Как правильно систематизировать информацию. Как систематизировать информацию на компьютере? Об использовании тетрадей на кольцах

День 5. Организация удобного хранения информации

Добрый день, друзья!

Сегодня последний учебный день нашей недели и тема сегодняшнего дня - организация удобного хранения информации. Сегодня вечером я подведу итоги и опубликую список победителей, которые получат возможность бесплатно принять участие в 5-ти дневном курсе «Мама-фрилансер: как успевать жить и работать» . Доделывайте задания, пишите комментарии, у вас ещё есть целый день! А сегодня мы с вами познакомимся с ещё одним полезным инструментом, который поможет нам более эффективно хранить и систематизировать информацию.

И прежде, чем мы начнем, у меня есть для вас подарок - мини-книга «10 легких способов повысить продуктивность работы из дома» с интервью известных SEO фрилансеров, которые делятся своими секретами эффективной работы из дома. Забирайте по ссылке:)

В течение 3-х дней мы с вами учились рисовать карту жизни в целом и проработали важные области своей жизни, в которых хотелось детально разобраться, найти решение ли создать четкий и понятный план действий. В процессе создания ментальных карт у вас возникали свежие идеи, появлялись новые планы. В каких-то сферах возникла необходимость расширить знания, получить новые навыки и т.д. Все это требует простого и, главное, доступного в любой момент инструмента сохранения информации в удобном виде.

Конечно, самым универсальным способом фиксировать свои мысли и идеи, был и остается блокнот и ручка. Однако мы столько времени проводим в интернете, столько информации получаем с экрана монитора, столько файлов сохраняем ежедневно вэлектронном виде, что одной бумаги и ручки становится недостаточно.

Нам часто необходимо быстро найти сохраненный файл, восстановить важную информацию в памяти, перечитать понравившуюся заметку. И мы сталкиваемся с проблемой удобной организации информации: закладок в браузере становится слишком много, количество сохраненных файлов на компьютере с каждым днем растет, разобраться, вспомнить и найти нужную и информацию становится целой проблемой. Кто из нас ни разу не искал сохраненный вчера файл, или не пытался вспомнить, на каком сайте видел полезную статью, которую забыл добавить в закладки?

Даже огромное количество папок по разным тематикам не спасают ситуацию, а лишь запутывают и увеличивают количество кликов на пути к нужному файлу.

Все это создает хаос не только в наших документах, но и в голове. Пытаясь поддержать порядок на компьютере, мы обычно:

• Продумываем логичную систему каталогизации
• Создаем вложенные папки
• Переименовываем файлы, создавая для них понятные названия
• Копируем файлы из одной папки в другую (например, из «Входящие» в «Работа»)

Такой подход требует времени, дополнительных усилий и хорошей самоорганизации, но и работает он хорошо. Однако, когда дело касается всякой интересной информации, найденной в интернете и путевых заметок, которые обычно легче удалить, чем отсортировать по какому-то принципу, нам поможет сэкономить время и силы Evernote. Это инструмент, который позволяет сохранять информацию в удобном виде и искать по тегам и меткам. Кроме того этот инструмент сочетается с логикой ментальных карт, и его можно использовать совместно с mindmeister.

Сервис позиционируется, как «расширение для человеческой памяти», потому что все что нужно зафиксировать в памяти, можно в нем сохранить и предоставляет нам следующие возможности:

• Сохранять самую разную информацию в удобном виде. Вы можете хранить в нем свои мысли, идеи, заметки, списки дел, картинки, фотографии, веб-страницы.

Идеален для хранения кулинарных рецептов, идеи для творчества и хранения разных интересных интернет находок, которые хочется прочитать или посмотреть. Иногда хочется сохранить полностью всю страницу, но это так неудобно делать на компьютере - вместе с одним единственным файлом приходится сохранять ещё и целую папку с картинками, иконками и прочим. Evernote решает эту проблему, сохраняя всю необходимую информацию в один блокнот. А чтобы автоматизировать процесс сохранения данных можно установить Evernote web clipper (плагин для всех популярных браузеров).

• Синхронизировать информацию между разными устройствами. Вся информация сохраненная в Evernote - ваши заметки, файлы и изображения, будут доступны вам с любого компьютера или другого устройства с возможностью выхода в интернет.
• Предоставить общий доступ к заметкам вашим коллегам и друзьям. Таким образом, вы сможете работать над проектами сообща.
• Создавать теги, по которым легко найти всю нужную информацию по одной теме
• Планировать проект — для того, чтобы расписать этапы и задачи по вашим проектам, можно использовать наборы блокнотов. В каждом наборе можно сортировать различные задачи проекта и использовать систему тэгов.
• Использовать Evernote на телефоне, чтобы сфотографировать запись на доске, визитную карточку или чек. Evernote автоматически распознает текст на фотографиях для последующего поиска

http://www.teachvideo.ru/course/491

А я записала небольшое видео, где рассказываю, что это такое и с чем его едят.

В рамках нашей недели «Жизнь, как проект - как эффективно систематизировать информацию» я предлагаю использовать этот сервис для сохранения всяческих вдохновляющих вещей и идей для разных сфер жизни. Для этого нужно назвать блокноты так, как называются ваши важные области жизнии, сохраняя заметки, переносить их в эти блокноты.

Это очень удобно и этим можно заниматься, даже не заходя специально на страницу сервиса. Достаточно будет установить плагин Evernote web clipper для вашего браузера и, нажав правую кнопку мыши, выбрать «Скопировать в- скопировать эту страницу».

Кроме того, сохраняя заметки в вы также можете давать на них ссылки в mindmeister . Таким образом все ваши заметки будут удобно связаны между собой.

Задания на сегодня:

1. Зарегистрироваться с Evernote
2. Установить плагин Evernote web clipper
3. Поискать вдохновение на любимых сайтах и начать сохранять идеи с помощью Evernote. Попробовать использовать в связке с mindmeister.
4. Напишите, пожалуйста, понравилась ли вам эта неделя. Узнали ли вы что-то новое, понравилось ли работать с ментальными картами?
5. Какие результаты вы получили во время выполнения заданий и довольны ли ими?

Не зря говорят, что лень — двигатель прогресса. Лично меня она подвигает на постоянный поиск каких-то способов упрощения повседневной жизни. Помогает мне в этом внутренний радар, настроенный на восприятие новой информации. Как только я слышу про что-то новенькое в интересной для меня области, стараюсь сразу проверить, не будет ли оно для меня полезным.

Иногда я сознательно ищу решения для упорядочивания информации, поток которой захлестывает ежедневно и ежечасно. И тогда я стараюсь накопать побольше, отобрать лучшие варианты и испробовать их на практике, чтобы остановиться на самом удобном и пользоваться долго.

Самое удивительное, что часто эти программы находятся совсем рядом, просто нужен другой человек, свободное время или конкретная задача, чтобы «открыть Америку» лично для себя. Поскольку мне регулярно приходится открывать глаза своих знакомых на те инструменты организации информации, которые находятся под рукой и даже не стоят денег, сегодня я хочу сказать о трех самых сильных из них (по моему субъективному мнению). Возможно, какая-то из них пригодится и вам тоже.

1. MS OneNote — это поистине программа-невидимка и золотая находка. Живет она в офисном пакете Windows, начиная с MS Office 2003, но большинство моих знакомых о ней ничего не слышали. По сути, это программа-блокнот с несколькими уровнями иерархии, позволяющими создавать записные книжки, разделы, страницы и подстраницы.

Подходит для систематизации и хранения любой информации, которая обычно болтается у вас на рабочем столе и в «Моих документах», в лучшем случае разложенная по папочкам — текст, картинки, целые страницы из интернета прямо со ссылками, аудио и видеофайлы. Например в ней можно хранить:

• информацию по определенной теме для последующего выбора — если вы выбираете пылесос, телефон, автомобиль или курсы по тайм-менеджменту
• информацию о покупках — где и за сколько купили, сроки гарантии
• информацию о документах, особенно, если часто приходится заполнять какие-то данные в электронном виде
• информацию о ваших клиентах, студентах
• рецепты
• планы
• любые списки:
  • wish list,
  • подарки, которым обрадовались бы ваши друзья,
  • книги, которые вы прочли или только хотели бы,
  • фильмы, которые вы хотели бы посмотреть и ваши впечатления
• информацию для поездки, списки вещей в дорогу
• ваш дневник, ключевые события, которые хотели бы сохранить в памяти, заметки из путешествий
• конспекты прочитанных книг, записи по учебным курсам, ваши собственные статьи, черновики и наброски
• идеи для рукоделия
• свайп-файлы
• рисунки и пометки

Возможности программы безграничны. Можно выбрать вид «подложки», всевозможно редактировать текст, делать списки с чек-боксами (для отметки галочками), рисованные пометки. Можно использовать теги — ключевые слова, или просто пользоваться поиском.

Есть версии для android, iOs и OSX. Для любителей Apple есть ещё и платная программа Outline: для IOS — полный вариант, для MacOS доступна пока только версия для чтения готовых заметок. Её преимущество в том, что записные книжки можно хранить только на компьютере.

Единственным достойным конкурентом OneNote я считаю Evernote . Вы могли видеть на своем телефоне или планшете зеленого слона — это она. Суть программы та же. Несколько в другом формате представлены записки. Изначально ориентирована на синхронизацию с мобильными устройствами через интернет. У нее есть ограничения по использованию бесплатного аккаунта. Зато эта программа может использоваться и на платформах Apple, и на старых версиях android.

Пользователи Linux могут попробовать Keynote (не путать с программой для презентаций от Apple) — удобная, но, на мой взгляд, не такая дружелюбная для неподготовленного пользователя, как две первые.

2. Вторым по важности удобнячком считаю программы по построению карт памяти — mind maps . Много лет использую разные программы для графического представления различной информации. В частности:

Для планов статей
для конспектов книг, лекций, подготовки вопросов к экзамену
развернутого планирования достижения целей
планирования мероприятий
поиска решений

Безусловным лидером таких программ, на мой взгляд является Mind Manager — это самая удобная программа, но вместе с тем и самая дорогая. Вариант подешевле — Xmind . У нее есть бесплатная версия — вы сможете делать карты для собственного использования, но не сможете экспортировать в pdf, чтобы показать другу, у которого не установлена эта программа.

Самый доступный вариант Freemind — она бесплатна, интуитивно понятна и подходит для любой платформы.

3. Очень долго я искала удобный для меня планировщик . Так как я не очень рациональный человек, и с трудом могу действовать четко по намеченному плану, мне нужна была программа гибкого планирования, которая бы не стала кладбищем несбывшихся дел, при этом не будучи слишком примитивной. Не менее важным именно в этом случае было бы иметь синхронизацию с телефоном или планшетом, чтобы в нее можно было заглянуть на ходу или записать что-то новенькое.

Сейчас существует огромное количество планировщиков разной степени сложности. И, возможно, мой выбор окажется неудачным решением для тех, кто предпочитает строить все планы в единой структуре в одном месте, или имеет много задач, привязанных ко времени. Я же предпочитаю ежедневное планирование на бумаге, поэтому программа-планировщик служит для меня в первую очередь в качестве обзора всех задуманных задач (по сути, это для меня электронный вариант системы «Автофокус»).

Итак, моего победителя зовут Wunderlist . Сначала программа показалась мне совсем простой, пока я не обнаружила, что в ней есть подзадачи и место для дополнительной информации. То есть если в теме «Порядок» у меня есть пункт «Отдать даром ненужные вещи», то внутри я могу составить список вещей, а так же список мест, куда я могу обратиться для этого.

В платной версии программы можно даже прикреплять файлы и направлять задания другим людям. Хотя большинству вполне достаточно будет и бесплатной. Несмотря на то, что программа просит зарегистрироваться, можно пользоваться автономной версией программы бесконечно долго, и зарегистрироваться, только когда решите синхронизировать информацию на компьютере и телефоне.

Wunderlist позволяет выделять важные события, ставить дедлайны и напоминания, в том числе для повторяющихся событий.

Программа доступна для Windows, всех платформ Apple, android и в качестве web-приложения.

Вот такая тройка лидеров. А какие программы для упрощения жизни используете вы? Напишите в комментариях, я буду рада узнать что-нибудь новое.

Один из вопросов, который волнует исследователя, касается систематизации собранных знаний, фактов, данных, мнений, ключевых слов, заглавий, заметок.

Допустим, вы пишете книгу. Первое, с чего вы должны начать, это сбор материалов. После того, как материалы собраны, нужно правильно систематизировать полученные данные и выявить закономерности. После этого составить структуру будущей книги, а также выявить недостающие звенья в логических заключениях и заполнить их.

Конечно, велик соблазн взять ранее изданную книгу по исследуемой теме и скопировать структуру оттуда. Но, поступая таким образом мы не привносим ничего нового, а хочется сделать нечто большее, чем уже известно.

Кстати, говоря, процесс подобный тому, что описываю я, Эдвард Де Боно называет боковым - латеральным . Он утверждает, что открыл новый способ мышления. Конечно, это не так. Латеральное мышление никакой не новый вид мышления, а один из этапов логического мышления, а именно процесс анализа - синтеза.

Как систематизировать информацию

В своей работе по систематизации я использую бумагу и ручку. Я не пользуюсь электронными средствами систематизации - слишком уж много кликов мышкой или нажатий на клавиатуре следует сделать для того, чтобы выполнить определенное действие.

Описание процедуры:

1. Записываю мысли и ключевые слова в список.
2. Беру книгу какого-либо гуру по нужной теме и выписываю оттуда ключевые слова, названия глав, термины (составляю тезаурус).
3. При помощи wordstat.yandex.ru (а можно при помощи программы key-kollector) собираю статистку по выписанным ключевым словам.
4. Выписываю высокочастотные ключевые слова на листочки.
5. Сортирую записи и выявляю скрытые закономерности.

До этой простой и очевидной процедуры я шел много лет.

• Во-первых, обязательно следует мысли записывать на отдельных листочках, чтобы не было пространственной и психологической привязки к сложившейся структуре информационных фреймов.
• Во-вторых, во время разработки проекта следует исследовать авторитетные источники на предмет поиска ключевых слов.
• В-третьих, собранные данные нужно мгновенно сворачивать и разворачивать, например, на полу, чтобы иметь как можно более широкий или узкий взгляд на проблему.
• В-четвертых, идее следует дать отлежаться. Например, я держу на рабочем столе несколько стопок с карточками, чтобы иметь возможность мгновенного доступа к планируемому проекту.

Работа по сбору ключевых слов и понятий - это составление тезауруса разрабатываемой темы

Тезаурус (от греч. θησαυρός - сокровище), в общем смысле - специальная терминология, более строго и предметно - словарь, собрание сведений, корпус или свод, полномерно охватывающие понятия, определения и термины специальной области знаний или сферы деятельности, что должно способствовать правильной лексической, корпоративной коммуникации (пониманию в общении и взаимодействии лиц, связанных одной дисциплиной или профессией); в современной лингвистике - особая разновидность словарей, в которых указаны семантические отношения (синонимы, антонимы, паронимы, гипонимы, гиперонимы и т. п.) между лексическими единицами. Тезаурусы являются одним из действенных инструментов для описания отдельных предметных областей.

Как я шел к описанному выше способу

1. Делал записи в тетрадь - недостаток такого подхода в том, что очень трудно взглянуть на ситуацию, как бы с альтернативной точки зрения.
2. Использовал тетрадь на кольцах - недостаток этого метода в том, что на каждую идею (ключевое слово) следует выделять отдельный листок. Слишком много бумажных отходов.

Об использовании тетрадей на кольцах

1. Я до сих пор практикую конспектирование лекций при помощи тетрадей на кольцах.
2. Пишу только на одной стороне листка - это позволяет после составления конспекта выложить все листки на пол и охватить одним взглядом все что я законспектировал.
3. Каждую главу начинаю с нового листка -для того, чтобы было проще сортировать листки конспекта.
4. Если возникают визуальные образы во время конспектирования, обязательно рисую.

О майндмапах

Когда мы говорим о систематизации знаний, то, как правило, собеседник вспоминает об интеллект-картах.

Диаграмма связей, известная как интеллект-карта, карта мыслей (англ. mind map) или ассоциативная карта, - способ изображения процесса общего системного мышления с помощью схем.

Майндмапы, на мой взгляд, практически не пригодны для систематизации.

• Каждый элемент информации требует очень много лишних телодвижений. Слишком долго времени тратится на то, чтобы «отрывать» листки и переносить с одного дерева на другое.
• Слишком много действий нужно сделать для того, чтобы переходить с позиции «под микроскопом» в позицию «с птичьего полета» .
• При использовании компьютерного ПО очень сложно оформлять документы спонтанными рисунками и особыми значками. То есть при использовании майндмапов полностью выключается позиционная память и позиционное мышление, когда на подсознательном уровне исследователь может быстро найти нужную карточку.

Майндмапы очень хорошо подходят для презентации идей перед аудиторией, но, не для научного поиска.

Сравним ручной и программный способ обработки информации

• Например, для того чтобы изменить масштаб картинки, в компьютерной программе нужно нажать ctrl + или ctrl -, а при работе с бумагой следует лишь отодвинуть листок подальше от глаз:)
• Для того, чтобы перебросить элемент в дереве знаний, нужно: 1. Создать новое дерево, 2. Вырезать элемент из старого дерева, 3. Перенести элемент. В то же время, если мы работаем вручную, то нам всего лишь, нужно взять карточку рукой и перенести ее в другую стопку.
• Для того чтобы получить доступ к проекту на компьютере, его нужно открыть. В то же время, если вы работаете вручную, папка с карточками идей может располагаться прямо рядом с клавиатурой - это очень удобно для мгновенного доступа к проекту.

Использование редактора Word для систематизации данных

Первый раз мне об этой возможности подсказал литературный редактор моей книги по программированию. Я удивился, когда он, совершенно не ориентируясь в предмете, быстро нашел дублирующие куски текста.

Оказалось, редактор использовал редакторские стили Word .

Word отлично подходит для систематизации знаний как для небольших, так и больших проектов, особенно, если общая структура документа уже определена.

Систематизация с привлечением помощи друзей

Интернет сервис docs.google.com позволяет легко и просто привлекать к редактированию документа ваших знакомых и друзей. Все, что требуется от исследователя - составить текст-затравку и пригласить к редактированию текста друзей и коллег.

Просите своих друзей, писать записи разными цветами, чтобы было проще разобраться в какофонии мнений.

После того, как каждый из участников дискуссии высказался, подчистите документ и заново переформулируйте его.

Мини-мозговые штурмы можно проводить с использованием электронных журналов и социальных сетей. В этом случае, вы можете оформить статью, как эту и опубликовать ее в разных источниках.

PS: Мне будет интересно познакомиться людьми, которые работают в направлении поиска смыслов. Если у вас есть мысль или вопрос - напишите мне письмо. Я отвечаю на все письма.

Информация, полученная путём чтения, предназначается для дальнейшего использования, поэтому её следует фиксировать: делать пометки, подчёркивания, разного вида записи (выписки, план, конспект, конспект-схемы и др.). Рассмотрим перечисленные виды записей более подробно.

План – это «скелет» текста, он компактно отражает последовательность изложения материала. План, как форма записи, обычно значительно более подробно передаёт содержание частей текста, чем оглавление книги или подзаголовки статей. Форма записи в виде плана чрезвычайно важна для восстановления в памяти содержания прочитанного, для развития навыка чёткого формулирования мыслей, умения вести другие виды записей. Чтобы облегчить работу, самые важные места в книге отмечайте, используя для этого легко стирающийся карандаш или вкладные листки. Запись любых планов следует делать так, чтобы её легко можно было охватить одним взглядом.

Выписки. Выписать – значит списать какое-нибудь нужное, важное место из книги, журнала, сделать выборки (от слова «выбрать»). Вся сложность выписывания заключается как раз в умении найти и выбрать нужное из одного или нескольких текстов. Выписки особенно удобны, когда требуется собрать материал из разных источников.

Они могут служить подспорьем для более сложных видов записей, таких как тезисы, конспекты.

Выписки можно составлять в гибкой форме, которая облегчала бы их накопление, изменение, а также подбор по какому-либо признаку или принципу.

Выписки следует делать после того, как текст прочитан целиком и понятен в целом.

Остерегайтесь обильного автоматического выписывания цитат взамен творческого освоения и анализа текста.

Выписывать можно дословно (цитатами) или свободно, когда мысли автора излагаются своими словами. Большие отрывки текста, которые трудно цитировать в полном объёме, старайтесь, предельно сократив формулировку и сконцентрировав содержание, записать своими словами.

Конспект – это последовательная фиксация, отобранной и обдуманной в процессе чтения информации. Конспекты бывают четырёх типов:

плановые - каждому вопросу плана соответствует определённая часть конспекта;

текстуальные, состоящие из цитат;

свободные, сочетающие выписки, цитаты, тезисы;

тематические, содержащие ответ на поставленный вопрос по нескольким источникам.

Ознакомьтесь с текстом, прочитайте предисловие, введение, оглавление, главы и параграфы, выделите информационно значимые места текста.

Сделайте библиографическое описание конспектируемого материала.

Составьте план текста – он поможет вам в логике изложения группировать материал.

Выделите в тексте и запишите их с последующей аргументацией, подкрепляя примерами и конкретными фактами.

Используйте реферативный способ изложения (например: «Автор считает…», «раскрывает…».).

Собственные комментарии, вопросы, раздумья располагайте на полях.

В заключении обобщите текст конспекта, выделите основное содержание проработанного материала, дайте ему оценку.

Конспект- схема – это схематическая запись прочитанного. Наиболее распространёнными являются схемы «генеалогическое дерево» и «паучок».

В схеме «генеалогическое дерево выделяются основные составляющие наиболее сложного понятия, ключевые слова и т.п. и располагаются в последовательности «сверху вниз» – от общего понятия к его частным составляющим. Пример:

В схеме «паучок» название темы или вопроса записывается и заключается в овал, который составляет «тело паучка». Затем продумывается, какие понятия являются основными, их записывают на схеме так, что они образуют «ножки паучка». Для того, чтобы усилить устойчивость «ножки», к ним присоединяют ключевые слова или фразы, которые служат опорой для памяти. Пример:

Составление конспектов-схем способствует не только запоминанию материала. Такая работа развивает способность выделять самое главное, существенное в учебном материале, классифицировать информацию.

Подберите факты для составления схемы и выделите среди них основные понятия.

Определите ключевые слова, фразы, помогающие раскрыть суть основного понятия.

Сгруппируйте факты в логической последовательности, дайте название выделенным группам.

Заполните схему данными.

В наше время мы получаем большое количество информации, которую нам приходиться перерабатывать каждый день. Как правильно такой объем информации систематизировать? Как раз об этом в нашей статье.

Обычно мы встречаем такой алгоритм задачи чтоиз факта А следует факт Б. Но иногда нам требуется не просто вспомнить факт, но точно привести цитату, указать автора и источник, по которому цитируется фраза. Известно что запомнить все досконально просто невозможно, поэтому следует вести картотеку фактов, в которой можно легко найти нужную информацию. Как вести картотеку -- вот вопрос.

Какие я использую технологии по систематизации информации:

Покупая книги и журналы, я их не просто читаю но и подчеркиваю в них важные факты (журналы и книги должны быть моими, чтобы в них можно было делать записи). Потом выношу ссылки на факты на заглавную страницу. Когда нужно процитировать, я пытаюсь представить контекст, в котором видел фразу (где на странице, рядом с какими картинками был расположен текст). После этого пролистываю подшивки журналов и пытаюсь найти цитату.

Сканирую бумажные статьи в электронные файлы. Файлы лучше сохранять в формате HTML, чтобы иметь возможность создавать гибкую структуру ссылок на статьи (создается один корневой файл с ссылками на остальные статьи). Этот способ трудоемкий, но зато позволяет готовить фактический материал сразу для представления его в Интернете.

Хорошо было бы иметь аналог архива (каталогизатора), который бы позволял вести сортироку по темам и по ключевым словам. Чтобы можно было привязать один файл ко многим темам, а потом при необходимости просмотреть все имеющиеся документы по данному направлению. А может быть, подобные машины уже существуют?

Сергей Михайлов - Как систематизировать информацию

Другие статьи с сайта "Больше, чем скорочтение"