Как сделать предметный указатель в ворде. Как в Word создать предметный указатель

Рис. 21.4.

В главном поле окна команды высвечивается список входов указателя, начинающихся на букву, выбранную в поле Index section (Раздел указателя) . Начальная буква выбирается из раскрывающегося списка или с помощью кнопки Next section (Следующий) .

Для редактирования входа указателя отметьте содержащую его строку и щелкните по кнопке Edit (Редактировать) . Закончив редактирование, щелкните по кнопке Accept (Принято) .

Какая буква должна стоять в начале входа указателя - большая или маленькая? Кнопка Capitalize (Написание) открывает окошко с вариантами написания первой буквы:

• This selected topic (Выделенную тему)
• All Level 1 entries (Все входы 1 уровня)
• All entries (Все входы)

Для удаления входа указателя отметьте содержащую его строку и щелкните по кнопке Remove (Удалить) .

Генерация предметного указателя

После того как вы отметили все входы указателя, можно приступать к его генерации. Выполнение этого этапа полностью берет на себя система PageMaker. Она просмотрит все части книги, найдет отмеченные вами входы указателя, объединит их с учетом правил составления указателя и создаст единый текст, который можно будет размещать в нужном месте публикации.

Общие характеристики указателя

Для сбора указателя используется команда Utilities/Create Index (Cервис/Создать указатель) . В окне этой команды ( рис. 21.5) указываются следующие параметры.

В поле Title (Название) вводится заголовок указателя.

Если указатель для данной публикации генерируется не первый раз и предыдущий вариант более уже не потребуется, отметьте признак Replace existing index (Заменить существующий указатель) . Отсутствие отметки означает, что в дополнение к предыдущему будет создан еще один вариант указателя.

Признак Include book publications (Общий для всех публикаций книги) отмечается в случае, когда необходимо создать единый указатель для всей книги, состоящей из нескольких частей, которые к этому моменту уже объединены в один структурный список, хранящийся в текущей публикации. Система PageMaker в соответствии с этим списком сама будет открывать нужные файлы, анализировать их содержимое и заносить в текст указателя выбранные вами фразы. При отсутствии отметки у признака указатель будет создан только для активного в данный момент файла.

Включенный признак Remove unreferenced topics (Удалить темы без ссылок) исключает из указателя темы, не имеющие ссылок. Такие темы могут появиться в том случае, если список тем указателя готовится заранее, а потом некоторые из тем не используются.

Форматирование указателя

Щелчок по кнопке Format (Формат) открывает окно, в котором указываются характеристики автоматического формирования текста указателя ( рис. 21.6).

Если вы отметите признак Include index section headings (Включить заголовки разделов) , текст указателя будет разбит на группы по алфавиту, а в начале каждой группы будет стоять соответствующая буква. Темы, начинающиеся на знак препинания или числа, будут включены в отдельный раздел с заголовком Символы (Characters) . Иностранные термины также будут объединены в отдельный раздел. В случае, если указанный тип оформления вас не устраивает, снимите отметку с признака.

Признак Include empty index sections (Включить пустые разделы) управляет выводом на печать разделов, не содержащих ни одного элемента.

С помощью переключателя Format (Формат) определяется стиль форматирования. В указателе, имеющем Nested (Ступенчатый) стиль, каждый вложенный уровень имеет отступ слева относительно предыдущего, а каждая тема оформлена как отдельный абзац. В указателе, имеющем Run-in (Сплошной стиль) , темы одного уровня объединены в один абзац.

Следующие параметры определяют форматирование элементов указателя.

• Символы, разделяющие название темы и ссылку на страницу, указываются в поле Following topic (После темы) .
• Разделитель номеров страниц в ссылке на диапазон страниц задается в поле Page Range (Диапазон страниц) . Обычно в качестве этого символа используют дефис.
• Символы, разделяющие ссылки на страницы в тексте указателя, задаются в поле Between Page #s (Между № страниц) . Обычно в качестве разделителя используются запятая, точка с запятой, двоеточие. Символов может быть несколько. Если в качестве разделителя взять переход на новую строку, ссылки указателя будут упорядочены в столбик.
• Символы, отделяющие перекрестную ссылку от всех остальных, задаются в поле Before X-ref (Перед Х-ссылкой) .
• Если вы создаете сплошной указатель, не забудьте в поле Between entries (Между входами) указать разделитель входов 2-го и 3-го уровней.
• В поле Entry end (Конец входа) указываются символы, вставляемые в конце каждого входа при сплошном стиле оформления .

Задав нужные параметры и последовательно закрыв окна, вы завершите генерацию указателя.

Форматирование текста указателя

По завершении генерации указатель мыши преобразуется в пиктограмму загрузки текста. Щелчок в нужном месте полосы набора - и перед вами появится текст предметного указателя. Его лучше разместить в отдельном файле.

Указатель генерируется вместе со своими стилями, которые могут быть отредактированы обычным образом.

Помните, что вносить изменения в полученный текст указателя стоит только в том случае, если вы абсолютно уверены, что повторной генерации указателя не предвидится. Ведь в противном случае все эти редакции будут утеряны.

АЛФАВИТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ (ПРЕДМЕТНИЙ ПОКАЖЧИК)

Алфавитный указатель (в Справке Word он именуется Предметным указателем ) это список некоторых слов (например, терминов), встречающихся в документе и выстроенных в алфавитном порядке для удобства поиска. Указатель содержит номера страниц, на которых данные слова упоминаются в тексте документа.

Такие указатели имеются, например, в технических книгах, учебниках. Как правило, алфавитный указатель располагается в конце документа и выглядит примерно так:

Элемент предметного указателя может также состоять из названия раздела с последующим номером страницы, на которой рассматривается данный раздел.

Создавать алфавитный указатель лучше всего в процессе подготовки документа, хотя можно и непосредственно перед распечаткой и/или публикацией документа.

Создание предметного указателя в Word проходит в два этапа:

1) помечаем элементы предметного указателя,

2) собираем и вставляем в документ предметный указатель, основанный на них.

1) Пометка элементов предметного указателя:

Если слово или фраза, включаемая в элемент предметного указателя (например, стили), полностью содержится в тексте документа, выделите соответствующий фрагмент. В противном случае установите курсор в начале текста, ссылка на который должна быть включена в указатель.

Если на шаге 1 в документе был выделен текст, то он появляется в поле Основной элемент в противном случае это поле окажется пустым. При необходимости отредактируйте его содержимое, чтобы в нем находился именно тот текст, который должен присутствовать в предметном указателе.

Поле "Основной" уже содержит выделенное вами слово. Вы можете просто нажать кнопку Пометить и это слово будет занесено в указатель. Если вам нужно, чтобы указатель ссылался на все страницы документа, где встречается данное слово, то нажмите кнопку Пометить все. В результате этих действий в текст будет вставлено поле (следует за выбранным словом) следующего вида:

Поле "Дополнительный" служит для ввода дополнительного элемента указателя к основному термину. Например, в вашем документе встречается термин "Панель инструментов". Как известно, в редакторе Word 2003 существует много самых разных панелей: Форматирование, Стандартная, Таблицы и границы, Колонтитулы, Рисование, Формы и др. Таким образом, вы можете сделать элементом указателя основной термин "Панели инструментов" и добавить к нему дополнительный термин, например, "Формы". В результате, вы получите указатель такого вида:

Группа переключателей "Параметры" диалогового окна содержит три кнопки, выбор одной из которых приводит к следующим результатам.

Перекрестная ссылка с полем ввода. Допустим, в документе есть словосочетание "Сочетание клавиш", для которого создан соответствующий элемент указателя. Далее в тексте встречается другое словосочетание - "Комбинация клавиш". Очевидно, что эти словосочетания идентичны друг другу. Таким образом, можно выделить "Комбинация клавиш", вызвать окно добавления элементов указателя и выбрать переключатель Перекрестная ссылка. А в поле ввода ввести См. Сочетание клавиш. В результате мы получим указатель такого вида:

Пользователь (читатель) увидит, что в указателе есть ссылка на другой элемент и перейдет к нему, а затем уже от него перейдет на страницу документа, где встречается данное словосочетание.

Текущая страница. Данная кнопка отмечена по умолчанию. Это значит, что выбранное слово будет ссылаться в указателе на текущую страницу документа, ту, на которой вы пометили это слово.

Диапазон страниц. Выбор этого переключателя позволит установить в указателе диапазон страниц, на которых встречается нужная информация по выбранному элементу указателя, например так: Панель инструментов, 12-15. Чтобы использовать эту возможность предварительно нужно создать закладку для диапазона: выделите весь текст, на который будет ссылаться элемент указателя, вставьте закладку для этого фрагмента, вызовите окно определения элемента указателя и введите в поле "Основной" ваш текст для элемента указателя (замените имеющийся там текст). Далее выберите переключатель диапазон страниц и в поле закладка выберите из списка вашу закладку для выбранного фрагмента текста. Нажмите кнопку Пометить.

В диалоговом окне Определение элемента указателя можно также задать формат номера страницы для указателя: Полужирный или Курсив.

После того, как вы пометили во всем документе необходимые вам термины и фразы, которые должны быть в указателе, необходимо сформировать указатель.

Word помечает элемент предметного указателя, вставляя в документ набор команд, именуемый полем. Поле для предметного указателя содержит код XE (сокращение от английских слов index entry, то есть "элемент предметного указателя") и форматируется как скрытый текст. Если поле отсутствует на экране, следует нажать кнопку Непечатаемые символы (Show/Hide).

2) Формирование указателя. Поместите курсор ввода в то место документа, где должен размещаться ваш указатель. Меню Вставка / пункт Ссылка /команду Оглавление и указатели. Откроется одноименное диалоговое окно:

Выберите необходимый формат указателя, тип размещения элементов указателя, наличие и количество колонок указателя, язык и нажмите кнопку ОК. Алфавитный (он же предметный) указатель будет вставлен. При выборе необходимых параметров указателя вы можете наблюдать соответствующие изменения в образце и, таким образом, решать, подходит вам тот или иной параметр или нет.

Совет. Экспериментируйте с форматом элементов

Чтобы создать свой собственный формат элемента предметного указателя, выберите из списка Формат / Из шаблона / Изменить (Modify) /откройте окно диалога Стиль (Style), позволяющее модифицировать встроенные стили, которые Word назначает элементам указателя. Основным элементам назначается стиль Указатель 1 , а дополнительным - от Указатель 2 (Index 2) до Указатель 9 (Index 9). Кроме того, можно поменять формат заголовков указателя (то есть, букв "А", "Б" и т. д., предшествующих каждому разделу) изменением встроенного стиля Указатель

Нажмите кнопку ОК. Word собирает предметный указатель и вставляет его в документ. Перед указателем и после него в текст вставляются разрывы разделов, чтобы указатель находился в отдельном разделе.

Word создает предметный указатель и отмечает его местонахождение, вставляя в текст поле INDEX. Если вместо предметного указателя на экране отображается код поля, установите внутри него курсор и нажмите Shift+F9, чтобы скрыть его. Код поля выглядит примерно так: {INDEX \c "2"}.

Создание предметного указателя

Предметный указатель представляет собой особый вид текстовой информации: текстовая информация представляет собой список понятий, терминов и определений, расположенных в алфавитном порядке, с указанием номеров страниц где встречается ключевое слово. Элементом предметного указателя является строка вида:

<Ключевое слово> <список номеров страниц>

Для создания предметного указателя необходимо найти каждое слово из списка ключевых слов «Список ключевых слов.doc » в основном документе «Основной документ.doc » и сформировать список номеров страниц, где встречаются данное слово. После этого необходимо сформировать текстовую информацию, состоящую из списка отсортированных по алфавиту ключевых слов, после которых следуют номера страниц, затем применить стили Указатель1-Указатель9 к каждому уровню и вывести текстовую информацию в основной документ.

При обнаружении ключевого слова в текст документа после данного слова вставляются специальные символы (непечатаемые знаки, которые становятся видны если включить инструмент), которые видны только в режиме просмотра непечатаемых знаков. Таким образом, при изменении структуры текстовой информации, порядка следования материалов, ключевое слово в тексте абзаца все равно остается помеченным. Эта пометка и служит признаком включения слова в предметный указатель.

Существует два основных способа определения состава предметного указателя:

- пометка ключевых слов «вручную» – для добавления слова в предметный указатель необходимо выделить его, а затем выполнить команду Вста вка ® Ог лавление и указатели ® У казатель ® Пометить , где в появившемся диалоге настроить необходимые параметры и нажать Ok .

- Автопометка – поиск и выделение слов для предметного указателя специальными символами в тексте документа на основании предварительно созданного списка ключевых слов в отдельном файле – файла словаря. Для этого необходимо выполнить команду Вста вка ® Ог лавление и указатели ® У казатель ® А втопометка , выбрать файл содержащий список ключевых слов и нажать кнопку «Открыть ». После этого во всем документе после обнаруженных ключевых слов будут вставлены специальные символы.

Рассмотрим создание предметного указателя на примере.

1. Создайте новый документ и сохраните его под именем «Основной документ.doc ».

2. Введите текст, и разместите его на страницах, как указано ниже.

Текст на первой странице:

При правильной организации реклама очень эффективна и способствует быстрой бесперебойной реализации производимой продукции. При этом ускоряется возврат оборотных денежных средств предприятий, устанавливаются деловые контакты производителей с покупателями и потребителями продукции, спрос возрастает и превышает предложение, что, в свою очередь, является объективной основой расширения производства и повышения эффективности хозяйственной деятельности.

Текст на второй странице:

Реклама товаров – это не прихоть. Это естественный инструмент экономики и важный регулятор рыночной системы. Принятый курс на интенсификацию экономики, упрочение рыночных принципов, острая необходимость в решении социальных проблем, повышение качества и расширение ассортимента выпускаемой продукции поставили в области рекламной деятельности конкретные задачи, решению которых способствует организация комплекса рекламных мероприятий.

Текст на третьей странице:

Реклама возникла из естественной потребности одних людей сообщить другим те или иные сведения о производимых товарах или оказываемых услугах. Отсюда можно сделать предположение, что реклама возникла очень давно.

3. Создайте новый документ Word и сохраните его под именем «Файл словаря.doc ».

В этом файле необходимо создать таблицу из двух столбцов: первый столбец будет содержать словоформу (вариант слова в тексте, например «Время », «время », «временем »), второй – слово в тексте предметного указателя, которому будет соответствовать данная словоформа. Пример:

Для введенного текста создадим такой список ключевых слов в файле словаря, выраженный в табличной форме.

На экране это будет выглядеть следующим образом:

4. Сохраните документ «Файл словаря.doc ».

5. Откройте документ «Основной документ.doc ».

6. Переведите курсор ввода в конец документа (Ctrl+End ).

7. Вставьте разрыв страницы (Ctrl+Enter ) для перевода курсора ввода на другую страницу (текст предметного указателя во всех документах начинается с новой страницы).

8. Выполните команду Вста вка ® Ог лавление и указатели ® У казатель

9. В появившемся диалоге произвести настройку параметров создания предметного указателя (приведенные на рисунке выше параметры являются стандартными по умолчанию)

Для выделения первых букв ключевых слов в заголовки текстовых блоков предметного указателя в поле «Форматы: » необходимо выбрать «Строгий ».

Для настройки стилей предметного указателя необходимо нажать кнопку «Изменить… »и изменить параметры стилей Указатель1-Указатель9 (каждый стиль предназначен для форматирования соответствующего уровня предметного указателя также, как и у стилей заголовков).

10. Произвести пометку ключевых слов в документе на основании заполненного ранее списка ключевых слов. Для этого воспользуемся средством Автопометка : необходимо нажать в диалоге Оглавление и указатели кнопку Автопометка , после чего выбрать имя файла-словаря «Файл словаря.doc » и нажать Открыть .

В результате, в текст документа после каждого найденного ключевого слова будут вставлены специальные непечатаемые символы, которые видны только в режиме показа непечатаемых знаков.

11. Вернуться в меню Оглавление и указатели и нажать Ok для вставки текста предметного указателя в текст документа.

В результате получим:

Предметный указатель, так же как и оглавление, представляет собой блок информации, который можно обновлять. Для обновления информации предметного указателя необходимо, также как и для оглавления, вызвать контекстное меню нажатием правой кнопки мыши когда курсор ввода находится на тексте предметного указателя и выбрать пункт Обновить поле .

Однако, при этом произойдет только обновление номеров страниц элементов предметного указателя.

Если изменился список ключевых слов в файле «Файл словаря.doc » (например, туда были добавлены словоформы слова «производство»)

Предметный указатель

В Word предусмотрены средства автоматизации составления предметных указателей для документов. Элементы располагают­ся в предметном указателе рассортированными по алфавиту.

Элементы, подлежащие включению в предметный указатель, создаются с помощью специальных скрытых полей {ХЕ}. Чтобы видеть на экране положение элементов предметного указателя, следует установить в диалоговом окне Сервис/Параметр на вкладке Вид флажок Скрытый текст. При составлении предметного указателя Word располагает его элементы в алфавитном порядке, объединяет ссылки в одинаковые элементы и указывает соответствующие номера страниц. Элементы предметного указателя и сам предметный указатель создаются либо с помощью команды Вставка/Оглавление и указатели, либо путем вставки в текст соответствующих кодов полей. Предметный указатель может располагаться в любом месте текста и охватывать по выбору пользователя весь документ либо только его часть, помеченную закладкой. Кроме тог можно создать неполный указатель для некоторого диапазон букв, например, указатель для элементов, начинающихся букв А...Е. Использование ключей позволяет задавать формат и содержимое предметного указателя. После внесения изменений в документ следует обнови предметный указатель, нажав клавишу (обновление полей).

Создание предметного указателя

Текст элемента, который должен быть включен в предметный указатель, должен быть специальным образом помечен в документе.

Процедура. Обозначение элементов предметного указателя посредством команды меню

Выделите текст, который должен быть помещен в предметный указатель.

Выполните команду Вставка/Оглавление и указатели и берите вкладку Указатель.

Нажмите командную кнопку Пометить.

В поле ввода Основной элемент введите текст, который должен быть включен в предметный указатель для данного документа. Если перед открытием диалогового окна в документе был выделен фрагмент текста, то именно он будет помещен в поле Основной элемент. Содержимое поля Основной элемент можно изменять.

Если необходимо создать дополнительный элемент, то в поле Дополнительный определите его текст. Word форматирует дополнительный элемент стилем следующего более низкого уровня в иерархии стилей предметного указателя. Текст до­полнительного элемента отделен в коде поля от основного двоеточием (:).

С помощью опций Полужирный и Курсив определите, каким образом должны быть отформатированы в предметном ука­зателе номера страниц.

В поле Параметры определите тип элемента предметного указателя:

Опция Текущая страница размещает в предметном указа­теле следом за текстом элемента номер той страницы, на которой был создан данный элемент в документе.

Выбрав опцию Диапазон страниц, можно в поле списка Закладка выбрать одну из определенных в документе за­кладок. В этом случае в элемент предметного ука­зателя включается диапазон номеров страниц области текс­та, определенной закладкой.

Нажмите командную кнопку Пометить, чтобы вставить в до­кумент код поля элемента предметного указателя.

Чтобы добавить в указатель все элементы, полностью совпа­дающие с текстом, выделенным перед открытием диалогово­го окна, нажмите кнопку Пометить все.

Если скрытый текст виден на экране, элемент пред­метного указателя будет отображен кодом поля {ХЕ}.

Для создания следующего элемента предметного указателя следует, не закрывая диалогового окна Определение эле­мента указателя, выделить с помощью мыши соответствую­щий фрагмент текста в документе и щелкнуть в окне. Word обновляет содержимое поля Основной элемент.

Процедура. Создание предметного указателя с помощью команды меню

Пометьте элементы предметного указателя.

Поместите курсор в той позиции документа, где должен быть вставлен предметный указатель.

Выполните команду Вставка/Оглавление и указатели и вы­берите вкладку Указатель.

В поле Тип определите внешний вид предметного указателя.

Опция С отступом (по умолчанию) помещает ключевые слова более низких уровней в новых строках с соответствующим отступом.

Опция Без отступа помещает все уровни один за другим в одном абзаце и отделяет их точками с запятой.

5. В поле Форматы выберите формат указателя. В поле просмотра Образец можно оценить результат выбора.

Выбранный формат определяет используемые для офор­мления указателя стили.

После выбора формата Из шаблона с помощью командное кнопки Изменить можно открыть окно Стиль и изменить используемые для оформления указателя стили.

В поле Колонки укажите, в скольких колонках следует разместить предметный указатель. Если количество колонок в указателе такое же, как в документе, следует выбрать в этом поле значение Авто.

Определите позицию номеров страниц. Если в поле Тип был выбран вариант Без отступа, то флажок Номера страниц по правому краю недоступен. Если этот флажок установлен, т номера страниц будут отделены от элементов символом табуляции. В поле Заполнитель выберите подходящий символ-заполнитель табуляции.

8. Нажмите ОК и тем самым запустите процедуру составления предметного указателя. Word выполняет разбивку документа на страницы и собирает предметный указатель.

Предметный указатель формируется кодом поля и поэтому в любой момент может быть обновлен с помощью .

Для того чтобы быстро сделать оглавление документ должен быть отформатирован согласно встроенных форматов уровней структуры или стилей заголовков.

Затем, установив курсор в месте вставки оглавления, нажмите кнопку "Оглавление" панели "Оглавление" . В открывшемся окне выберите нужный формат оглавления.

При необходимости тонких настроек оглавления нажмите "Оглавление.."

Для быстрой правки уже существующего оглавления сделайте щелчок в поле оглавления.

Задание №1.

Скопируйте файл «Традиции и обычаи русского народа» к себе на рабочий стол, откройте его для работы.

Прежде чем добавлять в документ оглавление необходимо пункты, которые должны быть отражены в нем, оформить в виде заголовков разного уровня !

Теперь в окне «Стили» в списке стилей найдите созданный вами.

Аналогично создайте стиль на основе заголовка второго уровня, дайте имя «Мой подзаголовок».

Далее надо применить заголовки в документе. К заголовкам, выделенным зеленым цветом, примените стиль МОЙ ЗАГОЛОВОК 1, к заголовкам, выделенным синим цветом, примените второй созданный вами стиль МОЙ ПОДЗАГОЛОВОК.

Вернитесь в начало документа и добавьте оглавление. Вкладка ленты

Выберите формат оглавления, в котором отражаются номера страниц. Проверить работу оглавления.

Предметный указатель

Предметный указатель - это список терминов, встречающихся в документе, с указанием страниц, где они расположены.

Предметный указатель можно создать для следующих элементов:

отдельных слов, фраз, символов;

разделов;

Для работы с этим элементом форматирования предназначена панель "Предметный указатель" .

Чтобы использовать в качестве предметного указателя какой-либо фрагмент текста, его необходимо выделить, затем нажать кнопку "Пометить элемент" на панели "Предметный указатель" .

При пометке текста в документе добавляется специальное скрытое поле.

Для окончательной сборки предметного указателя нажмите кнопку "Предметный указатель" и при необходимости в появившемся окне произведите окончательные настройки.

Задание №2.

Создание предметного указателя. В файле «Традиции и обычаи русского народа» в конце документа создадим предметный указатель. Вначале необходимо пометить те слова, которые будут входить в предметный указатель:

Найдите в тексте словосочетание «Народный календарь», выделите его, перейдите на вкладку ленты «Ссылки», блок «Предметный указатель», нажмите кнопку «Пометить элемент». В появившемся окне нажмите кнопку «Пометить», затем «Закрыть».

После нажатия на кнопку непечатаемые символы станут видимыми, и после словосочетания появится скрытый текст вида: {XE “Народный календарь”}

Аналогичным способом пометьте следующие слова и словосочетания (чтобы облегчить их поиск воспользуйтесь кнопкой «Найти» на вкладке «Главная» или комбинацией клавиш Ctrl+F):

Народный календарь

МАСЛЕНИЦА

• тещины вечера

  золовкины посиделки

• прощенный день

  Пасхальное воскресенье

  Рождество Христово

  Рождественский венок

  Рождественские свечи

• Святочные гадания

  Рождественский пост

  АГРАФЕНА КУПАЛЬНИЦА