Папки - Почта. Помощь

Инструкция

Перед тем как просмотреть или прочитать входящие сообщения в вашем электронном ящике, необходимо открыть его. Для этого нужно запустить браузер и в адресной строке ввести веб-сервера, на котором располагается ваш e-mail. В пустые поля введите свои регистрационные данные (логин и пароль). Если вы не помните точно, какие данные были вами использованы при регистрации, воспользуйтесь опцией «Восстановление пароля к учетной записи».

После нажатия кнопки «Войти» вы окажетесь на странице своего почтового ящика. Нажмите на папку «Входящие», чтобы просмотреть все письма в этом каталоге. Письма, которые помечены скрепкой, имеют вложения (загруженные файлы). К таким письмам стоит относиться крайне внимательно, приложения к письмам могут содержать вредоносные объекты.

Для просмотра письма необходимо кликнуть мышью по его заголовку. Заголовки непрочитанных писем в этой папке отображаются жирным шрифтом и находятся, как правило, сверху списка. Если открытое письмо отображается некорректно, т.е. вместо привычных кириллических букв вы видите закорючки, необходимо прокрутить текст письма до самого конца и нажать ссылку другой кодировки. Если вы попробовали все кодировки, а желаемого результата так и не получили, следовательно, отправитель письма работает с другой операционной системой или почтовой программой.

После прочтения текста письма, его можно удалить. Для этого нажмите соответствующую кнопку в верхней или нижней панели кнопок. Если письмо не удалить, оно останется в папке «Входящие». Большое количество прочитанных писем приводит к медленной загрузке почтового ящика, поэтому желательно периодически удалять ненужные сообщения. Важные для вас письма рекомендуется архивировать или перемещать в другой каталог, для этого действия есть специальные кнопки.

Поступающие в организацию документы подлежат учету. Обычно регистрация входящих писем – задача канцелярии, но в небольших коллективах эту обязанность часто возлагают на секретаря. Методика оформления корреспонденции, как правило, подробно описывается во внутренней инструкции по делопроизводству. Если же она отсутствует, при обработке новых документов нужно придерживаться определенного порядка действий.

Вам понадобится

• - журнал регистрации входящей корреспонденции;
• - штамп «Входящее письмо».

Инструкция

Внесите сведения о поступивших письмах в журнал регистрации входящей корреспонденции. Он может быть электронным или традиционным (бумажным). Заполняя электронные формы, следуйте рекомендациям разработчиков программы. Компьютерные системы облегчают канцелярский труд, помогает быстро найти нужную информацию. Однако, в них важна унификация, строгое соблюдение правил ввода сведений, иначе документ может затеряться в базе.

Традиционный журнал регистрации купите в типографии или оформите самостоятельно в тетради формата А4. Главное требование к нему – простота поиска, наглядность и аккуратность заполнения. Удобно вести журнал в виде таблицы со следующими графами:1. Дата регистрации. Входящие письма учитывайте в день получения передавайте на рассмотрение руководителю, если в организации не принят иной порядок;2. Регистрационный номер. Этот атрибут документа состоит из номера папки-дела «Входящие документы» (по утвержденной номенклатуре дел организации) и порядкового номера (с начала календарного года) поступившего письма. Например, «№ 01-12-273», где 01-12 – номенклатурный номер дела, 273 – уникальный номер письма. Вся поступившая корреспонденция регистрируется один раз, независимо от количества поступивших позже копий, в том числе электронных;3. Автор письма (организация, частное лицо), например, «ООО «Встреча» или «Администрация области, заместитель главы В.С.Сидоров» и т.д.;4. Тема документа. Эту графу можно заполнить сведениями из заголовка письма или кратко сформулировать основную мысль после его прочтения. Пишите так, чтобы позже вы могли легко вспомнить, о каком именно документе идет речь, и объяснить это коллегам. Например, «О заключении договора на транспортные услуги» или «О предоставлении сведений по налогу на прибыль до 12.12.2011» и т.д.;5. Исполнитель. Графу заполните после получения визы руководителя. Впишите фамилию сотрудника, который будет готовить ответ. Здесь же пометьте срок исполнения. Дату ответа на срочное письмо выделите цветным маркером или подчеркните.6. Примечания. Здесь вы можете делать отметки о выполнении поручения руководителя, или указывать наличие важных приложений к письму, или помечать количество копий, находящихся у сотрудников в работе.

Дополните таблицу по вашему усмотрению. Например, опасаясь за сохранность документов, выделите графу для подписи исполнителя при получении письма. Однако не перегружайте журнал и себя чрезмерно подробными записями. Всю нужную информацию содержит документ, регистрационные формы лишь помогают проследить стадию работы над ним.

На всех письмах проставьте специальный штамп, на котором указан вид корреспонденции – «Входящие». Оттиск должен располагаться в правом нижнем углу первой страницы документа. Следите, чтобы печатью не перекрывался текст. Порядковый номер и дату поступления впишите в строку оттиска вручную.

Полезный совет

Электронное письмо распечатайте и зарегистрируйте в обычном порядке.

Источники:

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов»

Очищать электронный почтовый ящик вручную, сообщение за сообщением - утомительная работа, особенно, если их много. Гораздо удобнее осуществить эту операцию автоматически. Веб-интерфейс практически каждой почтовой службы оснащен соответствующей функцией.

Инструкция

Зайдите в свой электронный почтовый ящик, используя веб-интерфейс.

Создайте новую папку для хранения тех сообщений, которые вам понадобятся даже после очистки. Дайте ей любое название.

Перейдите в папку с входящими сообщениями. Выделите на первой странице те письма , которые вам необходимо сохранить. Осуществите операцию перемещения их в новую папку.

Посмотрите, не оказались ли на первой странице после этого важные сообщения с последующих страниц. При необходимости, перенесите в дополнительную папку и их.

Поступите аналогичным образом со всеми важными сообщениями со всех страниц папки «Входящие».

Перенеся все важные сообщения (их, скорее всего, окажется сравнительно немного) в созданные вами новые папки, приступите к очистке папок для входящих и исходящих сообщений. Каждую из них очищайте следующим образом. Вначале попытайтесь найти на странице кнопку или пункт меню (в том числе, ниспадающего), позволяющий папку . Местоположение такого пункта зависит от того, какой вы пользуетесь почтовой службой. Если найти его не получилось, найдите поле для галочки, расположенное в самом верху страницы, над сообщением. Поставьте в него галочку, и выделенными окажутся либо на странице, либо во всей папке (также зависит от почтовой службы). Удалите их. Если окажется, что сообщения только на одной странице, повторяйте операцию до тех пор, пока не окажется очищенной вся . Даже в этом случае осуществляется гораздо быстрее, чем при выделении и удалении сообщений вручную по одному.

Из новых папок, в которые вы переместили важные сообщения, ничего не удаляйте. При желании сделайте резервную копию важных писем.

Выйдите из почтового ящика.

Видео по теме

Стандартные папки

В почтовом ящике доступны следующие стандартные папки:

Входящие . Все новые письма (кроме спама и писем, попадающих в другие папки с помощью ).

Отправленные . Все отправленные вами письма.

Удалённые . Все письма, удаленные вами вручную или с помощью автоматической сортировки писем.

Спам . Письма, которые были определены как спам.

Черновики . Черновики писем и шаблоны .

• Исходящие . Письма, которые не были отправлены из-за того, что соединение с интернетом было разорвано. Когда соединение будет восстановлено, письма отправятся автоматически.
• Архив . Папка для хранения старых писем.

  Примечание. Если в Архиве нет писем, то папка не отображается. Чтобы переместить письмо в эту папку, нажмите на него правой кнопкой мыши и выберите пункт Архив .

Стандартные папки не редактируются и не удаляются.

Личные папки

Чтобы добавить личную папку, нажмите Создать папку (под списком папок). Вы можете добавить несколько личных папок - все они отобразятся как вложенные во Входящих .

Примечание. Когда вы переместите письмо в папку, появится сообщение «Перемещать такие письма в папку?» . При ответе «Да» будет создано правило автоматической сортировки писем . Изменить или удалить правило вы можете на странице правил обработки писем .

Папка Архив не отображается в списке папок, если в ней нет писем. Чтобы переместить письмо в эту папку, нажмите на него правой кнопкой мыши и выберите пункт Архив .

Если переместить письмо в другую папку не получается, обновите страницу, нажав комбинацию клавиш Ctrl +F5 . Если проблема не решится, очистите

Сюда летит абсолютно ВСЕ:

• Мысли
• Информация

Это не бумажная папка и даже не папка в компьютере. Это то, где вы собираете все это.

В моем случае это на 95% диктофон и на 5% телефон. У вас это может быть блокнот или личный помощник Вася))

Выньте все из головы!

Главное правило: в голове не должно храниться НИ-ЧЕ-ГО.

Даже если вам кажется, что “ну, уж Барсика-то я точно не забуду покормить перед поездкой. Он и сам заорет” – все равно пишите!

Каждая мелочь записывается. Я это делаю на диктофон. О том, как я работаю с диктофоном писал .

Если у вас все записано, то голова перестает снова и снова прокручивать дела, информацию. Она сама собой расслабляется! Я писал о таком простом способе борьбы со стрессом .

Не решать! Не разбирать!

Пришло дело? Записали? Забудьте!

Не надо его обдумывать, разбирать… Продолжайте собирать окружающие вас дела и проблемы до тех пор пока ничего не останется!

Нам надо собрать огромную кучу дел, забот, информации… Все в одну кучу! Когда я в первый раз сел за сбор этой кучи у меня набралось около сотни различных дел. Раньше все эти дела маячили где-то там на задворках сознания, а теперь – вот они! Все в одном месте!

Разбор

Ха, а вы думали, что эта куча дел сама собой разрешится?

Разбирать папку “Входящие” надо каждое утро или каждый вечер.

О том, как мы будем разбирать “Входящие” я еще скажу, а пока коротко отметим, что у любого входящего может быть 4 судьбы:

• Оно удаляется. Например, вы решили, что дело “Выскочил прыщ на носу” не стоит ваших хлопот – само пройдет!
• Оно выполняется. Например, дело “Надо почистить СМСки” выполняется прямо при разборе за 1 минуту
• Оно идет в “Когда-нибудь” (). Например, дело “Посетить Мадрид”. Сейчас нам не до него. Оно летит в папку “Когда-нибудь”. О ней мы еще поговорим.
• Оно переходит в текущие дела (). И будет выполнено. Когда? Об этом тоже поговорим в следующих уроках.

При создании новой учетной записи

Когда вы создаете новую учетную запись POP в Thunderbird, Мастер учетных записей спросит, не хотите ли вы использовать общую папку Входящие для этой учетной записи. Если вы согласны, то убедитесь, что поставили галочку в этом поле. Если вы не согласны, то убедитесь, что галочка не стоит.

Изменение установки Общей папки Входящие учетной записи

Для изменения установки Общей папки Входящие учетной записи вы должны проделать три простых шага.

Измените используемую папку Входящие

Откройте «Инструменты->Параметры учетной записи->Параметры Сервера», щелкните мышью на кнопке «Дополнительно».

Чтобы указать учетной записи использовать Общую папку Входящие, выберите «Общая папка Входящие (находится в Локальных папках) и щелкните по кнопке «Ok».

Внимание: если учетная запись уже имеет сообщения во папке Входящие или в других папках, вы должны скопировать или перенести эти сообщения в Локальные папки перед тем как настроите учетную запись на использование Общей папки Входящие. Если вы не скопируете или не перенесете сообщения в Локальные папки и укажете учетной записи использовать Общую папку Входящие, учетная запись исчезнет из панели папок и вы не увидите свои сообщения до тех пор, пока не вернете всё, как было.

Чтобы указать учетной записи не использовать Общую папку Входящие выберите «Входящие для данной учетной записи» или «Входящие от другой учетной записи» и щелкните по кнопке «ОK».

Проверьте настройки других папок и фильтров

После того, как вы измените настройки учетной записи в части того, какую папку Входящие она должна использовать, посмотрите, не нужно ли кое-что изменить:

Откройте «Инструменты -> Параметры Учетной записи ->Копии и папки» и посмотрите на папки используемые для Отправленных, Черновиков и Шаблонов. Убедитесь, что сообщения для каждой из них сохраняются в правильных папках.

Если вы используете анти-спам фильтр для данной учетной записи, откройте «Инструменты -> Анти-спам фильтр...» и убедитесь, что папка, выбранная для спама именно та, которую вы хотите использовать.

Если вы установили какие-либо фильтры, откройте «Инструменты ->Фильтры сообщений» и убедитесь, что они будут работать правильно в условиях использования новых настроек Входящих. Особенно важно, если вы изменили учетную запись таким образом, что она будет использовать Общую папку Входящие: если у вас имеются фильтры, которые сортируют сообщения в какую-либо из папок учетной записи, вы должны отключить/удалить эти фильтры или изменить конечные папки.

Выйдите и перезапустите Thunderbird

Важно: выйдите из Thunderbird и перезапустите его перед загрузкой почты для любой учетной записи, для которой вы изменили настройки папки Входящие/Общей папки Входящие. Если вы не выйдете и перегрузите почтовый клиент, сообщения могут продолжать загружаться в «старые» места. (напр в отдельную папку Входящие, вместо Общей папки Входящие).

Другая информация

Учетные записи использующие Общую папку Входящие, иногда называют подчиненными учетными записями, и возможно создать подчиненные учетные записи не использующие Общую папку Входящие в Локальных Папках. Например, если вы имеете три учетных записи на Gmail, вы можете настроить чтобы две из них хранили почту вместе с почтой другой учетной записи Gmail, но не в Локальных папках.

Чтобы сделать это, следуйте вышеописанной процедуре для настройки папки Входящие, но вместо того чтобы выбрать "Общая папка Входящие (находится в Локальных папках)", выберите "Входящие от другой учетной записи" и выберите из выпадающего списка учетную запись, которую вы хотите использовать.

• Для подчиненных учетных записей, если вы перейдете в меню "Инструменты -> Параметры учетной записи... -> [имя учетной записи] Параметры сервера", вы увидите что параметр "Локальный каталог" не указывает на реальный каталог в профиле в котором хранится почта. Это нормально и необходимо, так как определенные файлы подчиненных учетных записей должны хранится отдельно от общих файлов содержащих почту. (К примеру, для каждой учетной записи типа POP3 имеется свой собственный файл "popstate.dat" в котором отслеживается какие сообщения были загружены с сервера. Фильтры сообщений специфичные для учетной записи также хранятся в отдельной папке для каждой учетной записи.)