты, Internet и Intranet Access становится все более популярным средством создания и распечатки отчетов. Для распространения безбумажных отчетов в системе Access предусмотрены следующие методы:

1. Снимки отчетов (Report snaphots ) представляют собой самодостаточные файлы, которые можно передавать как вложение в сообщение электронной почты с помощью Outlook, Outlook Express и любых других программ электронной почты Windows.

2. Статические Web -отчеты представляют собой комбинацию файла XSL (Extensible Stylesheet Language) и файла XML (Extensible Markup Language), представляющих передаваемый документ.

3. Динамические Web -отчеты похожи на статические Web-отчеты XSL/ XML, однако они предоставляют пользователю текущие данные, которые заносятся в отчет при открытии Web-страницы броузером пользователя.

Отчеты представляют собой наилучшее средство представления информации из базы данных в виде печатного документа.

отчет конструктор access раздел

В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логические цельные блоки.

Некоторые отчеты состоят из одной страницы, вроде подтверждения заказа, накладной, графика или диаграммы. Многостраничные отчеты Access - каталоги, общие бухгалтерские книги и финансовые инструкции - более распространены, чем одностраничные варианты отчетов. Большинство многостраничных отчетов аналогичны ленточным формам, оптимизированным для печати.

Большинство методов построения форм Access применены также и к отчетам.

Принципиальные отличия между отчетами и формами:

· Отчеты предназначены только для печати, но не отображения данных на экране.

· В отличие от форм, данные, на базе которых создан отчет, невозможно изменить с помощью элементов управления, добавленных из панели элементов.

· Отчеты невозможно просматривать в режиме таблицы.

· В многостолбцовых отчетах число и ширина столбцов, а также расстояние между ними задаются в диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup), но не элементами управления или установками свойств в режиме конструктора.

С другой стороны, характеристики отчетов и форм Access имеют много общего:

· Мастера отчетов . С их помощью можно создавать три основных типа отчетов в столбец, с группированием и подведением итогов, а также почтовые наклейки.

· Разделы отчета . Они включают в себя заголовок, примечание и колонтитулы.

· Разделы групп отчета . В целом, они аналогичны разделу данных формы.

· Элементы управления . Их добавляют в отчеты из панели элементов Access, а затем перемещают и изменяют их размеры с помощью маркеров.

· Подчиненные отчеты . Такие отчеты включают в отчеты точно так же, как в главные формы включают элементы управления Подчиненная форма/отчет.

2. Отчеты в MS ACCESS

2.1 Автоматическое создание отчёта на основе таблицы или запроса

Access 2002 предлагает несколько способов создания отчётов. Наиболее простым из них является использование средств автоматического создания отчёта. Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчёт называется автоотчётом. Access позволяет автоматически создавать отчёты двух форматов: в столбец и ленточный.

Чтобы создать автоотчёт:

1. На панели объектов окна База данных щелкните по ярлыку Отчеты и нажмите кнопку Создать . Появится диалоговое окно Новый отчет представленное на рис.1.

Рис .1. Диалоговое окно Новый отчет

2. В списке диалогового окна Новый отчет выделить один из элементов: Автоотчет : в столбец или Автоотчет : ленто ч ный .

З. В поле со списком Новый отчет , находящемся в нижней части диалогового окна, содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Нужно щелкнуть левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой для открытия списка, а затем выделите в списке нужный элемент.

4. Нажать кнопку ОК .

В результате Access автоматически создаст отчет на основе выбранного источника данных, используя ленточный формат или формат в столбец. Ленточный формат располагает поля выводимых записей в строку. Формат в столбец располагает поля выводимых записей в столбец. Автоотчет, созданный с использованием любого из этих форматов, будет включать все поля и записи, имеющиеся в выбранном источнике данных.

Чтобы созданный отчет можно было использовать в дальнейшем, его необходимо сохранить. Для этого выберите команду Файл , Сохранить . В поле Имя отчета появившегося диалогового окна Сохранение введите нужное название и нажмите кнопку ОК.

2.2 Создание отчета с помощью мастера отчетов

Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать достаточно привлекательные отчеты.

Отчет с группированием данных создается на базе таблиц Товары и Поставщики учебной базы данных Борей. Как и мастер форм, мастер отчетов позволяет создавать отчеты, содержащие данные из нескольких таблиц, не создавая предварительно запрос. Этот отчет отображает ассортимент продуктов питания, сгруппированных по категориям.

Чтобы создать отчет о запасах товара, следует модифицировать основной отчет, созданный с помощью мастера. Этапы работы мастера отчетов аналогичны тем, которые пользователь выполняет самостоятельно. Поэтому для ознакомления со средствами создания отчетов полезно изучить работу мастера.

Чтобы создать отчет о наличном ассортименте товаров, необходимо выполнить следующие действия.

1. Щелкнуть на кнопке Отчеты в левой части окна базы данных и затем щелкнуть на кнопке Создать. Access отобразит диалоговое окно Новый отчет. Это диалоговое окно позволяет выбрать один из трех мастеров отчетов, два стиля авто отчета и режим конструктора.

2. Как и формам, отчетам необходим источник данных - таблица или запрос. Необходимо выбрать в раскрывающемся списке в нижней части диалогового окна Новый отчет таблицу Товары (рис.2), а в верхнем списке - опцию Мастер отчетов. Щелкнуть на кнопке ОК. Откроется первое диалоговое окно мастера отчетов.

Рис.2. Выберите таблицу или запрос в качестве источника данных отчета и затем выберите пункт Мастер отчетов в диалоговом окне Новый отчет

3. Выбираемые здесь поля представляют собой строки отчета. Создаваемый отчет должен отображать имя товара и поставщика, чтобы пользователям не требовалось сверять коды и имена в другом отчете. Следовательно, из таблицы Товары в отчет необходимо включить поля Код Типа, Код Товара, Код Поставщика и На Складе. Выбирайте эти поля именно в такой последовательности в списке Доступные поля и переносите в список Выбранные поля, щелкая на кнопке >. При добавлении имени поля в список Выбранные поля Access удаляет его из списка Доступные поля. Поле можно также перенести, дважды щелкнув на его имени в списке Доступные поля, после чего это имя отобразится в списке Выбранные поля. Поля расположены в списке Выбранные поля в столбец; в отчете же они отобразятся в том же порядке, но слева направо.

4. Чтобы продемонстрировать, как мастер работает с отчетами, которые связаны с несколькими таблицами, надо включить в отчет поле Название из таблицы Поставщики. Для этого необходимо открыть список Таблицы и запросы и выбрать Таблица: Поставщики.

5. Столбец Название должен располагаться в отчете после столбца Код Поставщика. Поэтому надо выбрать поле КодПоставщика в списке Выбранные поля. Затем щелкнуть на поле Название в списке Доступные поля, затем - на кнопке >. Тогда Access перенесет поле Название из списка Доступные поля в список Выбранные поля и вставит его между полями Код Поставщика и На Складе (рис.3). Щелкните на кнопке Далее, чтобы перейти во второе диалоговое окно мастера отчетов.

Рис.3. Выбор полей для отчета в первом диалоговом окне мастера отчетов

6. Мастер предлагает выбрать тип представления данных в отчете. Необходимо обратить внимание на кнопку Вывести дополнительные сведения. Щелкнуть на ней, чтобы отобразить первое окно из ряда диалогов подсказки мастера отчетов. Если щелкнуть на кнопке Показать примеры, Access отобразит дополнительные окна с советами. В окнах используются примеры из таблиц Продажи, Клиенты и Заказы, чтобы показать различные способы группирования, которые мастер отчетов может автоматически применить к отчету. Чтобы вернуться в диалоговое окно мастера, показанное на рис.4, надо щелкнуть на кнопке Закрыть.

Рис.4. Во втором диалоговом окне мастера выбрать одну таблицу как базовую

7. Для данного отчета следует выбрать собственный вариант группировки. Поэтому надо принять выбранную по умолчанию опцию Товары. Затем щелкнуть на кнопке Далее, чтобы перейти в следующее диалоговое окно.

8. Мастер предлагает задать в отчете уровни группирования. Выбрать в списке поле Код Типа и щелкните на кнопке >, чтобы задать группирование по типам товаров. Диалоговое окно представлено на рис.5.

Рис.5. В третьем диалоговом окне мастера задать поле, по которому будет группироваться отчет

9. Щелкнуть на кнопке Группировка. Мастер отчетов отобразит диалоговое окно Интервалы группировки. Изменяя интервал группировки, можно влиять на то, как Access группирует данные отчета. Числовые поля, например Код Типа, можно группировать по 10, по 50, по 100 и т.д. типов в группе. Текстовые поля можно группировать по первой букве, первым трем буквам и т.д. Мастер проверяет тип данных поля и предлагает соответствующие интервалы группировки.

10. В данном отчете не требуется особого интервала группирования. Поэтому принять уже заданную в списке Интервалы группировки опцию обычный и щелкнуть на кнопке ОК, чтобы вернуться к мастеру отчетов. Надо щелкнуть на кнопке Далее, чтобы перейти в четвертое диалоговое окно мастера.

11. Записи в группе можно сортировать по любым четырем полям по возрастанию или убыванию (см. рис.6). Поле Код Типа отсутствует в списке полей, которые можно сортировать. Записи сгруппированы по этому полю и, следовательно, сортируются автоматически по первичному ключу таблицы. Выберите в первом раскрывающемся списке поле Код Товара.

Рис.6. В четвертом диалоговом окне мастера выбирается поле, по которому отсортируются записи внутри группы

12. Щелкнуть на кнопке Итоги. Отобразится диалоговое окно Итоги. Если для столбца отчета необходимо вычислить какие-нибудь итоговые значения, выберите в этом диалоговом окне соответствующую опцию. В нем показаны все числовые поля отчета, не относящиеся к типу Счетчик. Для вычисления суммы, среднего арифметического и выбора минимального и максимального значений поля, установить флажок соответствующей опции. В зависимости от установленных флажков, мастер добавит соответствующие поля в конец отчета.

13. Переключатели Показать позволяют указать должен ли отчет отображать только итоговые поля или вес данные с итоговыми полями, добавленными в конец каждой группы и в конец всего отчета. В данном примере для поля НаСкладе установите флажки Sum (Сумма) и Avg (Среднее). В группе опций Показать отметьте опцию данные и итоги. Установите флажок опции Вычислить проценты - итоги каждой группы отобразятся в процентах от общего итога. Щелкнуть на кнопке ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно мастера отчетов, и щелкнуть на кнопке Далее.

14. Мастер предлагает выбрать один из шести макетов отчета. В области предварительного просмотра в левой части окна можно просмотреть выбранный макет. Для данного отчета выберите опцию ступенчатый, как показано на рис.7.

Рис.7. Макет Ступенчатый чаще всего подходит для отчета с несколькими столбцами.

15. По умолчанию в окне установлен флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице. Как правило, данную опцию следует оставлять без изменения, поскольку это обеспечит экономию бумаги и удобочитаемость отчета. В группе опций Ориентация следует выбрать ориентацию отчета при печати. Выбираем опцию книжная и щелкаем на кнопке Далее.

Следует выбрать один из предварительно заданных стилей отчета. В левой части окна можно просмотреть выбранный стиль (рис.8). Выбираем стиль Сжатый и щелкаем на кнопке Далее, чтобы перейти в последнее диалоговое окно мастера.

Рис.8. Выбор одного из шести предварительно заданных стилей для отчета

Вводим имя отчета: отчСписокТоваровПоТипам . Под этим именем отчет и будет сохранен (рис.9). Выбираем опцию Просмотреть отчет и щелкаем на кнопку Готово, чтобы завершить создание отчета. Мастер отчетов создаст отчет и отобразит его в режиме предварительного просмотра

Рис.9. Присваивается имя, под которым будет сохранен отчет

Отчет, созданный мастером отчетов имеет множество дефектов макета, которые можно исправить. Можно воспользоваться полосами прокрутки, чтобы расположить отчет так, как это показано на рисунке. Когда закончите просмотр отчета, закройте его.

Проведя несколько простых изменений, мы получаем законченный отчет с информацией, необходимой для анализа текущих материальных запасов компании Борей. Изменения должны исправить очевидные дефекты в отчете, созданном мастером, такие, как избыточная ширина столбца КодТипа, дублирование информации в столбцах Поставщик и Название, обрезание имен в столбце Название и усечение заголовка На складе.

2.3 Модификация отчета

Добавление и удаление разделов отчета

При создании отчета из незаполненного шаблона или при модификации отчета, созданного Мастером отчетов, можно добавить к отчету новый раздел.

· Для того чтобы добавить разделы заголовка и примечаний отчета нужно выбрать команду "Вид, Заголовок/Примечание отчета"

· Для того чтобы добавить верхние и нижние колонтитулы страницы, нужно выбрать команду "Вид, Колонтитулы".

· Для того чтобы добавить заголовок или примечание группы, нужно нажать на кнопку панели управления "Сортировка и группировка" и установить значение "Да" для свойств "Заголовок группы" и "Примечание группы".

Если вы осуществляете группировку данных больше чем в один уровень (группа, подгруппа, под-подгруппа), то можете добавлять групповые заголовок и примечание для каждого уровня группировки. Эта операция добавляет к отчету дополнительную пару разделов для каждого уровня группировки.

Удалить разделы из отчета можно используя те же способы, которые использовались для создания разделов. Для того чтобы удалить ненужные разделы:

· Для того чтобы удалить раздел области данных или отдельный заголовок, отдельный раздел примечаний, верхний или нижний колонтитул нужно удалить из раздела все элементы управления, а затем переместить нижнюю границу раздела таким образом, чтобы высота раздела стала равняться нулю. Эти операции не приводят к фактическому удалению раздела, но разделы с нулевой высотой не выводятся на печать и не влияют на макет отчета.

· Для того чтобы одновременно удалить заголовок и примечание отчета, выберите команду "Вид, Заголовок/примечание отчета". Если в заголовке отчета или в разделе примечаний содержится элемент управления, то появится сообщение системы, предупреждающее о том, что вы потеряете элементы управления в удаляемых разделах.

· Для того чтобы одновременно удалить верхний и нижний колонтитулы, выберите команду "Вид, Колонтитулы". Если хоть один из разделов содержит элементы управления, то на экране возникнет уведомление об этом. Для того чтобы удалить заголовок или примечание группы, нажмите кнопку "Сортировка и группировка" на панели инструментов. Задайте значение "Нет" для свойства "Заголовок группы" или "Примечание группы".

Использование разрыва страницы и печать колонтитулов

Свойства "Конец страницы" и "Не разрывать" разделов заголовка группы, области данных и примечаний группы позволяют управлять принудительными разрывами страниц. Для того чтобы установить значения этих свойств, сделайте двойной щелчок на границе раздела группы. На экране появится диалоговое окно свойств данного раздела. Установка свойства "Конец страницы" приводит к принудительной вставке разрыва страницы до печати раздела. Если вы установили значение "Да" свойства "Не разрывать", а на текущей странице не хватает места для печати всего раздела, то добавляется разрыв страницы и весь раздел печатается на следующей странице.

Для того чтобы задать печать колонтитулов на первой и последней странице, необходимо выбрать команду "Правка, Выделить отчет", а затем щелкнуть по кнопке "Свойства" на панели инструментов. Затем вы можете выбрать параметры печати для свойств "Верхний колонтитул" и "Нижний колонтитул" на вкладке "Макет"

2.4 Сохранение и печать отчета

Сохранить отчет можно в любой момент, выполнив команду Файл/Сохранить или Файл/Сохранить как в окне конструктора отчета или щелкнув на кнопке Сохранить панели инструментов. Если отчет сохраняется впервые или каждый раз по команде Сохранить как , или Экспорт, необходимо указывать имя отчета.

Необходимо помнить, что Access сохраняет только конструкцию отчета, а не данные или сам отчет. Если для построения отчета был создан запрос, то его следует сохранить отдельно. Результирующий набор данных запроса можно получить в любой момент, открыв отчет, который автоматически запустит запрос на выполнение.

Кнопка Печать панели инструментов режима предварительного просмотра позволяет вывести данный отчет на печать. С помощью команды Файл / Параметры страницы можно выбрать принтер, задать формат бумаги, размер полей, расстояние между строками, ориентацию (книжная, альбомная) и т.д. Команда Файл. / Печать позволяет выбрать для печати отдельные страницы отчета, распечатать заданное число копий, вывести отчет в файл, который должен распечатываться в другое время.

3. Практикование и разработка сложных отчеов

3.1 Создание отчета с помощью конструктора отчета

Конструктор отчетов служит для редактирования отчета, созданного в мастере отчетов.

Создание и изменение макета отчета осуществляется в окне конструктора отчетов. Отчеты делятся на разделы, которые в большинстве пакетов программного обеспечения, предназначенных для создания отчетов, называются полосами или разделами. При создании отчета в режиме конструктора в окне первоначально отображаются пустые разделы отчета, как показано на рис.1.

Рис .1. Разделы отчета в режиме конструктора отчетов

Наличие этих разделов, а также их удаление или включение, определяются командами меню Вид | Колонтитулы и Вид | Заголовок/примечание отчета . Для этих же целей можно использовать соответствующие кнопки панели инструментов конструктора отчетов.

При создании отчета необходимо заполнить его разделы элементами в соответствии с разработанным пользователем проектом отчета. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета. Все, что находится в заголовке отчета, печатается лишь один раз - в начале каждого отчета. Верхний колонтитул служит в качестве заголовков столбцов и групповых/обобщающих данных. Нижний колонтитул содержит номер страницы и вычисляемые элементы управления. При определении содержания этих разделов следует исходить из требований к оформлению отдельных страниц отчета. В области данных размещаются поля таблиц базы данных или запросов, обрабатывается и печатается каждая запись. Примечание отчета печатается один раз в конце отчета после всех записей данных и примечаний групп.

При необходимости группировки записей по полю в окно конструктора отчетов могут быть добавлены разделы Заголовок группы и Примечание группы . В заголовке группы, как правило, размещаются поля, по которым производится группировка. Он используется для указания записей из области данных, которые относятся к конкретной группе. В примечании группы могут быть размещены выражения для подведения итогов по группе. Допускается до 10 уровней группировки выводимых записей.

В процессе конструирования разделы отчета заполняются элементами в соответствии с планируемым макетом отчета с помощью команд меню или кнопок панели инструментов конструктора отчетов и панели элементов.

Поля с неповторяющимися значениями размещают в Области данных , которой можно придать вид табличной части отчета. Поля с повторяющимися значениями, по которым производится группировка записей, целесообразно размещать в заголовке группы.

Элементами разделов отчета, кроме полей таблиц или запросов, на которых строится отчет, являются также тексты подписей, кнопки управления, внедряемые объекты, линии, прямоугольники и т.п. Для каждого из элементов имеются соответствующие кнопки на панели элементов.

Для каждого элемента, а также раздела и отчета в целом могут быть уточнены свойства. Технология размещения элементов и определения их свойств практически аналогична используемой в конструкторе форм.

Кнопка Параметры панелей инструментов позволяет добавить или удалить кнопки, снимая или устанавливая флажки в открывающемся списке кнопок, или открыть окно настройки панелей.

Создание отчета для одной таблицы

Рассмотрим технологию создания однотабличного отчета на примере получения списков студентов по группам.

Пусть в результате проектирования макета отчета списки студентов определены перечисленные ниже требования к отчету:

· В отчете должны последовательно, со своими заголовками, отображаться списки студентов для каждой группы. Вывод записей списка группы должен осуществляться в порядке возрастания номера студента в группе.

· При формировании отчета необходимо рассчитать средний проходной балл для каждой группы и отобразить его в отчете.

· Вывод названия отчета должен производиться на каждой странице отчета.

Выберите в окне базы данных объект Отчеты . Начать конструирование отчета можно разными способами. Можно сразу перейти в режим конструирования, выбрав в окне базы данных строку Создание отчета в режиме конструктора . В этом случае сразу открывается не связанный с источником отчет (см. рис.1).

Можно начать конструирование, нажав кнопку Создать . В открывающемся диалоговом окне (рис.2) Новый отчет , позволяющем выбирать разные режимы, в данном случае необходимо выбрать вариант Конструктор . Если в этом окне в качестве источника данных отчета выбрать таблицу (запрос), то одновременно с открытием нового отчета в режиме конструктора откроется дополнительное окно со списком полей источника.

Рис .2. Окно выбора варианта создания отчета, таблицы-источника

Выберем в качестве источника для рассматриваемого примера таблицу студент. Появится окно со списком доступных полей источника отчета (рис.2).

В открывшемся окне конструктора отображается макет создаваемого отчета, который содержит разделы, указанные на рис.1. Если раздел Заголовок отчета отсутствует, включим его с помощью команды меню Вид | Заголовок/примечание отчета или соответствующей кнопки панели инструментов конструктора отчетов. Для удобства работы можно на панели конструктора добавить кнопку Заголовок/примечание отчета , при использовании которой добавляются соответствующие разделы.

Группировка и сортировка данных отчета

Для выполнения требований к группировке и сортировке отображаемых в отчете данных можно использовать кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов конструктора. Далее задаются необходимые параметры в открывающемся диалоговом окне Сортировка и группировка . Для рассматриваемого примера в этом окне необходимо задать группировку записей по полю нг и сортировку по полю не (рис.3).

Рис .3. Окно определения групп записей по полю НГ

В окне Сортировка и группировка в столбце Поле/выражение необходимо записать имя поля для группировки или выбрать это поле из раскрывающегося списка полей источника. В области Свойства группы в строках Заголовок групп и Примечание группы следует выбрать значение Да.

Поскольку общий список студентов в соответствии с проектом отчета должен быть разбит по группам, выберем для группировки поле нг рассматриваемого примера.

После определения группировки в окне конструктора отчета (рис.4) появляются дополнительные разделы Заголовок группы "НГ" , Примечание группы "НГ" .

Для задания сортировки в следующей строке диалогового окна достаточно записать (выбрать) имя соответствующего поля. В области Свойства группы этого поля в строках Заголовок группы "НГ и Примечание группы "НГ" по умолчанию установлены значения Нет, что и устанавливает по этому полю только сортировку.

В рассматриваемом примере для вывода отсортированного списка студентов в каждой группе зададим сортировку по полю номера студента не. Для этого в диалоговом окне выберем во второй строке поле нс.

Рис .4. Окно конструктора отчетов при разработке отчета для вывода данных из одной таблицы СТУДЕНТ

Размещение данных в разделах отчета

Процедура размещения полей из таблиц включает два этапа.

1. Размещение поля группировки.

Значение поля группировки должно быть представлено один раз в области заголовка группы.

В примере отчета поле не должно быть размещено в разделе Заголовок группы "НГ . Если список полей источника не открыт, нажмем кнопку панели инструментов конструктора отчетов Список полей . Перетащим с помощью мыши поле не из списка полей в раздел Заголовок группы . Откорректируем подпись поля, изменив ее на список студентов группы (рис.4).

Установим нужный шрифт для элементов. Для установки размеров рамки по размеру текста подписи выполним команду Формат | Размер | По размеру данных или нажмем соответствующую кнопку панели инструментов.

2. Формирование табличной части отчета.

В соответствии с проектом макета необходимо разместить поля для табличной части так, чтобы их имена располагались в области данных, а подписи полей для формирования заголовка столбца - в области Заголовок группы . Тогда в области данных после формирования отчета будут размещены строки табличной части, а в области заголовка - названия столбцов. При этом следует иметь в виду, что после перетаскивания полей из списка источника в область данных они поместятся туда вместе с подписями. Для перемещения подписей в область Заголовок группы их можно вырезать и, сделав текущей область заголовка, вставить. Заметим, что подписи также можно создать заново, воспользовавшись кнопкой панели элементов Надпись .

В примере формируемого отчета последовательно разместим поля нс, фио, датар, пбалл в области данных. Поле размещается вместе с подписью, которую система берет из свойств полей таблицы студент. Подписи полей следует переместить в область Заголовок группы путем вырезания и вставки. Если они не совпадают с названиями столбцов в проекте макета, их необходимо откорректировать.

Для создания вычисляемого поля с итоговым значением по группе записей разместим его в раздел Примечание группы "НГ . Для включения расчетного реквизита используется кнопка Поле на панели элементов, которая позволит сформировать элемент Свободный .

Далее нужно открыть свойства создаваемого элемента и на вкладке Данные ввести в строку Данные необходимое выражение для выполнения групповой операции (суммирование, расчет среднего арифметического и т.п.). При необходимости, следует выбрать в раскрывающемся списке Число десятичных знаков нужную точность расчета. На вкладке Макет в раскрывающемся списке Формат поля выбирается требуемый формат.

В примере формируемого отчета для формирования расчетного реквизита Средний проходной балл группы нажмем кнопку Поле и разместим элемент Свободный в раздел Примечание группы "НГ" .

Откроем окно свойств элемента Свободный . Запишем на вкладке Данные в строку Данные функцию =Avg ([пбалл]) для расчета среднего арифметического значений поля пбалл по записям студентов одной группы. Для записи функции можно воспользоваться построителем выражений, вызвав его в окне свойств поля (рис.5) кнопкой, расположенной справа от строки Данные .

Рис .5. Окно свойств поля для вычисления

В окне построителя (рис.6) для формирования функции откроем папку Функции , выберем в ней папку Встроенные функции . Затем в средней панели выберем из списка значение Статистические . В правой панели выберем нужную функцию Avg.

Рис .6. Окно построителя выражений

В окне свойств поля на вкладке Макет в строке Число десятичных знаков запишем значение 2. В раскрывающемся списке Формат поля выберем значение Фиксированный .

Отредактируем подпись вычисляемого поля. Для этого выделим подпись и вызовем окно свойств. В окне свойств на вкладке Макет в строке Подпись запишем - Средний проходной балл группы. Такие действия, как изменение подписи или ввод выражения в поле можно выполнить, не обращаясь к свойствам элементов непосредственно внутри рамки элемента.

Для добавления в отчет текущей даты можно использовать встроенную функцию now () из категории Дата/время . Сначала в области Заголовок отчета с помощью кнопки Поле создается свободный элемент. В окне его свойств на вкладке Данные в строке Данные нужно записать значение =now (). Функцию now () можно выбрать в построителе, отметив из встроенных функций категорию Дата/время . На вкладке Макет в раскрывающемся списке Формат поля выбирается значение Длинный формат даты . Подпись этого поля можно удалить.

Для добавления номера страницы в области нижнего колонтитула создается поле как свободный элемент. В окне его свойств на вкладке Данные в строку Данные записывается выражение = . Подпись этого поля можно отредактировать, записав в его свойствах на вкладке Макет в строке Подпись - стр.

Рассмотренный вариант добавления текущей даты и номера страниц показан на примере отчета, приведенного на рис.6.

Существуют и другие способы формирования поля даты и номера страницы. Добавить в отчет поле текущей даты и времени можно, выполнив в режиме конструктора команду Вставка | Дата и время ( Insertz | Date and Time ). Установка в диалоговом окне Дата и время флажков Формат даты и/или Формат времени позволяет вставить текущую дату и/или текущее время и выбрать нужный вариант форматов (рис.7). В случае отсутствия раздела заголовка поле текущих даты и времени вносится в раздел данных.

В результате в отчете будет создано поле, в окне свойств которого на вкладке Данные в строке Данные будет записано выражение =Date (). Если в отчете имеется раздел заголовка, поле добавляется в этот раздел.

Добавить в отчет поле нумерации страниц можно в режиме конструктора с помощью команды Вставка | Номера страниц . В диалоговом окне Номера страниц выбираются параметры, определяющие формат, расположение и выравнивание номеров страниц (рис.8). Для печати номера страницы на первой странице устанавливается флажок Отображать номер на первой странице .

Рис .7. Окно выбора формата даты и/или времени

Рис .8. Окно выбора параметров номеров страниц

Вывод номеров страниц можно задать, формируя соответствующее выражение в окне свойств поля на вкладке Данные в строке Данные . Такое выражение можно получить в построителе, открыв там папку Общие выражения и далее - категорию Номер страницы . При этом построитель предлагает выражение = " Страница " & [ Page ]. Если выбрать категорию Страница N из М , построитель предлагает выражение = " Страница " & [ Page ] & " из " & [ Pages ].

Завершение оформления отчета

Для окончательного оформления необходимо ввести в раздел Заголовок отчета название отчета. Для этого используется кнопка панели элементов Надпись . Далее с помощью кнопок панели форматирования устанавливается нужный шрифт надписи. Для вывода названия отчета на последующих страницах оно вводится также в раздел Верхний колонтитул . Для этого можно скопировать название из раздела Заголовок отчета , вставить в раздел Верхний колонтитул и выбрать нужный шрифт. Затем следует в окне свойств отчета на вкладке Макет в раскрывающемся списке Верхний колонтитул выбрать значение Без заголовка . Окно свойств отчета может быть вызвано при установке курсора на квадрате пересечения линеек.

В примере формируемого отчета (см. рис.4) заголовок списки студентов введен и отредактирован в область заголовка отчета и область колонтитула. В соответствии с проектом отчета созданы линии, при использовании кнопки панели элементов Линия .

Просмотр и печать отчета Просмотр отчета

Переход из режима конструктора отчетов в режим предварительного просмотра осуществляется с помощью кнопки Вид на панели конструктора. Для просмотра ранее созданного отчета выберите в окне базы данных на вкладке Отчеты нужный отчет и нажмите кнопку Просмотр . Вид отчета при просмотре аналогичен его виду при печати.

В режиме предварительного просмотра имеется своя панель инструментов.

Для просмотра нужных страниц отчета можно использовать стандартное поле номера страницы в нижнем левом углу окна отчета.

Печать отчета

Кнопка Печать панели инструментов режима предварительного просмотра позволяет вывести данный отчет на печать. С помощью команды Файл | Параметры страницы можно выбрать принтер, задать формат бумаги, размер полей, расстояние между строками, ориентацию (книжная, альбомная) и т.д. Команда Файл | Печать позволяет выбрать для печати отдельные страницы отчета, распечатать заданное число копий, вывести отчет в файл, который должен распечатываться в другое время.

3.2 Подчиненный отчет

Наряду с однотабличными отчетами Access позволяет создавать более сложные отчеты, обеспечивающие вывод данных из нескольких взаимосвязанных таблиц базы данных. Для вывода взаимосвязанных данных в многотабличный отчет автоматически используются связи, установленные в схеме данных базы данных.

Многотабличные отчеты могут содержать основную часть и включаемую часть, т.е. подчиненный отчет. Для каждой из этих частей в качестве источника данных выбирается своя таблица или несколько таблиц. Многотабличные отчеты могут также включать поля из разных таблиц и при этом не иметь подчиненных отчетов.

Разработка отчета на основе двух взаимосвязанных таблиц

Рассмотрим построение отчета для двух таблиц, находящихся в одно-многозначных отношениях. В этих отношениях одна таблица является главной, а другая - подчиненной. Построение такого отчета имеет свои особенности, в зависимости от выбора главной или подчиненной таблицы в качестве основы отчета.

Отчет с основной частью на базе главной таблицы

Ниже рассмотрены действия пользователя, необходимые для создания отчета на основе двух таблиц, когда в качестве основы отчета выбирается главная таблица. Процесс разработки будем иллюстрировать на примере двух таблиц: кафедра и преподаватель базы данных Учебный процесс.

Пусть необходимо подготовить отчет, содержащий сведения о кафедрах и включающий списки преподавателей по кафедрам.

Создадим проект макета отчета. В соответствии с проектом макета в отчет предполагается выводить данные по каждой кафедре, включая название, код и телефон, а также фамилию и фотографию заведующего. Эти данные содержатся в таблице кафедра. В табличной части по каждой кафедре необходимо вывести построчно данные о преподавателях кафедры, которые содержатся в таблице преподаватель.

Проект макета дает основание выбрать в качестве основной таблицы отчета таблицу кафедра, а таблицу преподаватель - в качестве источника данных для подчиненного отчета со списком преподавателей.

Создание основной части отчета в режиме конструктора

Выберем в окне базы данных объект Отчеты и нажмем кнопку Создать . В окне Новый отчет выберем вариант Конструктор для построения отчета в режиме конструктора (см. рис.2), а также таблицу, которая будет источником данных для основной части отчета.

Подобные документы

    Понятие отчета в Microsoft Access как форматированного представления данных, которые выводятся на экран, в печать или файл. Создание отчета с помощью Мастера. Элементы оформления для печати документов: названия, заголовки, колонтитулы, номера страниц.

    контрольная работа , добавлен 26.02.2012

    Создание отчета как объекта базы данных. Структура отчета в режиме Конструктора, способы его создания. Скоростные характеристики СУБД Access, использование программы в пакете Microsoft Office. Разработка базы данных "Сотрудники ресторана ВасабиКо".

    контрольная работа , добавлен 06.12.2010

    Создание моделей данных, основных таблиц с помощью конструктора таблиц, связей между таблицами, форм для заполнения таблиц, запросов на выборку данных, отчетов для вывода на печать и начальной кнопочной формы. Основные объекты Microsoft Access.

    контрольная работа , добавлен 18.03.2012

    Создание базы данных в Microsoft Access с помощью мастера шаблонов. Создание таблиц путём ввода данных, с помощью мастера таблиц или таблицы в режиме конструктора таблиц. Создание запросов в Microsoft Access, с помощью мастера или конструктора запросов.

    реферат , добавлен 08.09.2010

    Отчеты как объекты СУБД Access, предоставляющие возможность выбирать из базы данных необходимую информацию и оформлять ее в виде документа, предназначенного для просмотра и печати. Создание простого отчета (с помощью мастера) и с группировкой данных.

    реферат , добавлен 29.06.2015

    Начало работы в Microsoft Access. Основные моменты создания несложной базы данных: создание титульного листа в режиме конструктор, базы данных, порядок занесения данных для базы в режиме презентации. Особенности оформления отчета и настройки программы.

    лекция , добавлен 07.02.2010

    Создание таблиц в приложении Microsoft Access; определение связей между ними. Задание полю индивидуального значения. Разработка запросов в режиме конструктора, форм с помощью "Мастера форм" и отчетов. Составление главной и подчиненных кнопочных форм.

    курсовая работа , добавлен 13.02.2013

    Рассмотрение интерактивной реляционной системы управления базами данных Microsoft Access. Графические возможности программы; создание таблиц, запросов, формуляров, отчетов, макросов и модулей. Сравнительная характеристика баз данных Clipper и Access.

    курсовая работа , добавлен 22.01.2013

    Отчет как форматированное представление данных, выведенное на экран, в печать или файл. Данные из запроса или таблицы в отчете, созданном в Microsoft Access. Способы создания отчета. Экспертные и обучающиеся системы. Изменение масштаба отображения отчета.

    реферат , добавлен 12.11.2010

    Интерфейс и начало работы в Microsoft Access. Построение реляционной базы данных и разработка инфологической модели. Разработка формы с помощью мастера форм и запроса в режиме конструктора. Создание таблиц данных. Поиск и замена значений в полях.

Лекция 15. Создание отчетов средствами MS Access

Отчеты представляют собой формат вывода информации в виде бумажного документа. По сравнению с формами, которые тоже могут выводиться на печать, отчеты обладают двумя принципиальными отличиями:

§ предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;

§ отчеты могут быть использованы для получения эстетично оформленных материалов, наклеек и других документов.

В основном отчеты применяются для просмотра «картины в целом», поэтому часто базируются на многотабличных итоговых запросах.

Окно отчета и его инструменты

Все инструменты, используемые для создания отчета эквиваленты соответствующим инструментам создания форм: Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчет: в столбец, Автоотчет: ленточный, Мастер диаграмм, Почтовые наклейки . Среди всех вышеперечисленных средств, новым является только мастер создания почтовых наклеек. Этот мастер позволяет выбрать поля с именами и адресами, выполнить их форматирование для использования в качестве почтовых наклеек, имеет жесткую специализацию и поэтому в настоящем курсе лекций не рассматривается.

Структура отчета в режиме конструктора практически полностью соответствует структуре формы и делится на разделы, имеющие то же назначение, но некоторые свои особенности:

§ «Верхний колонтитул» и «Нижний колонтитул» позволяют выводить общую информацию для всех страниц отчета, так как печатаются вверху и внизу каждой страницы соответственно, например, название документа, нумерация страниц, дата и время и т.д. Отобразить эти разделы можно командой меню Вид – Колонтитулы .

§ «Заголовок отчета» и «Примечание отчета» Печатаются только один раз в начале отчета и в конце отчета соответственно. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета. Если в этих разделах помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, то сумма рассчитывается для всего отчета. Включить эти разделы можно командой Вид - Заголовок/примечание отчета.

§ «Область данных» Раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

§ «Заголовок группы» и «Примечание группы» используются для реализации группировки в отчетах. Выводятся перед и после каждой новой группы записей, соответственно. Используется для печати названия группы и вычисления статистических функций. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в эти разделы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы.

Линейка с делениями и сетка помогают планировать расположение данных на странице. Изменить размер любого отдела можно, перетащив его границу.

Панель элементов практически полностью аналогична панели элементов форм и в комментариях не нуждается. Отображение панели элементов, аналогично формам, управляется командой Вид - Панель элементов , либо кнопкой Панель элементов на панели инструментов.

Для размещения полей таблиц или запросов в отчете удобно использовать окно «Список полей», которое можно включить командой Вид - Список полей .

В окне свойств можно установить свойства самого отчета, его разделов и элементов управления. Набор свойств, представленных в нем зависит от объекта. Для доступа к окну свойств компонента необходимо его выделить и нажать кнопку Свойства панели инструментов или выполнить команду меню Вид - Свойства . Описание окна свойств имеется в предыдущей лекции.

Вычисления в отчетах

В качестве значения свойства «Данные» практически любого объекта, позволяющего выводить данные, можно задать выражения любой сложности с использованием арифметических операторов. Кроме того, в вычислениях можно использовать любые встроенные функции, а также функции, которые определены разработчиком в модуле VBA . При необходимости можно использовать построитель выражений. Чтобы указать MS Access на необходимость использования выражения, ввод выражения обязательно должен начинаться со знака равно (=).

= [Стипендия]*0,5

Ссылаться можно только на поля данных размещенных на данной форме, либо на открытых отдельных формах. Во втором случае необходимо предусмотреть принудительное открытие форм содержащих требуемые данные, например средствами макросов.

Группировка в отчетах

Отчеты, в отличие от форм, позволяют выполнять группировку. Для включения группировки в отчет, используется окно «Сортировка и группировка», которое можно вызвать командой меню Вид-Сортировка и группировка (рисунок 15.1).

Рисунок 15.1 - Окно Сортировка и группировка.

В окне Сортировка и группировка можно определить до 10 полей или выражений, которые будут использоваться в отчете для группировки данных. Первый элемент списка определяет основную группу, а последующие подгруппы внутри групп.

В первой строке столбца Поле/выражение раскрывается список полей базовой таблицы или запроса. Если начать ввод со знака (=), то можно ввести в этом столбце выражение, содержащее ссылку на любое поле базовой таблицы или запроса.

Для каждого поля или выражения можно определить диапазон группировки, т.е. данные можно группировать не только по отдельным значениям, но и по диапазонам значений. Вид и размер диапазона зависят от типа данных поля или выражения.

При группировке по текстовому полю можно начать новую группу при изменении первого или нескольких начальных символов в значениях поля. Например, чтобы образовать по одной группе для каждой буквы алфавита, необходимо определить создание новой группы при изменении первой буквы значения поля – таким образом, будет получена группа записей, в которых значения поля начинаются с букв А, Б, В и т.д.

Чтобы задать группировку по первым символам, устанавливается значение свойства «Группировка» - По первым знакам , а значение свойства Интервал определяет число начальных символов, по которым необходимо образовывать группы.

Для чисел можно установить свойство «Группировка» в значение Интервал . В этом случае свойство «Интервал» определяет диапазоны группировки. Если в свойстве «Интервал» указано значение 10, то группы будут формироваться через интервал равный 10, например: от –20 до –11, от –10 до –1, от 0 до 9, от 10 до 19, от 20 до 29 и т.д.

Для полей даты/времени можно устанавливать значения свойства «Группировка»: По годам, По кварталам, По месяцам, По неделям, По дням, По часам, По минутам . Тогда свойство «Интервал» будет указывать на количество лет, кварталов, месяцев и т.д. в интервале.

Вычисление промежуточных итогов и итогов с накоплением

Еще одна задача, которую обычно приходиться решать при составлении отчетов, - это получение итоговых величин по группам данных. Для получения промежуточных итоговых значений для групп в эти разделы можно поместить дополнительные свободные элементы управления, в которых используется выражение, построенное с применением итоговых функций: Sum, Min, Max, Avg, Count, First, Last, StDev и Var.

Выражение в разделе группы, использующее итоговую функцию, не должно ссылаться на элемент управления, размещенный в области данных, т.е. не удастся создать вычисляемое поле в области данных и сослаться на него в выражении, использующем итоговую функцию. Но возможно повторить вычисляемое выражение в итоговом поле. Например, если вычисляемое поле в области данных с именем Цена содержит выражение [Цена за единицу]*[Количество] , то в разделе примечаний группы необходимо использовать выражение Sum([Цена за единицу]*[Количество]), а не Sum([Цена]) .

Используя раздел примечаний отчета, можно получить общие итоги по всем записям для любого поля или выражения. В примечании отчета, как и в примечаниях групп, допустимы любые итоговые функции.

Наряду с вычислением итогов в разделах групп можно создавать итоги с накоплением в области данных. Свойство «Сумма с накоплением» любого числового поля, размещенного в области данных, позволяет вычислять итоги, которые обнуляются в начале каждой группы или накапливаются на протяжении всего отчета. При размещении в области данных поля, для него устанавливается свойство «Данные» – значение поля для которого вычисляется сумма, а для свойства «Сумма с накоплением» - значение Для группы .

Контрольные вопросы

1. В чем основное назначение отчетов?

2. Какие способы создания отчетов вы знаете?

3. Что общего и в чем различие между основными разделами форм и отчетов?

4. Как создаются вычисляемые поля?

5. Как выполняется группировка в отчетах?

6. Как вычисляются общие итоги?

7. Как вычислить итоги с накоплением?

8. Назовите механизм настройки отчетов.

Задания для самостоятельной работы

Задание 1 . Создание отчета «Читатели библиотеки» при помощи мастера, по следующему описанию:

1. В окне «Базы данных» выполните переход в категорию «Отчеты».

2. Откройте окно мастера отчетов командой «Создание отчета с помощью мастера». Откроется окно диалога «Создание отчетов» (рисунок 15.2).

3. В раскрывающемся списке «Таблицы и запросы» укажите таблицу «Читатели».

4. Из списка «Доступные поля» в список «Выбранные поля» перенесите все поля таблицы. Нажмите кнопку Далее .

5. На данном этапе предлагается выбрать уровень группировки, но группировка не планируется, поэтому просто нажимаем кнопку Далее .

6. Установим порядок сортировки по полю «ФИО», затем нажмем кнопку Далее .

7. Выберем вид отчета – табличный для продолжения нажимаем кнопку Далее .

8. Выберем стиль текста отчета – сжатый . Нажмем кнопку Далее .

9. Укажем имя отчета Читатели библиотеки и нажмем кнопку Готово . Результат создания отчета изображен на рисунке 15.3


Рисунок 15.2 – Диалоговое окно «Создание отчетов»


Рисунок 15.3 – Фрагмент отчета «Читатели библиотеки»

Задание 2. Отредактируйте отчет «Читатели библиотеки» в режиме конструктора.

Задание 3 . Создайте собственный отчет для БД ИС «Библиотека» позволяющий выводить читательские билеты, по виду приближенные к настоящим.

Задание 4. Создайте отчет, предоставляющий информацию о количестве книг у каждого из читателей.

Федеральное агентство по образованию РФ

НОУ СПО Иркутский колледж экономики и туризма

По дисциплине: Информатика

Натему: Отчеты MicrosoftOfficeAccess

Работу выполнил:

Студент группы Т-09-2

Щеголев Александр

Проверил преподаватель:

Болохоева Елена Николаевна

Иркутск 2010

Введение

Глава 1. Создание отчета как объекта базы данных

1.2 Способы создания отчета

1.3 Создание отчета

Глава 2. База данных «Сотрудники ресторана ВасабиКо»

2.1.1 Поиск людей, проживающих в Иркутске

1.1.2 Поиск людей, не проживающих в Иркутске

1.1.3 Поиск по наличию телефона

1.1.4 Поиск родившихся в 19** году

1.1.5 Поиск работников, имеющих сан. книжки

1.1.6 Поиск только официантов

1.1.8 Поиск по фамилии клиента

1.1.9 Поиск по наличию телефона клиента

1.1.10 Поиск персонала по фамилии

Введение

С самого начала развития вычислительной техники образовались два основных направления ее использования.

Первое направление – применение вычислительной техники для выполнения численных расчетов, которые слишком долго или вообще невозможно производить вручную.

Второе направление – это использование средств вычислительной техники в автоматических или автоматизированных информационных системах.

СУБД Access (фирма Microsoft) имеет достаточно высокие скоростные характеристики и входит в состав чрезвычайно популярного в нашей стране и за рубежом пакета MicrosoftOffice. Набор команд и функций, предлагаемых разработчикам программных продуктов в сфере Access, по мощи и гибкости отвечает любым современным требованиям к представлению и обработке данных. Средства Access по разработке отчетов предназначены для создания макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных из таблиц в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют конструировать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа.

Глава 1 . Создание отчета как объекта базы данных

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

1.1 Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.

1.2 Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

Конструктор

Мастер отчетов

Автоотчет: в столбец

Автоотчет: ленточный

Мастер диаграмм

Почтовые наклейки

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

Щелкнуть на кнопке ОК.

Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде. В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

Изменение масштаба отображения отчета

Для изменения масштаба отображения пользуются указателем - лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе. Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

Печать отчета

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

В меню Файл щелкнуть на команде Печать.

В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.

Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по".

Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр. Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0. Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле <= ширина бумаги.

Для того чтобы подогнать размер отчета, необходимо использовать следующие приемы: изменить значение ширины отчета; уменьшить ширину полей или изменить ориентацию страницы.

1.3 Создание отчета

1. Запустите программу Microsoft Access. Откройте БД (например, учебную базу данных «Деканат»).

2. Создайте Автоотчет: ленточный, используя в качестве источника данных таблицу (например, Студенты). Отчет открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном вид.

3. Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо щелкнуть команду Закрыть на панели инструментов окна приложения Access. На экране появится отчет в режиме Конструктора.

Редактирование:

1) удалите поля код студента в верхнем колонтитуле и области данных;

2) переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.

3) Измените надпись в заголовке страницы

В разделе Заголовок отчета выделить надпись Студенты.

Поместите указатель мыши справа от слова Студенты, так чтобы указатель принял форму вертикальной черты (курсора ввода), и щелкните в этой позиции.

Введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.

4) Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок отчета под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.

5) На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет

Форматирование:

1) Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ»

2) Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона.

3) На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет.

Похожие публикации: