Работа над ошибками при помощи рецензирования в MS Word. Выбор «Режима структура»

Принято считать, что если человек может одновременно выполнять много различных задач, то это прямо-таки ценный сотрудник. Получается, что сегодня многозадачность приравнивается к продуктивности. Давайте разберемся, как вовлечение в несколько дел сразу влияет на и продуктивности.

Умение работать в режиме многозадачности подразумевает выполнение нескольких дел одновременно. Вспомните, как порой за чашкой кофе вы успевали и телевизор посмотреть, и в новостную ленту заглянуть.

Однако, чтобы работа в условиях многозадачности была действительно эффективна и приносила положительный результат, нужно научиться концентрироваться и не распыляться. Можно похватать по верхам и считать себя суперпродуктивным, а на деле не довести ни одно начатое дело до конца. Так, например, было у меня в самом начале карьеры, когда я пыталась делать все и сразу.

Развиваем способность работать в режиме многозадачности

Со временем я поняла, что фриланс-жизнь требует умения делать много дел. Поэтому методом проб и ошибок я нашла для себя несколько правил, как научиться работать в режиме многозадачности:

Правило 1 минуты. Наш мозг не может моментально переключиться с одного задания на другое, поэтому прежде, чем перейти к новому виду деятельности, устраиваю себе хотя бы минутный перерыв.
Работать в условиях многозадачности проще, если фиксировать дела, которые не были доведены до конца. Если решила прервать одно задание и вернуться к нему позже, то обязательно помечаю это.
Объединяю похожие дела в группы. Чтобы голова не разрывалась от бесконечного потока дел, группирую похожие задания в блоки и по мере выполнения перехожу от одной группы к другой.
Последовательная многозадачность. Чтобы ничего не упустить из виду, стараюсь доводить каждое дело до конца. Лучше сделать меньше дел, но качественно, чем не справится ни с одним.

Каковы негативные и позитивные последствия многозадачности?

Умение работать в условиях многозадачности дает человеку некоторые преимущества:

При эффективном планировании многозадачность действительно помогает успевать в разы больше дел;
Возможность работать в режиме многозадачности развивает мышление и умение концентрироваться на важном;
Многозадачность помогает быстро принимать важные решения. Иногда это бывает гораздо нужнее, чем тщательно обдумывать вопрос и взвешивать все решения.

В то же время есть и негатив:

Часто в режиме многозадачности люди делают ставку на количество, а не на качество, поэтому дела в большинстве случаев выполняются поверхностно;
Во время многозадачности сложно сконцентрироваться и быстро переключиться с одного дела на другое, поэтому часто ;
Если неправильно распланировать задачи, при их выполнении возникает утомляемость.

Как научиться работать в условиях многозадачности без негативных последствий?

Планирование. Не нужно полагаться на память, зафиксированные на каком-то носителе задачи – ;
Правило одной браузерной вкладки. Пока не закончим важное дело в одной вкладке — не открываем новую;
Смена обстановки. Будете проводить весь день за рабочим столом – быстрее будете утомляться.

Теперь вы знаете, как развить многозадачность без вреда для продуктивности и качества работы. Просто не слишком распыляйтесь, делайте все постепенно и доводите дело до конца. Успехов вам!

В программе MS Word есть специальный режим работы, который позволяет вносить правки и редактировать документы, не изменяя при этом их содержания. Грубо говоря, это хорошая возможность указать на ошибки, не исправляя их при этом.

В режиме правки можно сделать исправления, добавить комментарии, пояснения, примечания и т.д. Именно о том, как активировать этот режим работы, и пойдет речь ниже.

1. Откройте документ, в котором нужно включить режим правки, и перейдите во вкладку “Рецензирование” .

Примечание: В Microsoft Word 2003 для включения режима правки необходимо открыть вкладку “Сервис” и там выбрать пункт “Исправления” .

2. Нажмите на кнопку “Исправления” , расположенную в группе “Запись исправлений” .

3. Теперь можно приступить к редактированию (исправлению) текста в документе. Все внесенные изменения будут фиксироваться, а тип правки с так называемыми пояснениями будет отображаться справа от рабочей области.

Помимо кнопок на панели управления, активировать режим правки в Ворде можно и с помощью комбинации клавиш. Для этого просто нажмите “CTRL+SHIFT+E” .

Если это необходимо, вы всегда можете добавить примечание, чтобы пользователю, который в дальнейшем будет работать с данным документом, было проще понять, где он допустил ошибку, что требуется изменить, исправить, убрать вовсе.

Внесенные в режиме правки изменения невозможно удалить, их можно принять или отклонить. Более подробно об этом вы можете прочесть в нашей статье.

Вот, собственно, и все, теперь вы знаете, как в Word включить режим правки. Во многих случаях, особенно, при совместной работе с документами, эта функция программы может оказаться крайне полезной.

Итак, автор создал текст, сохранил его в файл с красивым названием «Речь нобелевского лауреата» и прислал в редакторское агентство GoreOtUma на редактуру и корректуру. Дальше с исходным авторским файлом будут работать еще два человека: редактор и корректор, а потом опять автор. Но эти трое (автор, редактор, корректор) находятся не за одну сотню километров друг от друга. Что делать? Как им понять друг друга, как объясниться и как получить ответы на вопросы? Каждому перечитывать текст снова и снова, раздраженно выискивать изменения и переносить правки друг друга в свои файлы? Ни в коем случае.

Нашлись умные люди и придумали в программе MS Word специальную функцию — режим рецензирования (или редактирования, или отображения всех изменений в тексте). В общем, называйте эту функцию как угодно, но благодаря ей автор увидит всю правку редактора и корректора, сможет принять/отклонить эту правку и ответить на вопросы, сидя за своим компьютером и просто открыв присланный редактором файл. А потом все, что сделал автор в том же режиме рецензирования, смогут увидеть редактор и корректор. Правка каждого, кто работает с файлом, будет автоматически выделяться другим цветом. Таким образом, все исправления автора, редактора и корректора сохраняются в одном файле. Это очень важно для получения качественного результата.

Как включить режим рецензирования
на вашем компьютере

Чтобы приступить к редакторской правке вашего текста, наш редактор откроет файл автора в MS Word 2007 и выберет вкладку «Рецензирование» (в верхней области панели инструментов) (рис. 1).

ВАЖНО! Все рисунки можно увеличить!

Выбираем вкладку «Рецензирование»

Обращаем ваше внимание на следующий момент : MS Word 2007 имеет формат.docx. Если ваш документ создан в MS Word 2003 (или ниже), на экране появится предупреждение о режиме ограниченной функциональности. Что делать? Сохранить файл в MS Word 2007 с расширением.docx и продолжать работу.

Благодаря работе в режиме рецензирования, абсолютно все исправления, которые редактор будет делать в тексте, автор сможет видеть. Для этого наш редактор нажмет кнопку Исправления (рис. 2). Тогда все исправления автоматически будут выделяться в файле (например, красным цветом).

Нажимаем кнопку «Исправления»

Когда редактор внесет всю необходимую правку, задаст свои вопросы автору в специальных примечаниях, он сохранит файл и перешлет его обратно автору. Название файла будет отличаться от исходного специальной пометой редактора: «Речь нобелевского лауреата_1-я редактура на снятие вопросов автору».

Автор откроет полученный от редактора файл в MS Word 2007 и будет работать по той же схеме, что и редактор: выберет вкладку Рецензирование (в верхней области панели инструментов), ознакомится с исправлениями редактора/корректора. Если пожелает внести дополнительные исправления, нажмет кнопку Исправления , добавит всё, что нужно. Исправления автора в этом случае будут автоматически выделяться другим цветом, например синим. Когда текст снова вернется к редактору, на 2-ю (контрольную) редактуру, это позволит избежать путаницы.

Как редактор будет задавать вопросы автору
в режиме рецензирования

Это очень просто. Работая с текстом в режиме рецензирования, редактор выделит фрагмент текста, слово или словосочетание (рис. 3), относительно которого возник вопрос:

Выделяем фрагмент текста, относительно которого нужно задать вопрос автору

Потом в верхней панели редактор нажмет кнопку Создать примечание (рис. 4). При этом выбранный фрагмент текста выделяется красным цветом, а на полях появится поле для ввода комментария. Кроме того, справа от кнопки Создать примечание станет активной кнопка Удалить примечания .

Создаем примечания на полях текста

Для того чтобы ответить на вопрос в созданных редактором на полях примечаниях, автор должен аналогичным образом выделить нужный фрагмент, нажать кнопку Создать примечание . В новом окошке на поле справа набрать ответ. Созданное примечание будет тоже другого цвета, например зеленого, и всегда будет понятно, кто что спросил и кто что ответил. (Мы, как правило, просим авторов отвечать на вопросы редактора, не создавая новое окошко-примечание, т. е. непосредственно после нашего вопроса. Так можно сэкономить место и избежать путаницы.)

Как будут отображаться исправления и примечания редактора в режиме рецензирования

Есть несколько вариантов отображения внесенных исправлений и примечаний. Выбрать наиболее удобный можно, нажав кнопку Выноски (она находится справа от кнопки Исправления ).

Для выбора варианта отображения исправлений в тексте нажмите «Выноски»

После того как вы нажмете кнопку Выноски , появится выпадающий список из трех вариантов (рис. 6):

Показывать исправления в выносках — примечания и исправления будут отображаться в виде выносок на полях.

Вот так это будет выглядеть в тексте:

Вариант отображения правки в выносках на полях

Показывать все исправления в тексте — все исправления и примечания будут отображаться прямо в тексте.

Вот так это будет выглядеть:

Вариант отображения правки прямо в тексте

Показывать только примечания и форматирование в выносках — только примечания и форматирование документа будут отображаться в выносках, а все другие правки (орфографические, пунктуационные и т. д.) — прямо в тексте.

Многими руководителями проектов многозадачность была высоко оценена, как секрет достижения успеха на рекордных скоростях. Но за прошедшие годы, это утверждение было развеяно.

Опубликованные исследования, направленные на опровержение заявленного преимущества многозадачности, призывают деловое сообщество фактически вывернуть процесс многозадачности наизнанку, чтобы определить, чем этот режим является, союзником или врагом? Насколько это может повлиять на личностные профессиональные качества? Многозадачность, также может нанести вред хозяйствующему субъекту, независимо от того, семейный это бизнес или компания из ТОП-списка.

Вы все еще думаете, что можете выполнить большую работу по вашему проекту, если вы одновременно отвечаете на электронные письма, находясь на конференции и помогая коллеге разобраться в полученном отчете? Читайте дальше, и мы рассмотрим 7 возможных недостатков многозадачности.

1. Потеря фокуса

Работниками и работодателями, которые часто переключаются на различные задания и проекты в конечном итоге возникают проблемы с отделением первостепенных задач от неважных.

Они распыляют свое время и внимание настолько, что не могут извлечь важную ключевую информацию и опыт из каждого задания, над которым они работают. И хотя многие задачи по проекту являются повторяющимися и даже несколько административными, долгосрочные последствия многозадачности могут помешать вам оставаться сфокусированным и собранным.

Говорите ли вы по телефону с клиентом или проверяете ваши сообщения в электронной почте, разделите свое время на небольшие блоки для решения конкретных задач и проверяйте их по вашему списку по одному.

2. Потеря памяти

Многозадачность может быть одной из самых активных деятельностей вашего мозга. Это может привести к чрезмерной стимуляции познавательной функции, что, в конечном счете, может привести к потере памяти.

Темп снижения восприимчивости памяти может быть дополнен другими предрасполагающими факторами, такими как возраст, окружающая среда, и существующие условия здоровья. Если вы не ориентированы на проект, отвлекаетесь на постоянные коммуникации с навязчивыми коллегами, общаетесь по телефону по тема, не связанным с проектом или сидите в социальных сетях, то будет сложно, или практически невозможно, вернуться к тому месту где вы были прерваны. Имея слишком много внешних раздражителей, которые возникают одновременно, мозг не может четко различать между тем, что действительно важно для вашего проекта, а что случайное фото котиков.

3. Снижение производительности

Конкуренция в бизнесе в основном сводится к тому, что побеждает тот, кто работает лучше. Успех проекта также зависит от производительности и личных качеств менеджера проекта. Чтобы быть успешным, вам нужно удалить как можно больше недостатков или “ошибок”, из ваших рабочих бизнес процессов, для того, чтобы получить максимальную отдачу от вашего времени и членов команды.

Бесшовные операции в бизнес процессах, однако, не могут быть достигнуты с ленивой командой. Если ваши сотрудники не работают на оптимальном уровне, чаще всего это проблема многозадачности. Они могут прикрываться соображениями на тему того, что жонглирование многими проектами одновременно, непосредственно увеличит их производительность. Пришло время положить этому конец! Переключение между задачами может быть контрпродуктивным для прогресса.

4. Неорганизованность

Члены команды начинают выполнять новую задачу, в то время как существующие задачи все еще находятся в списке недоделанных дел. В результате их нагрузка в течение недели увеличивается. Приходят новые задания, которые еще больше ухудшают невыполненные задачи, которые должны быть выполнены.

Офис без документов – это не реально для большинства людей (или даже желательно). Задачи приносят с собой записки, бумажки, распечатки и так далее. Добавление большего количества документов в такую ситуацию, создает захламленное рабочее место, что в конечном итоге превращается в потерю производительности.

5. Противоречивые результаты

Многозадачность может работать, показывая определенные достижения, но она также имеет риск получения противоречивых результатов. Опасность заключается в том, что люди на самом деле не в полной мере обладают способностями, для определения важности каждой задачи и выставления приоритетов соответствующим образом.

В какой-то момент, вы будете управлять членами проектной команды, ориентируясь на неправильные пункты или задачи из всех основных аспектов проекта. Создаются эфимерные показатели успешности будущего проекта.

6. Повышенный уровень стресса.

Вы не обязательно чувствуете это сразу же, привычка переключения между задачами может создать дополнительный стресс для вашей, уже напряженной, рабочей недели.

Как уже упоминалось ранее, мозг получает много входных данных при многозадачности, поэтому он устает быстрее и имеет более высокий риск выгорания. Например, участие в важных телефонных переговорах и одновременная попытка сделать таблицу для предстоящей презентации может оказать двойное давление на вас.

7. Увеличение расходов.

Финансовые последствия многозадачности могут расшатать шансы на выживание вашего бизнеса в целом. В самом деле, согласно докладу KRONOS, инновационные британские компании терпят убытки в размере около £60 млрд в год из-за потери времени на работников, выполняющих ненужные задачи.

Причиной этого является отсутствие творчества и повсеместный характер отвлечений на рабочем месте. Когда сотрудники теряют фокус, их компании не вписываются в соответствующие финансовые показатели. Это может повлиять на вашу способность для достижения целей проекта, или реализовать ваши проекты в рамках бюджета.

Чтобы избежать необходимости работать в многозадачном режиме, убедитесь в вашей команде проекта есть план, который направляет всех на каждом этапе пути, в достаточной мере, чтобы выполнить работу эффективно.

Поощряйте свою команду, чтобы она планировала свои ежедневные нагрузки, так, что им не придется выполнять множество задач в один день или неделю. Это не только поможет вашему проекту в целом, но и отдельные участники проектной команды также извлекут выгоду из повышения внимания к их развитию и улучшению общего состояния здоровья.

У пользователей старых версий Word при открытии документов появляется надпись о режиме ограниченной функциональности. Возникает вопрос, что означает этот режим ограниченной функциональности в Ворде , как убрать его. Ведь это уменьшает возможность редактирования текстов, не даёт доступа к новым расширениям, в целом, создаёт неудобство в работе. Вызывать программиста для такой несложной работы, как изменение формата, в этом случае не потребуется, вы, изучив наши рекомендации, вполне справитесь с задачей, не потратив на это много времени.

Что означает ограничение функциональности

Текстовый редактор Word, входящий в пакет Microsoft Office , постоянно обновляется разработчиками: увеличиваются возможности, изменяется интерфейс. Это отразилось в расширении: Ворд 2003 имеет doc, а 2007/2010 - docx. Пользователи же подчас, привыкнув к одной программе, неохотно меняют её на новую. Но если приходится пересылать либо переносить файлы на другой компьютер, с установленными там обновлёнными программами, возникают проблемы. Так случилось и с Word. Файлы, выполненные и сохранённые в формате 2003 года, открываются в других только для чтения, без возможности редактирования данных. Пользователям сообщается, что задействован режим ограниченной функциональности. Созданные же в 2007 вообще не открывались сначала у тех, у кого стоял привычный Word 2003, либо не работали некоторые дополнения. Разработчиками сделана утилита, позволявшая открывать документы, созданные в Ворд 2007 через 2003-й. И всё же режим ограниченной функциональности порой не даёт полноценно работать:

Нет доступа к созданию новых документов.
Открытый текст можно просмотреть, но не редактировать.
Нельзя пользоваться расширенными возможностями, такими как экспорт в PDF, новые шаблоны.

Режим ограниченной функциональности Word 2010, как убрать - читайте ниже. На самом деле отключить режим - процедура несложная, не требующая больших затрат времени и каких-то специальных знаний. Прочитайте нашу инструкцию, и сможете спокойно работать с вашими текстами.

Удаление ограничений

Вы подготовили текст дома на стареньком, но на таком привычном вам Word 2003. Принесли файл на флешке или другом носителе на работу, к друзьям, а там установлен Ворд 2007/2010. Вам перед распечаткой нужно внести изменения либо дополнения, но это недоступно. Итак, перед вами стоит выбор: извиниться и предложить сделать всё позже, когда вернётесь домой, или преобразовать документ, чтобы пользоваться всеми возможностями, предоставляемыми разработчиками.

Если вы выбрали второй вариант, то вам нужно знать, как сделать так, чтобы всё заработало. Здесь возможны два способа: с сохранением исходного файла или без сохранения.

Вы решили преобразовать документ 2003 в новый формат, но оставить и исходник. Вам нужно просто пересохранить с другим расширением. Для этого зайдите в «Файл» - «Сохранить как ». В строке «Тип файла» выберите «Документ Word», впишите другое название. Откроется дополнительное окошко, где будет предупреждение, что новая версия не станет открываться в Office Нажмите OK, предварительно можно поставить галочку «Больше не задавать этот вопрос», чтобы в следующий раз это сообщение не появлялось. Система сохранить оба варианта с разными расширениями.
Если вам не нужно сохранять исходный вариант, то поступаем так: во вкладке «Файл» переходим на «Сведения», там кликаем на «Преобразовать». Вы получите файл с расширением docx, все новые функции станут работать без проблем.

Примечание: в интерфейсе Ворд 2007 вместо «Файл» в верхнем левом углу стоит кнопка «Office».

В Ворде 2013 проблема решается аналогично, принцип работы не изменился.

Если у вас старая версия Ворд, режим ограниченной функциональности, как отключить его? Убрать его не требует особых умений. Вам не придётся обращаться к специалистам, оплачивать их услуги. Каждый пользователь легко с ней справится, следуя нашим рекомендациям.