1 ввод данных в microsoft excel. Использование диагональных границ

Для того чтобы в ячейку ввести какие-либо данные необходимо:

1) Щелкнуть по ячейке, чтобы выделить ее.

2) Ввести данные в выделенную ячейку с клавиатуры.

Текст отобразится как в самой ячейке, так и в строке формул.

3) Для завершения ввода, можно нажать клавишу Enter на клавиатуре или щелчком левой кнопки мыши по значку галочки в строке формул. Если вы ошиблись или передумали вводить данные, то для отмены можно нажать на клавишу Esc или щелкнуть по значку крестика в строке формул.

Ввод чисел

Следует помнить, что в русской версии Excel разделителем целой и дробной части является запятая, в английской - точка.

Числовые значения в ячейке могут содержать как цифры, так и специальные символы: + - Е е () . , % /

Существуют некоторые особенности ввода чисел с использованием специальных символов:

1) Для ввода отрицательного числа перед числом ставится знак "-" (минус).

2) Число, которое заключено в скобки воспринимает программой как отрицательное. Т.е. (7) - для Excel означает -7.

3) Для отображения числа в экспоненциальном виде используется символ Е или е. Например, 7е2 означает 7*100, записывается в Excel как 7,00E+02 в экспоненциальном формате, а в числовом формате означает 700.

4) Для удобства ввода больших чисел, между разрядами можно ставить пробел (987 654,00). После нажатия клавиши Enter , в ячейке число отобразиться с пробелами, а в строке формул пробела не будет.

5) Знак процента используется для ввода процентного формата.

6) Для ввода дробных значений можно использовать знак Слеш (/) . Если программа может распознать введенное число как дату, например 14/11, то в ячейке отразится дата - 14 ноября. Если надо представить это число как дробь, то перед вводимом числом необходимо ввести ноль - 0 14/11, и тогда в ячейке отобразится 1 и 3/11.

Число, которое Excel не может распознать как дату, например 14/28, будет представлено как дробь.

Ввод времени.

Для того чтобы в Excel ввести в ячейку время необходимо ввести часы, минуты и секунды, используя в качестве разделителя двоеточие. При вводе данных можно использовать как все три компонента, так и два (когда секунды не нужны). Если время было введено как часы и минуты, то в строке формул все равно время отобразиться с секундами.

Ввод даты.

Дата состоит из трех частей: день, месяц, год. В Excel используются следующие разделители: дефис (- ), слеш (/ ), точка (. ). Если ввести только день и месяц, то Excel автоматически поставит текущий год, а в строке формул дата будет отображаться полностью.

В Excel самая ранняя дата - 1 января 1900 года, начиная с нее всем датам присваивается порядковый номер от 1 и далее, так дате 01.01.2015 соответствует число 42005. Благодаря этому есть возможность выполнять вычисления между датами, узнать какая дата будет или была через определенное количество дней. Даты до 1900 года воспринимаются как текст.

Ввод текста.

В Excel можно записывать текст в несколько строк. Для этого нужно нажать клавиши Alt+Enter.

Если текст слишком длинный и не влезает в ячейку, можно воспользоваться командой Перенести текст. Для этого нужно:

1) Выделить ячейку с содержимым, которое не влезает

2) На вкладке Главная , в группе Выравнивание нажать кнопку Перенести текст

Обратите внимание, что в отличие от предыдущего случая, в строке формул текст остался написанным в одну строчку.

3) При необходимости можно изменить высоту строки или ширину столбца.

Для ввода символа, которого нет на клавиатуре, необходимо:

1) На вкладке Вставка , в группе Символы , выбрать команду Символ .

2) В открывшемся диалоговом окне можно выбрать нужный шрифт. Для облегчения поиска выбрать необходимый набор символов. Так же Excel показывает последние символы, которые вы использовали для вставки.

Для вставки выбранного символа нужно дважды щелкнуть по нему или нажать кнопку Вставить .

Редактирование данных.

Существует несколько способов редактирования данных в ячейке: редактирование непосредственно в ячейке или в строке формул.

Для редактирования в ячейке необходимо:

1) Дважды щелкнуть левой клавишей мыши по ячейке, которую вы собираетесь редактировать.

2) Внести необходимые изменения в ячейке.

3) Для сохранения изменений надо нажать клавишу Enter , для отмены - клавишу Esc

Для редактирования данных в строке формул:

1) Выделить ячейку, один раз щелкнув по ней левой кнопкой мыши.

2) В строке формул щелкнуть левой кнопкой мыши в месте редактирования.

3) Повторить действия пункта 2 и пункта 3 предыдущего способа.

Кроме того для сохранения и отмены внесенных изменений можно использовать клавишу Ввод и клавишу Отмена в строке формул.

В ячейках таблицы Excelмогут находиться текстовые, числовые и формульные виды данных.

Ввод чисел, текста, даты или времени суток

Укажите ячейку, в которую необходимо ввести данные.

Наберите данные и нажмите клавишу Enter или клавишу табуляции.

Чтобы ввести данные в строки в виде списка, заполните ячейку первого столбца, а затем нажмите клавишу табуляции для перемещения в следующую ячейку. После ввода данных в первую строку нажмите клавишу Enter , чтобы перейти на начало следующей. Если ячейка, расположенная в начале следующей строки не становится активной, выберите командуПараметры в менюСервис , а затем – вкладкуПравка . В группеПараметры установите флажокПереход к другой ячейке после ввода , а затем из спискаВ направлении выберитеВниз .

Ввод чисел

Символы, используемые в числах . В Excel числа могут включать только следующие символы:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - () , / $ % . E e

Стоящие перед числом знаки плюс (+) игнорируются, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр и нецифровых символов, рассматриваются как текст.

Ввод дробей . Перед рациональной дробью следует вводить0 (нуль), чтобы избежать ее интерпретации как формата даты; например, вводите0 1/2

Ввод отрицательных чисел .Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (- ) или заключать его в круглые скобки ().

Выравнивание чисел .Введенные числа выравниваются в ячейке по правому краю. Чтобы изменить выравнивание, выделите ячейки, выберите командуЯчейки в менюФормат , а затем на вкладкеВыравнивание установите необходимые параметры.

Отображение чисел . Формат числа, назначаемый ячейке, определяет способ просмотра числа на листе. Если число вводится в ячейку, имеющую общий числовой формат, то может быть использован другой формат. Например, если вводится14,73 р ., то будет использован денежный формат. Чтобы изменить числовой формат, выделите ячейки, которые содержат числа, выберите командуЯчейки в менюФормат , а затем на вкладкеЧисло выберите необходимый формат.

Общий числовой формат . В ячейках, имеющих общий числовой формат, отображаются целые числа (789), десятичные дроби (7,89) или числа, представленные в экспоненциальной форме (7,89E+08), если число длиннее ширины ячейки. Используя общий формат, можно просматривать до 11 разрядов, включая десятичные запятые и такие символы, как «E» и «+». Чтобы использовать числа с большим количеством разрядов, используйте встроенный экспоненциальный числовой формат или пользовательский формат.

Ввод чисел как текста .Число хранится в числовом формате, даже если была использована командаЯчейки , чтобы назначить текстовый формат ячейкам, содержащим числа. Для интерпретации чисел, например инвентаризационных номеров, как текста, необходимо назначить текстовый формат незаполненным ячейкам. Только после этого следует вводить числа. Если числа уже введены, то назначьте ячейкам текстовый формат и, выделяя каждую ячейку, нажимайте клавишуF2 , а затем – клавишуEnter , чтобы ввести заново данные.

Ввод чисел с заданным количеством десятичных разрядов или конечных нулей. Используйте данную операцию при вводе чисел с фиксированным количеством десятичных разрядов или больших целых чисел с фиксированным количеством конечных нулей.

Выберите команду Параметры в менюСервис , а затем – вкладкуПравка .

Установите флажок Фиксированный десятичный формат при вводе десятичных разрядов .

Введите необходимое количество десятичных разрядов, которые должны располагаться справа от десятичной точки, в поле десятичных разрядов .

Чтобы автоматически добавлять нули при вводе больших целых чисел, укажите отрицательное число, обозначающее количество нулей. Например, для автоматического ввода 283000 при наборе 283 введите -3 в поледесятичных разрядов .

При вводе чисел в указанное место вставляется десятичная точка или добавляется определенное количество нулей. Изменение параметра не оказывает влияния на введенные до этого данные.

После того как будет закончен ввод чисел с десятичными разрядами или конечными нулями, снимите флажок Фиксированный десятичный формат при вводе .

Чтобы параметр Фиксированный десятичный формат при вводе при наборе числа не использовался, введите десятичную точку.

Ввод текста

В Excel текстом является любая последовательность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов, например, приведенные ниже записи интерпретируются как текст: 10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675, студент, ОНЮА.

Чтобы просмотреть весь текст, занимающий в ячейке несколько строк, установите флажок Переносить по словам на вкладкеВыравнивание .

Чтобы начать в ячейке новую строку, нажмите клавиши Alt+Enter .

Ввод дат и времени суток

В Excel даты и время суток интерпретируются как числа. Внешнее представление времени или даты на листе зависит от числового формата, назначенного ячейке. При вводе значений даты или времени происходит их автоматическое распознавание и общий формат ячейки заменяется на встроенный формат даты или времени. По умолчанию значения даты и времени выравниваются в ячейке по правому краю. Если не происходит автоматического распознавания формата даты или времени, то введенные значения интерпретируются как текст, который выравнивается в ячейке по левому краю.

Использование 4-значного года . При вводе дат, например 01 Декабря, Excel сопоставляет сначала день, а потом год. Например, 01 Декабря вводится как 1 декабря текущего года, а не декабрь 2001 года.

Ввод одновременно и дат и времени суток . Для ввода и даты и времени суток в одну ячейку разделите их пробелом.

12- и 24-часовой формат . Чтобы ввести время с использованием 12-часового формата, введите после значения времени отделенные пробелом буквыAM илиPM (A илиP ). В противном случае время будет интерпретировано с использованием 24-часового формата. Например, при вводе значения3:00 вместо3:00 PM время будет храниться в ячейке в виде3:00 AM .

Просмотр даты и времени суток в числовом формате .Независимо от формата, используемого для представления даты или времени, в Excel все даты сохраняются как целые числа, а время сохраняется в виде десятичной дроби. Чтобы показать дату в виде числа или время в виде дроби, выделите ячейки, содержащие дату или время, выберите командуЯчейки в менюФормат , а затем на вкладкеЧисло из спискаЧисловые форматы выберите элементОбщий .

Ввод одного и того же значения в несколько ячеек одновременно

Выделите ячейки, в которые необходимо ввести данные.

Выделенные ячейки могут быть как смежными, так и несмежными.

Введите данные и нажмите клавиши Ctrl+Enter .

Изменение содержимого ячейки

Дважды щелкните ячейку, содержимое которой необходимо изменить.

Измените содержимое ячейки.

Для сохранения изменений нажмите клавишу Enter .

Для отмены изменений нажмите клавишу Esc .

Чтобы включить или выключить редактирование непосредственно в ячейке, выберите команду Параметры в менюСервис , выберите закладкуПравка и затем установите или сбросьте флажокПравка прямо в ячейке .

Чтобы быстро добавить в конец содержимого ячейки, выделите ее и нажмите клавишу F2 .

Ввод и изменение одного и того же значения на нескольких листах

Если выделено несколько листов, то вносимые в активный лист изменения отображаются в соответствующих ячейках всех остальных выбранных листов. Данные в других листах могут быть заменены.

Выберите листы, на которые необходимо ввести данные.

Укажите ячейку или выделите диапазон ячеек, в которые необходимо ввести данные.

Введите или измените данные в первой выделенной ячейке.

Нажмите клавишу Enter или клавишу табуляции.

Данные будут автоматически введены во все выделенные листы.

Чтобы отменить выделение нескольких листов книги, укажите любой невыделенный лист.

Если на экране видны только выделенные листы, наведите указатель на выделенный лист и нажмите правую кнопку мыши. Затем выберите команду Разгруппировать листы в контекстном меню.

Если данные были введены на одном листе, то их можно быстро скопировать в соответствующие ячейки других листов. Выберите лист, содержащий введенные данные, и листы, на которые их необходимо скопировать. Выделите ячейки, содержащие копируемые данные. Выберите команду Заполнить в меню Правка , а затем – команду По листам .

Копирование данных внутри строки или столбца

Выделите ячейки, содержащие данные, которые необходимо скопировать.

Протяните маркер заполнения по заполняемым ячейкам.

Все существовавшие ранее значения или формулы, а также форматы в заполняемых ячейках будут замещены.

Маркер заполнения – это небольшой черный прямоугольник в углу выделенного диапазона (рис. 22.10). Чтобы скопировать содер­жимое выделенного диапазона в соседние ячейки или заполнить их подобными данными, нажмите левую кнопку мыши и перемещайте мышь в нужном направлении.

Чтобы вывести на экран контекстное меню с параметрами заполнения, перетягивайте маркер заполнения, нажав и удерживая правую кнопку мыши.

Перетягивание маркера заполнения влево или вверх от выделения и остановка в пределах выделенного диапазона (до пересечения левой или верхней границы листа) приведет к стиранию выделенных данных, но с сохранением формата.

Очистка ячейки

Выделите ячейки, строки или столбцы, которые следует очистить.

В меню Правка выберите командуОчистить , а затем –Все ,Содержимое ,Форматы илиПримечания .

При нажатии клавиш Delete иBackSpace Microsoft Excel удаляет содержимое ячейки, оставляя без изменения ее формат и примечания.

При очистке ячейки можно раздельно удалить ее содержимое, форматы, примечания или все сразу. Значение очищенной ячейки равно нулю.

Заполнение смежных ячеек

Чтобы заполнить несколько ячеек прогрессией, следует либо перетянуть маркер заполнения выделенного диапазона ячеек (рис. 22.11), либо воспользоваться командойПрогрессия (выберите пункт Заполнить в меню Правка , затем щелкните пункт Прогрессия ).

Копирование данных в строке или столбце

При перетягивании маркера заполнения ячейки содержимое этой ячейки копируется в ячейки вдоль стоки либо вдоль столбца.

Заполнение прогрессии числами, датами либо другими элементами

Если в выделенном диапазоне содержатся числа, даты или время в виде прогрессии, то есть возможность продолжить прогрессию. В таблице 22.2 ниже приведены примеры продолжения прогрессии по ее начальным элементам. Элементы, разделенные запятыми, находятся в соседних ячейках.

Таблица 22.2.

Если выделенный диапазон содержит числа, то можно создать арифметическую или геометрическую прогрессию.

Создание арифметической и геометрической прогрессии с помощью команды «Прогрессия»

КомандаПрогрессия удаляет из ячеек прежние данные, заменяя их новыми. Если необходимо сохранить прежние данные, скопируйте их в другую строку или другой столбец, а затем приступайте к созданию прогрессии.

Выделите ячейку, в которой находится первое значение создаваемой прогрессии.

В меню Правка выберите пунктЗаполнить , затем щелк­ните пунктПрогрессия (рис. 22.12).

Варианты действий:

Если необходимо заполнить прогрессией часть столбца, установите флажок по столбцам .

Если необходимо заполнить прогрессией часть строки, установите флажок по строкам .

В поле Шаг введите значение шага прогрессии.

В арифметической прогрессии шаг – это число, добавляемое к каждому следующему члену прогрессии.

В геометрической прогрессии шаг – это число, на которое умножается каждый следующий член прогрессии.

В разделе Тип выберите тип прогрессии –арифметическая илигеометрическая .

В поле Предельное значение введите число, которое определит значение последнего члена прогрессии (он не превысит предельного значения).

Если в ячейках уже содержатся первые члены прогрессии и требуется, чтобы Microsoft Excel создал прогрессию автоматически, установите флажок Автоматическое определение шага .

ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ В MICROSOFT EXCEL

1. Ввод данных

Все данные, которые вводятся в таблицу Microsoft Excel, размещаются и хранятся в ячейках. Каждая ячейка может вместить до 255 символов. В Excel используется два типа данных: константы и формулы. Константы включают в себя текст, числовые значения, включая дату и время, которые при вводе отображаются в ячейке таблицы и области ввода строки формул (рис. 1). Причем в одной ячейке может находиться либо число, либо текст, но не число и текст вместе. Формулы задают алгоритм вычислений, результаты которых отображаются в ячейках, а сама же формула, по которой происходит вычисление результата, – в области ввода строки формул (рис. 2).

Рис. 1. Константа в ячейке таблицы.

Рис. 2. Отображение формулы в таблице.

Чтобы ввести данные в ячейку надо выделить ее, а затем начать ввод, нажимая необходимые символы на клавиатуре. Причем, ввод десятичных дробей осуществляется со знаком «запятая» между целой и дробной частями числа.

Данные можно вводить непосредственно в ячейку рабочего листа или в область ввода строки формул. При этом вводимая информация отображается одновременно в этих двух местах. Для завершения ввода данных в ячейку следует выполнить одно из действий:

1) нажать клавиши Enter или Tab;

2) щелкнуть на кнопке ввода строки формул;

3) нажать одну из клавиш управления курсором.

По умолчанию Microsoft Excel задает одинаковую ширину всех столбцов таблицы. Поэтому при вводе больших чисел и длинного текста последние символы либо "исчезают" (если соседняя ячейка заполнена) (ячейка В13 на рис. 3), или "наползают" на соседнюю ячейку (если она пуста) (ячейка Е6 на рис. 3). Но при этом введенное данное находится в ячейке и полностью отображается в строке формул. В таких случаях следует изменить ширину столбца (высоту строки) автоматически или вручную.

Кроме того, в ячейке могут отобразится данные #####, если она содержит число, которое не помещается в столбце. Чтобы увидеть это число, надо увеличить ширину столбца.

Рис. 3. Отображение "длинных" данных в таблице.

Для автоматического изменения ширины столбца необходимо поместить указатель мыши на правую границу заголовка столбца так, чтобы он принял вид крестика с двунаправленной стрелкой, и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши.

Для изменения ширины столбца (высоты строки) вручную необходимо поместить указатель мыши на правую границу заголовка столбца (нижнюю границу заголовка строки) так, чтобы он принял вид крестика с двунаправленной стрелкой (рис. 4) и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащить правую границу заголовка столбца (нижнюю границу заголовка строки) на новое место.

Рис. 4. Изменение ширины столбца вручную.

При этом во всплывающей подсказке будет выводиться

устанавливаемая ширина столбца. Она показывает среднее число знаков цифр 0-9, набранных шрифтом, установленным по умолчанию, которое помещается в ячейке, а также ширину столбца в пикселях).

Для того чтобы изменить ширину сразу нескольких столбцов надо выделить столбцы, ширину которых требуется изменить, а затем перетащить правую границу заголовка любого выделенного столбца. Аналогичным образом можно изменить высоту сразу нескольких строк.

2. Ускоренный ввод данных

В Microsoft Excel ввод данных можно облегчить с помощью средств Автозавершение, Выбор из списка и Автозаполнение, а также используя маркер заполнения.

Средство Автозавершение завершает ввод текстовых данных вместо пользователя. По мере ввода символов в ячейку Автозавершение проверяет все ячейки столбца, начиная с текущей и заканчивая первой пустой ячейкой. Если

оно обнаружит в столбце элемент данных, начинающийся с введенных символов, то оставшиеся символы будут введены автоматически по найденному образцу.

Предположим, что в столбце есть последовательность текстовых данных, например названия городов: Киев, Кишинев, Кисловодск. Первые две буквы у них одинаковые. При вводе в новую ячейку столбца первых трех букв Киш средство Автозавершение вставит слово Кишинев (рис. 5). Если надо ввести другое слово, то нужно продолжить ввод оставшихся символов. Если надо ввести именно слово Кишинев, нужно нажать Enter. Средство Автозавершение очень облегчает ввод больших массивов текстовых данных, особенно в случаях, когда различия в словах начинаются со второй или третьей буквы.

Рис. 5. Средство Автозавершение.

Средство Автозавершение не работает с числовыми значениями.

Средство Выбор из списка применяется, если пользователь знает, что необходимый текст уже введен в одну из ячеек данного столбца. Для этого достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на активной ячейке и из контекстного меню выбрать пункт Выбрать из раскрывающегося списка. Под активной ячейкой раскроется список, в котором будут представлены все введенные в этот столбец текстовые данные (рис. 6). Пользователь должен щелкнуть левой кнопкой мыши на том элементе списка, который необходимо поместить в активную ячейку.

Рис. 5. Средство Выбор из списка.

Средство Выбор из списка, как и средство Автозавершение, работает

только с содержимым ячеек столбца неразделенных пустыми ячейками и не работает с числовыми значениями.

Для того чтобы заполнить ячейки строки или столбца повторяющимися значениями, можно воспользоваться заполнением с помощью маркера заполнения (черный квадрат в правом нижнем углу ячейки_ (рис. 7).

Рис. 7. Маркер заполнения.

Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1) ввести в ячейку значение, которым требуется заполнить строку или столбец;

2) снова выделить эту ячейку;

3) подвести указатель мыши к маркеру заполнения, так чтобы указатель мыши принял вид черного крестика;

4) удерживая нажатой левую кнопку мыши, протащить указатель, принявший вид крестика, по нужным ячейкам строки (столбца) (рис. 8).

Для заполнения ячеек строки ли столбца последовательностью чисел, в которой каждое следующее число отличается от предыдущего на одно и то же значение (арифметической прогрессией) можно:

1) ввести в ячейку значение первого члена арифметической прогрессии;

2) ввести в соседнюю ячейку строки или столбца второй член арифметической прогрессии;

3) выделить обе ячейки;

4) удерживая левую кнопку мыши, протащить маркер заполнения вправо (если надо заполнить ячейки строки) или вниз (если нужно заполнить ячейки столбца) (рис. 9)

Рис. 9. Заполнение ячеек столбца значениями арифметической прогрессии с помощью маркера заполнения.

Также для задания прогрессии, можно воспользоваться кнопкой Заполнить группы Редактирование вкладки Главная и в появившемся диалоговом окне Прогрессия задать параметры для арифметической или геометрической прогрессии.

Microsoft Excel позволяет вводить в таблицу часто повторяющиеся списки с помощью средства Автозаполнение . После установки Microsoft Excel уже содержит списки дней недели и месяцев. В одних из них их элементами являются полные слова, а в других – общепринятые сокращения:

- Январь, Февраль, Март, …, Декабрь;

- Янв, Фев, Мар, …, Дек;

- Понедельник, Вторник, Среда, …, Воскресенье

Пн, Вт, Ср, …, Вс.

Чтобы автоматически ввести один из этих списков, следует:

1) ввести в ячейку первый элемент списка;

2) выделить эту ячейку;

3) удерживая нажатой левую кнопку мыши протащить маркер заполнения вправо или вниз (рис. 10).

Рис. 10. Средство Автозаполнение.

Если надо использовать собственные, не встроенные списки, то пользователь может назначить их для автозаполнения. Для этого необходимо:

3) в открывшемся диалоговом окне Списки в поле Списки выбрать элемент Новый список;

4) щелкнуть в поле Элементы списка и ввести свой список, используя клавишу Enter для разделения элементов списка (рис. 11);

5) задав последний элемент списка, щелкнуть на кнопке Ок.

Рис. 11. Создание собственного списка автозаполнения.

Новый список автозаполнения можно создать и на основе уже введенного

в таблицу списка значений:

1) выделить диапазон ячеек, содержащий список;

2) в меню кнопки Office щелкнуть на кнопке Параметры Excel;

3) в открывшемся диалоговом окне Параметры Excel в разделе Основные щелкнуть на кнопке Изменить списки;

4) в открывшемся диалоговом окне Списки щелкнуть на кнопке Импорт.

5) щелкнуть на кнопке Ок.

Рис. 12. Создание списка автозаполнения на основе уже введенного в таблицу списка значений.

3. Редактирование данных

Данные, вводимые в ячейку Microsoft Excel, можно редактировать прямо при их вводе. Редактирование уже введенных данных можно осуществлять двумя способами – непосредственно в ячейке (для этого нужно перейти в режим редактирования) или используя область ввода строки формул. Для перехода в режим редактирования можно либо дважды щелкнуть на ячейке, либо нажать клавишу F2. Для редактирования данных с помощью строки формул, необходимо выделить ячейку и один раз щелкнуть в области ввода строки формул. Редактирование данных в ячейке осуществляется аналогично редактированию текста в Microsoft Word. Для удаления символа, расположенного слева от курсора используют клавишу Backspace, а для удаления символа, расположенного справа от курсора – Delete. При вводе и

1. Ввод данных в ячейки Excel

Данные всегда вводятся в активную ячейку, на которой находится черная рамка. При первом запуске программы Excel по умолчанию активна ячейка А1. Чтобы активировать другую ячейку, необходимо поместить на нее рамку выделения. Это можно сделать левым щелчком мыши или перемещением рамки к нужной ячейке с помощью клавиш управления курсором .

Выбрав ячейку, нужно набирать в ней текст, число или формулу.

Числовые значения могут содержать цифры от0 до9 , а также спецсимволы:+ – Е е ()., $% /

Для ввода числового значения в ячейку необходимо выделить нужную ячейку и ввести с клавиатуры необходимую комбинацию цифр. Вводимые цифры отображаются как в ячейке, так и в строке формул. По завершению ввода необходимо нажать клавишу Enter. После этого число будет записано в ячейку. По умолчанию после нажатия Enter активной становится ячейка, расположенная на строку ниже, но командой «Сервис» – «Параметры» можно на вкладке «Правка» установить необходимое направление перехода к следующей ячейке после ввода, либо вообще исключить переход. Если после ввода числа нажать какую-либо из клавиш перемещения по ячейкам (Tab, Shift+Tab…), то число будет зафиксировано в ячейке, а фокус ввода перейдет на соседнюю ячейку .

Особенности ввода числовых значений, использующих спецсимволы, следующие.

1. Если надо ввести отрицательное число, то перед числом необходимо поставить знак «–» (минус).

2. Символ Е или е используется для представления числа в экспоненциальном виде. Например, 5е3 означает 5*1000, т.е. 5000.

3. Числа, заключенные в скобки интерпретируются как отрицательные, даже если перед числом нет знака минуса. Т.е. (40) – для Excel означает -40.

4. При вводе больших чисел для удобства представления между группами разрядов можно вводить пробел (23 456,00). В этом случае в строке формул пробел отображаться не будет, а в самой ячейке число будет с пробелом.

5. Для ввода денежного формата используется знак доллара ($).

6. Для ввода процентного формата используется знак процента (%).

7. Для ввода даты и дробных значений используется знак косой черты (/). Если Excel может интерпретировать значение как дату, например 1/01, то в ячейке будет представлена дата – 1 января. Если надо представить подобное число как дробь, то надо перед дробью ввести ноль – 0 1/01. Дробью также будет представлено число, которое не может быть интерпретировано как дата, например 88/32 .

Иногда возникает необходимость ввода длинных чисел. При этом для его отображения в строке формул используется экспоненциальное представление не более чем с 15 значащими цифрами. Точность значения выбирается такой, чтобы число можно было отобразить в ячейке .

В этом случае значение в ячейке называетсявводимымилиотображаемымзначением.

Значение в строке формул называетсяхранимымзначением.

Количество вводимых цифр зависит от ширины столбца. Если ширина недостаточна, то Excel либо округляет значение, либо выводит символы ###. В этом случае можно попробовать увеличить размер ячейки .

При вводе десятичных дробей нужно использовать запятую. Числа, содержащие точку, дефис или слэш Excel воспринимает как даты. Так, если вы наберать в ячейке 1.5, 1/5 или 1–5, система распознает эту запись как первое мая текущего года, трансформировав ее в 01.май. Полную дату (в формате число. месяц. год – 01.05.2007) можно увидеть в строке формул, выделив ячейку .

Если надо ввести дату, содержащую другой год, нужно наберать последовательно через точку, дефис или слэш число, месяц и год, например, 7.8.99, 25/6/0, или 12–12–4. В результате Excel поместит в ячейки даты 07.08.1999, 25.06.2000 и 12.12.2004. Двоеточие используется для ввода времени. Так, если вы набирать в ячейке 19:15, Excel распознает эту запись как время 19:15:00. Чтобы завершить ввод и переместиться к следующей нижней ячейке, нужно нажимать клавишу Enter или же использовать мышь или клавиши управления курсором для перехода к другим ячейкам.

Если ширина вводимого текста превышает ширину ячейки, он будет накладываться на пустые ячейки справа, но не заполнять их. Если же в ячейках, находящихся справа, имеются данные, то набираемый текст не будет перекрываться с ними. При удалении с ячейки рамки выделения текст будет «обрезан» по ширине, но увидеть его полностью можно в строке формул, выполнив на ячейке щелчок. Однако существует простой способ избавиться от наложения, изменив ширину столбца с «неблагополучной» ячейкой. Для этого нужно навести указатель мыши на правую границу заголовка столбца и, когда он примет вид, выполните щелчок и протащите границу вправо до тех пор, пока не отобразится весь текст. Для задания точной ширины столбца необходимо следить за значением на всплывающей подсказке при перетаскивании границы. Еще более простой способ задать нужную ширину – выполнить на границе заголовка столбца двойной щелчок .

Визуализировать текст, не умещающийся по ширине ячейки, можно и другим способом – переносом по словам за счет увеличения высоты строки. Для этого нужно выделить щелчком проблемную ячейку и на вкладке Главная в группе Выравнивание нажмите кнопку Перенос текста. При этом высота строки, в которой находится ячейка, будет увеличена так, чтобы ее скрытое содержимое отобразилось полностью. Для переноса текста, по словам высоту ячейки можно менять и вручную протаскиванием за границу заголовка, как и в случае столбца .

Для ввода простых формул, содержащих только арифметические знаки (+, –, *, /), нужно выполнить следующие действия:

1. Выделить щелчком ячейку, в которую нужно поместить формулу.

2. Ввести знак равенства = (это нужно делать всегда при наборе формул).

3. Далее нужно ввести адреса ячеек, значения которых будут принимать участие в расчете. Чтобы сделать это, нужно выполнить щелчок на первой из них. При этом ячейка будет выделена бегущей рамкой, а ее адрес появится в ячейке ввода (рис. 1, слева).

4. После этого наберите с клавиатуры арифметический знак и щелчком выделить вторую ячейку для вставки ее адреса (рис. 4, справа) или же набирать адрес с клавиатуры, переключившись на английскую раскладку. Далее Нажать Enter для завершения ввода. В результате в ячейки отобразится результат вычисления.

5. Есть возможность комбинировать в одной формуле несколько арифметических операций. При необходимости можно использовать скобки, как и в случае стандартной записи математических выражений. Так, например, если нужно сложить значения двух ячеек, а затем результат поделить на число, находящееся в третьей ячейке, в виде формулы это будет выглядеть следующим образом: =(В2+С2)/D2. При вводе формулы адреса ячеек необходимо указывать щелчками или набирать вручную .

Рис. 1 – Ввод простейшей формулы

2. Редактирование данных в ячейке

Редактирование данных в ячейке проводится следующим образом. Чтобы удалить все содержимое ячейки, выделить ее щелчком и нажмите клавишу. Если нужно набрать в заполненной ячейке новые данные, предыдущие удалять необязательно. Просто выделить ее и начать ввод. Старые данные будут автоматически заменены .

Если ячейка содержит большой текстовый фрагмент или сложную формулу, то для внесения изменений удалять их полностью нерационально. Следует выполнить на ячейке двойной щелчок, установить щелчком курсор в нужное место для редактирования, внести необходимые изменения и нажать Enter.

Если нужно отказаться от редактирования ячейки, но редактирование уже началось, просто нажать клавишу Esc. При этом в ячейке будут восстановлены исходные данные. Для отмены уже совершенного действия используйте стандартное сочетание клавиш+Z или кнопку Отменить на Панели быстрого доступа .

При изменении значений в ячейках, на которые ссылается формула, результат вычислений в ячейке, содержащей формулу, будет автоматически пересчитан.

3. Автозавершение и автозаполнение ячеек

Часто при заполнении таблицы приходится набирать один и тот же текст. Имеющаяся в Excel функция автозавершения помогает значительно ускорить этот процесс. Если система определит, что набираемая часть текста совпадает с тем, что был введен ранее в другой ячейке, она подставит недостающую часть и выделит ее черным цветом (рис. 2). Можно согласиться с предложением и перейти к заполнению следующей ячейки, нажав, или же продолжить набирать нужный текст, не обращая внимания на выделение (при совпадении первых нескольких букв) .

Рис. 2 – Автозавершение при вводе текста

Механизм автозаполнения удобно применять в тех случаях, когда в ячейки требуется ввести какую-либо последовательность данных. Предположим, необходимо заполнить строку или столбец последовательностью чисел, каждое из которых больше (или меньше) предыдущего на определенную величину. Чтобы не заниматься этим вручную, можно выполнить следующие действия :

1. Необходимо набрать в двух соседних ячейках первые два значения из ряда чисел, чтобы Excel мог определить их разность.

2. Выделить обе ячейки.

3. Навести указатель мыши на маркер, который находится в нижнем правом углу рамки выделения. При этом он примет вид черного плюса.

4. Выполнить щелчок и, удерживая нажатой кнопку мыши, протянуть рамку до появления на всплывающей подсказке возле указателя мыши конечного значения, которое будет помещено в последнюю ячейку ряда. Протаскивать рамку можно в любом направлении.

5. Отпустить кнопку мыши, чтобы диапазон охваченных ячеек заполнился.

Функция автозаполнения очень полезна при копировании формулы в ряд ячеек. Благодаря функции автозаполнения ввести формулы в ячейки можно за несколько секунд. Нужно набрать только первую формулу, а затем протаскиванием рамки за нижний маркер скопировать ее на весь ряд .

При этом адреса ячеек в формулах будут автоматически заменены на нужные (по аналогии с первой формулой).

Список использованной литературы

табличный редактор ячейка автозаполнение

1. Электронный ресурс: http://www.5byte.ru/excel/edit.php

2. Электронный ресурс: http://www.on-line-teaching.com/excel/lsn002.html

3. Электронный ресурс: http://www.kolomna-school7-ict.narod.ru/st40201.htm

Создание новой книги
Открытие книги
Сохранение книги
Закрытие книги
Режимы просмотра книги

• Выделение элементов таблицы

Копирование данных
Перемещение данных
Удаление данных

• Отмена операций

Типы данных

Со структурой окна электронных таблиц мы разобрались, приступим к тому, как вводятся и редактируются данные. В рабочей книге может содержаться произвольное число рабочих листов, в свою очередь, каждый рабочий лист представляет собой рабочее поле, которое состоит из ячеек. В ячейке могут находиться данные одного из трех типов:

• число;
• текст;
• формула (будет рассмотрено в отдельной лекции).

Число . Числовые значения выражают различные количественные соотношения данных определенного типа. Для того чтобы ввести число в ячейку, необходимо сделает ячейку активной, с помощью клавиатуры ввести нужное число, по завершению нажать клавишу Enter . Введенное число в ячейке автоматически выравнивается по правому краю. Числовыми значениями также являются даты и время. Чтобы установить эти форматы, нужно на вкладке Главная в группе Число выбрать команду Числовой формат и в открывающемся меню выбрать денежный/финансовый и т.д. (рис. 2.1).

Рис. 2.1 Открывающийся список меню Числовые форматы

Текст . Текст используется для обозначения числовых данных, заголовков столбцов, для ввода поясняющей информации о рабочей таблице. Текст, который начинается с числа, считается текстом.

Ввод текста в ячейку осуществляется по аналогии с числовыми значениями. Если ввести в ячейку длинный текст, то он, как правило, отображается в строке формул. Достигнув в этой строке правого края окна, символы переноситься на новую, и появляется небольшая полоса прокрутки. Также можно с помощью мыши сделать шире строку формул, потянув за ее нижний край (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Отображение текста в строке формул

Если ячейки, расположенные справа, пусты, MS Excel отобразит текст целиком, заполняя соседние ячейки. Если же соседняя ячейка не пуста, то программа отобразит столько символов текста, сколько возможно (весь текст по-прежнему находится в ячейке, но он не отображается). Чтобы разместить текст в одной ячейке, нужно либо расширить столбец, либо с помощью команды Перенос текста в группе Выравнивание вкладки Главная разместить текст в несколько строк.

Операции с книгами

Создание новой книги

Для создания новой книги следует щелкнуть по кнопке Office и выбрать команду Создать . В появившемся диалоговом окне выбрать Новая книга (Рис. 2.3), а затем нажать кнопку Создать или щелкнуть два раза по значку Новая книга . В результате на Панели задач

появляется кнопка с названием нового файла (Книга 1). Если создано несколько книг, то с помощью Панели задач можно легко переключаться с одной книги на другую.

Рис. 2.3 Диалоговое окно «Создание книги»

Открытие книги

Для открытия существующего документа необходимо нажать кнопку Office и выбрать команду Открыть , после чего откроется диалоговое окно Открытие документа . В поле Папка выбирается папка, в которой расположен нужный документ, затем двойным щелчком левой кнопки мыши открывается нужный файл или выделяется файл и нажимается кнопка Открыть .

Примечание. По умолчанию в поле списка выводятся только файлы, созданные в программе MS Excel . Для вывода других типов файлов или всех файлов необходимо выбрать в поле Тип файлов тип нужного расширения или Все файлы .

Сохранение книги

Для сохранения книги необходимо вызывать команду Сохранить / Сохранить как , нажав на кнопку Office .

При первом сохранении появится диалоговое окно Сохранение документа (Рис.2.4). В поле Папка указывается папка, в которую необходимо сохранить книгу. В поле Имя файла – вводится имя книги (по умолчанию название файла – Книга № ). В поле Тип файла – формат, в котором будет сохранен документ (если это необходимо). Подтверждается сохранение нажатием кнопки Сохранить .

Рис. 2.4 Диалоговое окно «Сохранение документа»

Примечание . На имена файлов накладываются ограничения: длина имени файла не может превышать 254 символов; в имени можно использовать русские, латинские буквы, цифры, символы, кроме / \ < > ? * :

При повторном и последующих сохранении книги нужно нажать кнопку Office и выбрать команду Сохранить , при этом диалоговое окно Сохранение документа не выводится, книга автоматически сохраняется в том же файле и под тем же именем. Чтобы сохранить эту же книгу под другим именем или в другой папке, следует выбрать команду Сохранить как . Книги Microsoft Excel 2007 имеют расширение xlsх .

Закрытие книги

Для закрытия книги необходимо выбрать в меню Файл команду Выход из Excel или нажать кнопку Закрыть в строке заголовка окна.

Режимы просмотра книги

MS Excel позволяет работать с таблицами в нескольких режимах просмотра:

• Обычный – наиболее удобный для выполнения большинства операций, в том числе заполнения таблиц).
• Разметка страниц – удобен для окончательного форматирования таблицы перед распечаткой, то есть показывает как будет выглядеть документ после печати. Просматриваются границы страниц, колонтитулы.
• Страничный режим – предварительный просмотр разрывов страниц перед печатью, то есть в этом режиме разделение страниц отображаются синими линиями, перетягивая которую можно изменять размеры страницы.
• Во весь экран – рабочее поле отображается на весь экран, скрывается лента вкладок, чтобы вернуть ее обратно нужно нажать кнопку Esc .

Для перехода между режимами можно воспользоваться командами вкладки Вид .

Выделение элементов таблицы

Многие команды MS Excel требуют выделения элементов таблицы (ячейка, строка, столбец), которые могут быть задействованы в различных командах.

Для того чтобы выделить одну ячейку, т.е. сделать ее активной, достаточно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши.

Для выделения других элементов таблицы следует использовать следующие способы выделения:

1. выделение нескольких ячеек : сделать активной ячейку, с которой начинается выделение, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить указатель мыши в противоположный угол выделяемой области;
2. выделение большого числа элементов таблицы Shift и, не отпуская ее, щелкнуть мышью в противоположном углу выделяемой области;
3. выделение несмежных элементов таблицы : сделать активной ячейку, с которой начинается выделение, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, продолжить выделение других элементов с помощью левой кнопки мыши;
4. выделение целой строки : щелкнуть левой кнопкой мыши по номеру строки или активизировать любую ячейку строки и нажать Shift + клавиша Пробел ;
5. выделение целого столбца : щелкнуть левой кнопкой мыши по названию столбца или активизировать любую ячейку столбца и нажать Ctrl + клавиша Пробел ;
6. выделение всей таблицы : щелкнуть левой кнопкой мыши по кнопке, расположенной над цифрой 1 в левом углу рабочего листа или нажать Ctrl + A (Ф ).

Заполнение и редактирование ячеек

Для ввода данных в ячейку необходимо сделать ее активной и ввести данные с клавиатуры. Данные появятся в ячейке и отобразятся в строке формул. Для завершения ввода следует нажать Enter или одну из клавиш управления курсором. Процесс ввода данных закончится и активной станет соседняя ячейка.

Чтобы отредактировать данные в ячейке, необходимо:

• сделать ячейку активной и нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть по ней левой кнопкой мыши;
• в ячейке появится текстовый курсор, который можно передвигать клавишами управления курсором;
• внести изменения;
• выйти из режима редактирования, нажав на клавишу Enter .

Внимание ! Перед выполнением любой команды MS Excel следует завершить работу с ячейкой, т. е. выйти из режима ввода или редактирования.

Копирование данных

1 способ

1. Выбрать команду Копировать из группы Буфер обмена вкладки Главная или из контекстного меню (вокруг выделенного диапазона появится мигающая рамка).
2. Установить курсор в первую ячейку той области листа, куда требуется скопировать информацию.
3. Выбрать команду Вставить из группы Буфер обмена вкладки Главная или из контекстного меню.

2 способ

1. Выделить диапазон, который требуется скопировать.
2. Удерживая нажатой клавишу Ctrl , переместить указателем мыши выделенный диапазон в новую область рабочего листа.

Перемещение данных

1 способ

1. Выбрать команду Вырезать из группы Буфер обмена вкладки Главная или из контекстного меню (вокруг выделенного дапазона появится мигающая рамка).
2. Установить курсор в первую ячейку той области листа, куда требуется переместить информацию.
3. Выбрать команду Вставить из группы Буфер обмена вкладки Главная или из контекстного меню.

2 способ

1. Выделить диапазон, который требуется переместить.
2. Поместить указатель мыши на рамку выделенного диапазона.
3. Перетащить указателем мыши выделенный диапазон в новую область рабочего листа.

Удаление данных

Для того чтобы полностью заменить данные ячейки достаточно сделать ее активной и ввести новые данные (новые данные заменяют старые). Для удаления содержимого ячейки или диапазона необходимо выделить область и нажать клавишу Delete .

Отмена операций

Для отмены последней операции над данными необходимо на панели быстрого доступа выбрать команду Отменить ввод (Ctrl+Z) . Если щелкнуть на стрелке рядом с этой кнопкой, то откроется список операций, выполненных в текущем сеансе. Щелкнув на имени одной операции, можно отменить ее и все операции, выполненные после нее.

Чтобы вернуть последнюю отмененную операцию, следует на панели быстрого доступа выбрать команду Вернуть .

Действия над элементами таблицы

Вставка столбцов, строк и ячеек

При необходимости можно вставить столбцы, строки и ячейки в созданную таблицу. При вставке существующие данные сдвигаются.

Вставка столбца : щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку столбца (выделить столбец), слева от которого нужно вставить новый. В контекстном меню выбрать команду Вставить (не путайте с командой Вставить , которая добавляет фрагменты из буфера обмена). Существующие данные сдвинутся вправо. Так же можно воспользоваться командой Вставить из группы Ячейки вкладки Главная Вставить столбцы на лист .

Вставка строки : щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку строки (выделит строку), выше которой нужно вставить новую. В контекстном меню выбрать команду Вставить (не путайте с командой Вставить , которая добавляет фрагменты из буфера обмена). Существующие данные сдвинутся вниз. Так же можно воспользоваться командой Вставить из группы Ячейки вкладки Главная . При нажатии на кнопку появится меню, в котором нужно выбрать Вставить строки на лист .

Вставка ячеек : выделить ячейку или диапазон ячеек, где должны появиться новые ячейки. В контекстном меню выбрать команду Вставить… . В появившемся окне Добавление ячеек выбрать как нужно вставить ячейки со сдвигом вправо или вниз. Также можно воспользоваться командой Вставить из группы Ячейки вкладки Главная . При нажатии на кнопку появится меню, в котором нужно выбрать Вставить ячейки .

Удаление столбцов, строк и ячеек

Выделить полностью строки, столбцы или ячейки, содержащие данные, которые требуется удалить. На вкладке Главная в группе Ячейки выбрать команды Удалить и, нажав на кнопку , выбрать нужную команду. Существующие данные переместятся. Также можно в контекстном меню выбрать команду Удалить , а затем в появившемся диалоговом окне Удаление ячеек указать, что требуется удалить – ячейку, строку, столбец.

Изменение ширины столбцов и высоты строк

Изменение ширины столбцов : установить указатель мыши на границе заголовков столбцов (указатель примет вид черного крестика), нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, задать ширину столбца. Также можно воспользоваться контекстным меню, для этого щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выбрать команду Ширина столбца

Изменение высоты строк: установить указатель мыши на границе нумерации строк (указатель примет вид черного крестика), нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, задать высоту строки. Также можно воспользоваться контекстным меню, для этого щелкнуть правой кнопкой мыши по номеру строки и выбрать команду Высота строки , в появившемся диалоговом окне задать нужное значение.

Примечание . Если данные не помещаются в строку или столбец, можно их автоматически выронить. Для этого достаточно щелкнуть два раза левой кнопкой мыши на границе столбцов / строк в области их обозначения (название столбцов или нумерация строк).

Задания для самостоятельной работы

1. Запустите программу MS Excel .

2. Переименуйте Лист1 в Данные .

3. Добавьте новый лист и переместите его в конец рабочей книги.

4. На Листе 2 оформите таблицу по образцу (задайте нужную ширину столбцов):

5. Добавьте в таблицу первую строку и внесите в нее название таблицы «Оптимальное потребление кальция »

6. Скопируйте первый столбец таблицы (диапазон ячеек А2:А12) на лист 2.

7. Сохраните данный файл в папке Мои документы под именем Потребление кальция .

8. Закройте программу.