Что выбрать для автоматизации рабочих мест кассиров: ПК или POS-систему? Сделай сам: подбираем конфигурацию POS-терминала.

Любой бизнес, в котором подразумевается прием платежей, потребует покупки кассового оборудования. Среди современного оснащения наиболее популярным вариантом являются POS-системы. Они могут быть разными, поэтому необходимо внимательно выбирать технику, в зависимости от особенностей торговой точки или иного заведения, для которого она предназначена.

Что такое POS-система и зачем она нужна

В названии оборудования приставка POS указывает на то, что это техника для торговой точки (point of sale). Хотя это не значит, что система может использоваться только в магазинах – такую технику применяют везде, где есть необходимость приема платежей - в гостиницах, ресторанах, различных салонах. POS-система выполняет функции, аналогичные кассовому оборудованию, но при этом у нее гораздо больше возможностей, она позволяет автоматизировать платежные операции.

POS-система отличается от POS-терминала тем, что она представляет собой набор различных приборов, которые подключаются к системному блоку, отвечающему за управление всем комплектом. Терминал - это моноблок, то есть, все составляющие находятся в одном корпусе. Подобное разделение есть не во всех странах, и за рубежом оба вида оборудования часто называют одним определением - POS-машина. Это стоит знать, если планируется сотрудничество с иностранными партнерами.

Составляющие POS-системы

Одной из важнейших составляющих системы является кассовая программа. Это ПО, которое подбирается специально для определенной сферы бизнеса, с учетом каких-то специфических потребностей и особенностей. Без программы оборудование просто не будет работать. Помимо различных специальных возможностей, есть и стандартные, которые присущи практически всем программам:

Кассовое ПО может формировать отчетность, собирая сведения о количестве и уровне продаж, оценивая их и анализируя. В программе уже заложены основные формы отчетов, но можно настроить этот раздел и по собственному усмотрению, добавив какие-то необходимые пункты.
С помощью программы можно управлять запасами, она подскажет, какое количество товарных единиц есть на складе, не пора ли пополнить их количество. Это помогает оптимизировать бизнес и вовремя наладить поставки, чтобы исключить различные задержки и простои.
Программа может сама позаботиться о закупках. Если ее настроить соответствующим образом, то при уменьшении количества товара на складе она сама составит заявку для поставщика и подготовит платежное поручение, если оборудование связать с бухгалтерской программой.
Можно делать скидки и начислять различные бонусы для клиентов. При этом исключается какой-либо обман со стороны продавцов, они не смогут провести манипуляции со скидками.
Каждый сотрудник, работающий за кассой, авторизуется в системе при помощи специальной карточки и собственного пароля, что позволит исключить различные махинации со стороны персонала.
Можно быстро осуществить возврат, если клиент недоволен товаром. Процедура не отнимет много времени, что позволит не раздражать посетителя еще больше.
Современные системы имеют достаточный уровень безопасности, чтобы не беспокоиться о сохранности всех данных.

Для работы программы и обустройства всей системы потребуется специализированный компьютер. Допускается использовать обычную технику, если она соответствует необходимым требованиям, но лучше этого не делать - пользовательские компьютеры не предназначены для работы с кассовым оборудованием, они быстро выйдут из строя и начнут давать сбои. Кроме того, специализированный компьютер потребляет меньше энергии.

Фискальный регистратор необходим для ведения учета товаров или услуг, а также распечатки чеков. Для популярных заведений с большим потоком посетителей важно быстродействие прибора. А салоны или рестораны нередко обращают внимание и на эстетическое оформление чека. Поэтому нужно выбирать регистратор в зависимости от особенностей бизнеса. Также стоит отметить, что машины с термопечатью работают не настолько шумно, как матричные.

Денежный ящик подобрать не так уж сложно, нужно только определиться с габаритами, количеством необходимых отделов, а также проверить надежность замка и всех внутренних элементов. При сборке системы ящик подключается к регистратору и при совершении покупки или оплаты услуги автоматически открывается.

Терминал или картридер необходим для работы с банковскими картами. Очень многие люди расплачиваются ими при совершении покупки, поэтому без такого приспособления никак не обойтись. Для прибора важно быстродействие при совершении операций, а также безопасность.

Выбор POS-систем для разных сфер бизнеса

Как правильно выбрать POS-систему? Это зависит от сферы деятельности организации, количества посетителей и других нюансов:

Для розничных магазинов нужно довольно много функций, поскольку в таких точках ведутся продажи большого количества разных товаров, задействованы скидки, есть необходимость делать возвраты, а также потребуется формировать отчеты. Из оборудования необходимо иметь сканер штрих-кодов, терминал для карт, фискальный регистратор. Сканер лучше подобрать с визуальным поиском товара - это облегчит работу кассира.
В ресторанах или гостиницах программное обеспечение будет отличаться. ПО должно иметь функцию формирования заказа и внесения его в список ожидания до момента оплаты. Также в ресторане необходимо учитывать плановую и фактическую стоимость ингредиентов блюд. Программа должна работать с различными подарками и бонусами, а на чек может потребоваться внесение дополнительной информации с адресом клиента, если в ресторане есть служба доставки.
Если речь идет о небольшом кафе или баре, где мало места за стойкой, то POS-система должна быть мобильного типа, а также с водонепроницаемой защитой, поскольку на нее случайно могут пролиться напитки. Мобильные системы также подходят для организации выездной торговли.

При выборе системы также необходимо определиться со следующими вопросами:

Учесть особенности предлагаемых товаров или услуг, будет ли торговля оптовой или розничной. Также важен формат деятельности - бизнес для бизнеса (В2В) или бизнес для клиентов (В2С).
Количество планируемых операций в день определяет необходимую производительность.
Нужно посчитать общее число касс, и будут ли они соединены в одну систему.
Будет ли торговая точка одна или планируется открытие сети заведений.
Потребуется ли соединение с другими программами - бухгалтерской или для учета товаров.

POS-терминалы и системы: что это такое

POS-терминал – это программно-аппаратный комплекс для расчетов с покупателями, который составляет рабочее место кассира и благодаря которому автоматизированы торговые операции.

В России также существует понятие «POS-система». Оно отделено от понятия «POS-терминал» только у нас (во всем мире используется понятие «POS-машина»). Тем не менее, для нашей страны различие существенно, и от него многое зависит.

Различие

POS-система – комплект оборудования, в составе которого используется системный блок. Периферийное оборудование подключается к системному блоку. Использоваться может либо фискальный регистратор (ФР), либо чековый принтер (ЧПМ), в зависимости от типа налогообложения у владельца.

POS-терминал – моноблок, в котором блок управления, монитор и, при необходимости, другие узлы объединены в один корпус. В составе POS-терминала также может быть фискальный регистратор, а может быть и ЧПМ (чекопечатающая машина).

Данные о продажах хранятся в программном обеспечении центрального блока. Суммы по сменам хранятся в фискальной памяти ФР. В ЭКЛЗ также хранятся сумы по сменам, но в зашифрованном защищенном от редактирования виде. Выбор ПО зависит от функционала ПО, удобства, стоимости и других подобных факторов.

В Госреестре контрольно-кассовая техника появляется по инициативе производителя. Если ККМ есть в реестре, ее можно использовать для регистрации в налоговой инспекции и работе по выдаче чека покупателям. Если ККМ входит в состав терминала, в реестр вносят весь терминал.

Товарный чек печатается на любой кассе. Владельцы кассы, которые платят ЕНВД, обязаны выдавать по требованию чек установленного образца.

Конструкция

POS-система состоит из нескольких устройств: компьютерная часть (системный блок), фискальный регистратор, POS-монитор кассира, денежный ящик, клавиатура, считывающее устройство для различных типов карт, сканер штрих-кодов, дисплей покупателя.

Позиции в чек кассир вводит при помощи клавиатуры персонального компьютера или сенсорного экрана, а после пробивания чека они попадают в ПО. В фискальный регистратор попадают суммы за смену, где сохраняются в фискальной памяти в зашифрованном виде.

POS-системы могут быть сборными и моноблочными.

Сборные POS-системы существуют на базе системного блока. Как правило, на всеобщее обозрение выводится только монитор покупателя, провода и периферия прячутся. Такой вариант часто используется в бутиках. Обслуживание сборной системы удобнее.
Моноблочные POS-системы содержат оборудование внутри одного корпуса, за счет чего экономится место. Благодаря отсутствию проводов оборудование почти не отказывает. Выбирают его чаще магазины, рестораны, фаст-фуды в виду компактности.

Сборная конструкция предполагает два типа посадки: фронтальную и классическую. Если POS-система блочная, то ее узлы можно разместить так, чтобы монитор, клавиатура и принтер были перед глазами кассира и между кассиром и покупателем (фронтальная посадка). Выбор системы зависит от вашей сферы деятельности.

Выбор и покупка POS-системы

POS-система должна оставаться функциональной даже в жестких условиях: пыль, грязь, случайно пролитая на нее жидкость не должны влиять на работоспособность. И чем меньше касс в вашей торговой точке, тем более надежной должна быть каждая из них.

Так, для кафе и баров особенно нужна влагонепроницаемая система: всего одна пролитая чашка может остановить работу целого ресторана, выведя из строя единственную кассу. Для модных магазинов выбирают системы, которые позволяют спрятать все провода под стойкой. Для строительных гипермаркетов POS-система предполагает стоячее рабочее место. Все зависит от сферы деятельности.

Сегодня POS-системы могут быть оборудованы системами видеонаблюдения за кассиром, быть защищены от случайного или намеренного отключения электроэнергии.

Объем платежей через POS-машины в мире неуклонно растет. Это неудивительно: покупатели и продавцы во всем мире ценят быстроту и их удобство.

Есть целый ряд фактов в пользу того, что в для автоматизации рабочего места кассира лучше использовать POS-систему , чем ноутбук или другое компьютерное оборудование. Понимая это, производители выпускают модели различного класса и сложности, под нужды конкретных видов бизнеса.

Надежность и производительность

POS системы рассчитаны на промышленную эксплуатацию, имеют высокий класс защиты, ударопрочный корпус и собираются из деталей, рассчитанных на длительный период работы.

Благодаря использованию специализированного ПО, в котором нет ничего лишнего (игр, аудио/видео кодеков, служб и т.д.) достигается высокая производительность, а также исключается вероятность пустого времяпрепровождения для кассира.

Компактность и совместимость

ПОС-системы по своим размерам гораздо меньше компьютеров, их можно размещать горизонтально и вертикально, из-за этого используя их, гораздо легче создать удобное рабочее место для кассира. А также они имеют все необходимые интерфейсы и протоколы для подключения сопутствующего торгового оборудования, поэтому гораздо легче производить настройку совместной работы сопряженных устройств (сканер штрих кода , принтер чеков , денежный ящик и т.д.).

Юзабилити и дизайн

В большинство POS-систем вмонтирован ридер магнитных карт. Также немаловажно, что клавиатура заточена под торговые операции и на ней нет лишних кнопок. Имеющиеся кнопки разделены цветовыми блоками, крупно подписаны и гораздо больше, чем на обычной клавиатуре. Работать с ними намного быстрей и удобней.

И не стоит забывать про красоту! Пос-системы смотрятся в едином стиле с другим торговом оборудованием и создают эффект цельно работающей системы. Это, безусловно, будет радовать глаз ваших посетителей и ваш собственный.

Важно выбрать pos-оборудование соответствующее задачам вашего бизнеса. Это является основой успешной работы и получения прибыли. Только в этом случае явно ощущаются множественные преимущества от внедрения автоматизированной системы.

По всем возникающим у вас вопросам обращайтесь к специалистам нашей компании. Вы можете рассчитывать на квалифицированную консультацию и внимание с нашей стороны.

Об этом рассказывают эксперты рынка
Аргументы в пользу POS-систем

Для начала определимся, чем POS-терминалы принципиально отличаются от POS-систем.

POS-систему можно определить как аппаратный комплекс для автоматизации работы кассиров на базе . Минимальная комплектация POS-системы включает , считыватель магнитных карт, . Основное преимущество POS-систем - это свобода выбора всех составных компонентов, включая программное обеспечение. Благодаря этому пользователь получает готовое решение, полностью отвечающее его запросам.

Базовая комплектация POS-терминала включает те же модули, но принципиальное отличие заключается в том, что модуль фискальной памяти находится внутри корпуса компьютерного блока. Это означает, что терминалы могут продаваться только с определенными кассовыми программами, которые при регистрации конкретной модели кассового терминала вносятся в Государственный реестр ККМ. Для POS-систем не требуется сертификация ПО, так как необходимое для фискального учета программное обеспечение записано во внутренней памяти печатающего устройства - фискального регистратора.

Таким образом, важным аргументом в пользу POS-систем является тот факт, что она позволяет устанавливать более широкий спектр ПО. В случае с терминалами возможность вариаций ограничена.

Показательным является пример, когда руководство магазина, работающего на POS-терминалах, решает сменить ПО, в том числе и кассовую программу. При этом требуется докупить еще один кассовый аппарат. Это означает необходимость перерегистрации уже работающих терминалов. Например, в небольшом магазине с тремя кассовыми узлами затраты на эту процедуру составляют более 1000 долларов. Интересно, что, как правило, в своем следующем магазине владельцы уже решают установить POS-системы.

Второй фактор в пользу POS- систем - их более низкая стоимость. Если минимальная цена на POS-систему сегодня составляет около 1800 долларов, то сходный по функциональным возможностям терминал обойдется в 3000 долларов. Также на порядок отличается и стоимость обслуживания. Дело в том, что поставкой POS-терминалов сегодня занимается ограниченный круг компаний, ЦТО которых имеют необходимую лицензию на обслуживание аппаратов такого класса. Этот фактор, а также привязка при ремонте или замене к оригинальным запчастям и обусловливают более высокую стоимость услуг.

В случае с эксплуатацией POS-системы ее компоненты легко взаимозаменяемы, а ремонт и обслуживание может взять на себя любой поставщик аналогичного оборудования. Отсюда более низкая стоимость сервисных услуг и высокая скорость выполнения ремонтных работ.

Основными игроками на российском рынке POS-cистем являются компании, которые могут предложить покупателю собственное фискальное решение (фискальный регистратор), вокруг которого и собирается готовая POS-система. Наиболее крупные производители POS-систем в России - компании «ККС», «Атол», «Штрих-М».

Минимальная комплектация POS-системы включает фискальный регистратор, POS-компьютер, монитор кассира, клавиатуру, считыватель магнитных карт, денежный ящик, дисплей покупателя.

Двойная надежность

С другой стороны, существует принципиально важный аргумент в пользу альтернативного решения - POS-терминалов: все компоненты программно-аппаратного комплекса поставляются от одного поставщика, что позволяет полностью избежать проблем с их несовместимостью. В России представлена продукция всех наиболее крупных мировых производителей: SIEMENS (или NIXDORF), IBM, IPC, NCR, FUJITSU. В то же время производством POS-систем в России занимается большое число компаний, и качество итогового продукта в каждом конкретном случае зависит от добросовестности производителя, а именно от того, насколько качественно протестированы компоненты разных марок и нет ли проблем с их совместимостью.

В современной розничной торговле активно используют компьютерно-кассовые системы. Устройства позволяют автоматизировать и упростить работу кассиров, повысить их производительность труда, ускорить процесс оформления покупки. Оборудование дает возможность следить за товародвижением в магазине (гипермаркете и любой другой торговой точке), включить кассу в общую информационную сеть и эффективно решить многие другие задачи.

В этой статье мы рассмотрим, чем же отличаются между собой POS-системы и POS-терминалы. Мы расскажем, какое оборудование лучше заказать для развития бизнеса.

Эксплуатационные особенности компьютерно-кассовых устройств

ПОС-терминал представляет собой прибор, предназначенный для приема к оплате различных пластиковых карт. У ПОС-терминала есть еще одно понятие. Это моноблочная система с клавиатурой либо сенсорный моноблок без периферийных устройств, который входит в состав ПОС-системы (может поставляться с установленным программным обеспечением).

Инновационные устройства способны «взаимодействовать» с картами, оснащенными магнитной полосой или чипом, а также с бесконтактными карточками и другими аналогичными изделиями. Эти аппаратно-программные комплексы дают возможность проводить разнообразные торговые операции. Терминалы способны хранить информацию, которую можно использовать, например, для изучения товарооборота и популярности определенных групп продукции.

Работают на основе специализированных ПОС-компьютеров или же моноблоков. Фискальный регистратор входит в состав ПОС-системы, как и другие периферийные устройства. Периферийные устройства подключаются к системному блоку. Программно-аппаратный комплекс применяется либо с фискальным регистратором, либо с чековым принтером.

ПОС-системы и ПОС-терминалы, как правило, оборудуются:

функциональным и мощным процессором и системным блоком;
дисплеем покупателя и монитором кассира;
программируемой клавиатурой;
принтером, способным наносить информацию на чековую ленту, или же фискальным регистратором (ПОС-системы).

Устройства также поставляются с денежным ящиком, со сканером штрих-кода и считывателем пластиковых карт.

На отечественном рынке также представлены модели ПОС-компьютеров, которые в стандартной комплектации не имеют экрана, но его можно дополнительно приобрести и подключить к оборудованию. В основном каждая модель продается с установленным программным обеспечением.

Эксплуатационные различия между POS-терминалами и POS-системами

POS-системы отличаются от POS-терминалов такими характеристиками и функциональными возможностями:

ПОС-система представляет собой полностью готовое к работе оборудование, на которое установлено программное обеспечение, к которому подключены различные периферийные устройства, в том числе печатающее устройство.
которых варьируется от 30 до 80 тысяч рублей, как правило, нельзя улучшить: почти невозможно расширить их функциональные возможности. А вот к ПОС-системам подключают дополнительные устройства, в том числе электронные весы.
После покупки техники ее необходимо зарегистрировать в соответствующем отделе ИФНС, а также нужно активировать ЭКЛЗ и приобретенную фискальную память. В этом случае предприниматель привозит оборудование в ИФНС. POS-терминал везут в полном комплекте – при этом устройство отличается немалыми габаритами, а масса некоторых моделей составляет 9-10 килограммов. Для регистрации ПОС-системы достаточно привезти компактный фискальный регистратор в отдел, где регистрируется контрольно-кассовая техника.

Интересно знать, что многие предприниматели не задумываются, что они будут делать, когда сломается их компьютерно-кассовая техника. Они не просчитывают варианты: не учитывают, каким же образом станет функционировать их магазин или другая торговая точка. Ведь у гипермаркета могут быть запасные POS-системы и другое оборудование, а у маленьких магазинов обычно только несколько устройств. При этом существуют штрафы, если работать со сломанной техникой или же вообще не использовать ККТ.

Если неисправности возникают в ПОС-терминале, то придется отвезти специалисту все оборудование, потому что кассовая часть находится внутри системного блока. В этом случае у предпринимателя должно быть аналогичное запасное устройство с сертифицированным программным обеспечением, зарегистрированное в ИФНС.

Если сломалась POS-система, то на ремонт отвозят тот элемент, который вышел из строя. Вот поэтому у предпринимателя должен быть запасной фискальный регистратор и дополнительная компьютерная часть.

Какую технику выбрать для своей торговой точки?

Оборудование подбирают, обязательно учитывая будущие его условия эксплуатации, особенности продаваемого товара, общий бюджет и другие характеристики. Перед покупкой лучше получить консультации у менеджера магазина, в котором будет заказана техника. Ведь стоимость современных устройств варьируется от 20 до 130-140 тысяч рублей.

POS-системы комплектуются фискальными регистраторами или принтерами чеков. Интересно знать, что на российском рынке также представлены модели без контрольно-кассового аппарата. При этом оборудование, которое поставляется без фискального регистратора, является идеальным вариантом для торговых точек, являющихся плательщиками ЕНВД. Ведь этот налог не зависит от реальной выручки: его рассчитывают, учитывая показатели базовой доходности и принятых коэффициентов.

Краткий вывод

Как видите, ПОС-системы и ПОС-терминалы дают возможность в несколько раз снизить время, которое нужно на оформление покупки. С помощью техники отслеживают движение товаров, проводят акции, хранят и обрабатывают коммерческую информацию. С помощью оборудования уверенно развивают бизнес, улучшая взаимодействие между кассирами и покупателями.

Если подводить краткий вывод, то можно с уверенностью сказать, что основное отличие ПОС-системы от ПОС-терминала заключается в том, что это полностью укомплектованная, готовая к работе система, которой достаточно для функционирования торговой точки. ПОС-терминал или ПОС-моноблок – это один из элементов ПОС-системы.

К POS-системе можно подключить дополнительные приборы и улучшить функциональность основного оборудования. Например, к ПОС-системе часто подключают электронные весы и сканер штрих-кодов. А вот POS-терминалы, цена которых обычно не превышает 80 тысяч рублей, нельзя оснащать дополнительными приборами. А вот стоимость функциональных и качественных ПОС-систем превышает 100 тысяч рублей.