Операции с объектами Microsoft Excel. Закрытие объектов Workbook и Application

Многие пользователи Excel не видят разницы между понятиями «формат ячеек» и «тип данных». На самом деле это далеко не тождественные понятия, хотя, безусловно, соприкасающиеся. Давайте выясним, в чем суть типов данных, на какие категории они разделяются, и как можно с ними работать.

Тип данных — это характеристика информации, хранимой на листе. На основе этой характеристики программа определяет, каким образом обрабатывать то или иное значение.

Типы данных делятся на две большие группы: константы и формулы. Отличие между ними состоит в том, что формулы выводят значение в ячейку, которое может изменяться в зависимости от того, как будут изменяться аргументы в других ячейках. Константы – это постоянные значения, которые не меняются.

В свою очередь константы делятся на пять групп:

• Текст;
• Числовые данные;
• Дата и время;
• Логические данные;
• Ошибочные значения.

Выясним, что представляет каждый из этих типов данных подробнее.

Текстовые значения

Текстовый тип содержит символьные данные и не рассматривается Excel, как объект математических вычислений. Это информация в первую очередь для пользователя, а не для программы. Текстом могут являться любые символы, включая цифры, если они соответствующим образом отформатированы. В языке DAX этот вид данных относится к строчным значениям. Максимальная длина текста составляет 268435456 символов в одной ячейке.

Для ввода символьного выражения нужно выделить ячейку текстового или общего формата, в которой оно будет храниться, и набрать текст с клавиатуры. Если длина текстового выражения выходит за визуальные границы ячейки, то оно накладывается поверх соседних, хотя физически продолжает храниться в исходной ячейке.

Числовые данные

Для непосредственных вычислений используются числовые данные. Именно с ними Excel предпринимает различные математические операции (сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень, извлечение корня и т.д.). Этот тип данных предназначен исключительно для записи чисел, но может содержать и вспомогательные символы (%, $ и др.). В отношении его можно использовать несколько видов форматов:

• Собственно числовой;
• Процентный;
• Денежный;
• Финансовый;
• Дробный;
• Экспоненциальный.

Кроме того, в Excel имеется возможность разбивать числа на разряды, и определять количество цифр после запятой (в дробных числах).

Ввод числовых данных производится таким же способом, как и текстовых значений, о которых мы говорили выше.

Дата и время

Ещё одним типом данных является формат времени и даты. Это как раз тот случай, когда типы данных и форматы совпадают. Он характеризуется тем, что с его помощью можно указывать на листе и проводить расчеты с датами и временем. Примечательно, что при вычислениях этот тип данных принимает сутки за единицу. Причем это касается не только дат, но и времени. Например, 12:30 рассматривается программой, как 0,52083 суток, а уже потом выводится в ячейку в привычном для пользователя виде.

Существует несколько видов форматирования для времени:

• ч:мм:сс;
• ч:мм;
• ч:мм:сс AM/PM;
• ч:мм AM/PM и др.

Аналогичная ситуация обстоит и с датами:

• ДД.ММ.ГГГГ;
• ДД.МММ
• МММ.ГГ и др.

Есть и комбинированные форматы даты и времени, например ДД:ММ:ГГГГ ч:мм.

Также нужно учесть, что программа отображает как даты только значения, начиная с 01.01.1900.

Логические данные

Довольно интересным является тип логических данных. Он оперирует всего двумя значениями: «ИСТИНА» и «ЛОЖЬ» . Если утрировать, то это означает «событие настало» и «событие не настало». Функции, обрабатывая содержимое ячеек, которые содержат логические данные, производят те или иные вычисления.

Ошибочные значения

Отдельным типом данных являются ошибочные значения. В большинстве случаев они появляются, когда производится некорректная операция. Например, к таким некорректным операциям относится деление на ноль или введение функции без соблюдения её синтаксиса. Среди ошибочных значений выделяют следующие:

• #ЗНАЧ! – применение неправильного вида аргумента для функции;
• #ДЕЛ/О! – деление на 0;
• #ЧИСЛО! – некорректные числовые данные;
• #Н/Д – введено недоступное значение;
• #ИМЯ? – ошибочное имя в формуле;
• #ПУСТО! – некорректное введение адресов диапазонов;
• #ССЫЛКА! – возникает при удалении ячеек, на которые ранее ссылалась формула.

Формулы

Отдельной большой группой видов данных являются формулы. В отличие от констант, они, чаще всего, сами не видны в ячейках, а только выводят результат, который может меняться, в зависимости от изменения аргументов. В частности, формулы применяются для различных математических вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке формул, выделив ту ячейку, в которой она содержится.

Обязательным условием, чтобы программа воспринимала выражение, как формулу, является наличие перед ним знака равно (=) .

Отдельным видом формул являются функции. Это своеобразные подпрограммы, которые содержат установленный набор аргументов и обрабатывают их по определенному алгоритму. Функции можно вводить вручную в ячейку, поставив в ней предварительно знак «=» , а можно использовать для этих целей специальную графическую оболочку Мастер функций , который содержит весь перечень доступных в программе операторов, разбитых на категории.

С помощью Мастера функций можно совершить переход к окну аргумента конкретного оператора. В его поля вводятся данные или ссылки на ячейки, в которых эти данные содержатся. После нажатия на кнопку «OK» происходит выполнение заданной операции.

Как видим, в программе Excel существует две основные группы типов данных: константы и формулы. Они, в свою очередь делятся, на множество других видов. Каждый тип данных имеет свои свойства, с учетом которых программа обрабатывает их. Овладение умением распознавать и правильно работать с различными типами данных – это первоочередная задача любого пользователя, который желает научиться эффективно использовать Эксель по назначению.

Чтобы включить содержимое из других программ, например Word или Excel можно использовать объект связывание и внедрение (OLE).

Интерфейс OLE поддерживается множеством различных программ и используется для помещения содержимого, созданного в одной программе, в другую программу. Например, можно вставить документ Office Word в книгу Office Excel. Чтобы посмотреть, содержимое какого типа можно вставить, на вкладке Вставка в группе Текст выберите элемент Объект . В поле Тип объекта отображаются только объекты программ, установленных на данном компьютере и поддерживающих интерфейс OLE.

Общие сведения о связанные и внедренные объекты

Данные, которые копируются в Excel из другой программы, поддерживающей интерфейс OLE (например, Word), можно вставить как связанный объект или внедренный объект. Основные различия между внедренными и связанными объектами заключаются в том, где хранятся данные и как обновляется объект после вставки в конечный файл. Внедренные объекты хранятся в той книге, в которую вставлены, и не обновляются. Связанные объекты остаются в отдельных файлах и могут обновляться.

Связанные и внедренные объекты в документе

1. У внедренного объекта нет связи с исходным файлом.

2. Связанный объект связан с исходных файлом.

3. При обновлении исходного файла обновляется связанный объект.

Когда следует использовать связанные объекты

Используйте связанные объекты, если нужно, чтобы данные в конечном файле обновлялась при изменении данных в исходном файле.

При использовании связанного объекта исходные данные хранятся в исходном файле. В конечном файле отображается представление связанных данных, однако хранится в нем только информация о местоположении исходных данных (и размере, если объект является диаграммой Microsoft Excel). Для поддержания связи с исходными данными файл, в котором они хранятся, должен быть доступен на локальном диске или в сети.

Связанные данные могут обновляться автоматически при изменении данных в исходном файле. Например, если в документе Word выделяется абзац, который затем вставляется в качестве связанного объекта в книгу Excel, то при изменении данных в документе Word данные в книге Excel также будут изменены.

Когда следует использовать внедренные объекты

Используйте внедренный объект, если не требуется, чтобы скопированные данные изменялись при их изменении в исходном файле. Версия исходных данных полностью внедряется в книгу. При копировании данных в качестве внедренного объекта конечный файл занимает больше дискового пространства, чем при связывании данных.

При открытии файла на другом компьютере можно просмотреть внедренный объект, не имея доступа к исходным данным. Поскольку внедренный объект не связан с исходным файлом, он не обновляется при изменении исходных данных. Чтобы изменить внедренный объект, дважды щелкните его для открытия и редактирования в исходной программе. Исходная программа (или другая программа, позволяющая редактировать объект) должна быть установлена на компьютере.

Изменение способа отображения объекта OLE

В книге связанный объект или внедренный объект может отображаться либо в том же виде, что и в исходной программе, либо в виде значка. Если книга будет просматриваться через Интернет и ее не придется печатать, можно выбрать отображение этого объекта в виде значка. Это уменьшает площадь, занимаемую объектом на экране. Для просмотра этого объекта в исходном виде необходимо дважды щелкнуть его значок.

Внедрение объекта на лист

Вставка ссылки на файл

Примечание:

Создание объекта в Excel

Внедрение объекта на лист

Вставка ссылки на файл

Можно просто добавить ссылку на объект, а не ее внедрения полностью. Можно сделать, если книгу и объект, который вы хотите добавить хранятся на сайте SharePoint, общем сетевом диске или же расположении и расположение файлов не изменится. Это удобно, если связанный объект изменяется, так как ссылка всегда открывается последнюю версию документа.

Примечание: Если связанный файл переместить, ссылка не будет работать.

Создание объекта в Excel

Можно создать новую объекта на основании другая программа не выходя из книги. Например если вы хотите добавить более подробное описание диаграммы или таблицы, можно создать внедренный документ, например файл Word или PowerPoint в Excel. Вы можете установить для отображения объекта вправо на листе или добавить значок, который открывает файл.

Связывание или внедрение содержимого из другой программы с помощью OLE

Можно связать или внедрить содержимое (целиком или частично) из другой программы.

Внедрение содержимого из другой программы

Связывание или внедрение Частичное содержимое из другой программы

Изменение способа отображения объекта OLE

Объект тип объекта (например, Объект Документ ) и выберите команду Преобразовать .

• Чтобы отобразить содержимое объекта, снимите флажок В виде значка .

  Чтобы отобразить значок, установите флажок отобразить в виде значка . При необходимости можно изменить по умолчанию значок или подпись. Чтобы сделать это, щелкните Значок изменения и щелкните значок, который вы хотите из списка значок или в поле заголовок введите метку.

Управление обновлением в связанных объектах

При установлении связей с другими программами обновление может выполняться одним из следующих способов: автоматически при открытии конечного файла, вручную, если нужно посмотреть предыдущие данные перед их обновлением из исходного файла, или с помощью запроса обновления, независимо от включенного способа обновления (автоматически или вручную).

Установка обновления вручную связи с другой программой

Установка автоматического обновления связи с другой программой

Проблема: не удается обновить автоматические связи на листе

Параметр Автоматически в Excel переопределяется параметром Обновить ссылки на другие документы .

Чтобы обеспечить автоматическое обновление автоматических связей с объектами OLE, сделайте следующее:

Немедленное обновление связи с программой

Изменение содержимого из программы OLE

В приложении Excel можно изменить содержимое, связанное или внедренное из другой программы.

Редактирование связанного объекта в исходной программе

Редактирование внедренного объекта в исходной программе

Дважды щелкните внедренный объект, чтобы его открыть.

Внесите необходимые изменения.

Если изменение объекта происходит прямо в окне открытой программы, щелкните за пределами объекта, чтобы вернуться в конечный файл.

Если изменение объекта выполняется в исходной программе, открытой в отдельном окне, для возврата в конечный файл выйдите из исходной программы.

Примечание: Если дважды щелкнуть некоторые внедренные объекты, такие как видео- и звуковые клипы, начнется их воспроизведение, а не открытие. Чтобы изменить такой внедренный объект, щелкните правой кнопкой мыши значок или объект, наведите указатель на элемент Объект тип объекта (например, Объект Клип мультимедиа ), а затем выберите команду Изменить .

Редактирование внедренного объекта в программе, отличной от источника

Выделите внедренный объект, который необходимо изменить.

Щелкните правой кнопкой мыши значок или объект, наведите указатель на элемент Объект тип объекта (например, Объект Документ ) и выберите команду Преобразовать .

Выполните одно из следующих действий.

• Чтобы преобразовать внедренный объект в тип, выбранный в списке, установите флажок преобразовать в .

  Чтобы открыть внедренный объект в формате, выбранном в списке, без изменения типа внедренного объекта, установите флажок активизировать как .

Выделение объекта OLE с помощью клавиатуры

Нажмите клавиши CTRL+G для отображения диалогового окна Переход .

Нажмите кнопку Выделить , выберите вариант объекты и нажмите кнопку ОК .

Несколько раз нажмите клавишу TAB, пока не будет выделен требуемый объект.

Нажмите клавиши SHIFT+F10.

Наведите указатель на элемент Объект или Объект Диаграмма и выберите команду Изменить .

Проблема: при двойном щелчке по связанному или внедренному объекту появляется сообщение "Нельзя изменить"

Это сообщение появляется, если невозможно открыть исходный файл или программу-источник.

Убедитесь, что исходная программа доступна. Если исходная программа не установлена на компьютере, преобразуйте объект в формат файла той программы, которая есть на компьютере.

Убедитесь, что имеется достаточно памяти. Убедитесь, что на компьютере имеется достаточно памяти для запуска исходной программы. В случае необходимости для освобождения памяти закройте другие программы.

Закройте все диалоговые окна. Если исходная программа запущена, убедитесь, что в ней нет открытых диалоговых окон. Переключитесь в исходную программу и закройте все открытые диалоговые окна.

Закройте исходный файл. Если исходный файл является связанным объектом, убедитесь, что он не открыт другим пользователем.

Убедитесь, что имя исходного файла не изменилось. Если исходный файл, который требуется изменить, является связанным объектом, убедитесь, что он имеет то же имя, что и при создании связи, а также что он не был перемещен. Чтобы узнать имя исходного файла, выделите связанный объект, а затем на вкладке Данные в группе Подключения выберите команду Изменить связи . Если исходный файл был переименован или перемещен, воспользуйтесь кнопкой Смена источника в диалоговом окне Изменение связей , чтобы найти исходный файл и восстановить связь.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community , попросить помощи в сообществе Answers community , а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте

Москва 2007

Курс лекций

Муратова С.Ю.

Кафедра автоматизированных систем управления

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГТУ «МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ СТАЛИ И СПЛАВОВ»

Прикладная информатика

(наименование направления)

Информатика и вычислительная техника

(наименование направления)

Макросы и приложения

(наименование дисциплины)

Введение. 5

1. Объекты Excel 6

1.1. Объекты, их свойства и методы.. 6

1.1.1. Свойства: присвоение и использование значений. 6

1.1.2. Примеры методов рабочей книги Excel 8

1.1.2.1. Вызов метода. 8

1.1.2.2. Передача аргумента в метод. 9

1.2.1. Семейства как объекты.. 12

1.2.3. Исключение: объект Range 13

1.3. Иерархия объектов Excel 14

1.3.1. Иерархическая структура. 15

1.3.2. Доступ к объектам через свойства и методы.. 17

1.4. Объект Application. 18

1.4.1. Свойства объекта Application. 18

1.4.2. Методы объекта Application. 19

1.5. Объект Workbook и семейство Workbooks. 20

1.5.1. Свойства объекта Workbook и семейства Workbooks. 20

1.5.2. Методы объекта Workbook и семейства Workbooks. 21

1.5.3. Функции, используемые для работы с файлами. 21

1.5.4. Функция MsgBox. 24

1.5.5. Функция InputBox. 28

1.6. Объект Worksheet 29

1.6.1. Свойства объекта Worksheet и семейства Worksheets. 29

1.6.2. Методы объекта Worksheet и семейства Worksheets. 30

1.7. Объект Range. 31

1.7.1. Свойства объекта Range. 31

1.7.2. Методы объекта Range. 32

2. Переменные. 33

2.1. Допустимые имена. 33

2.2. Типы данных переменных VBA.. 33

2.3. Описание переменной. 34

2.4. Использование переменных. 35

2.5. Преимущества переменных. 36

2.6. Объектные переменные. 37

2.6.1. Задание объектной переменной. 38

2.6.2. Объектные переменные общего типа. 38

2.6.3. Объектные переменные конкретных типов. 39

2.6.4. Преимущества объектных переменных. 39

2.7. Неявное описание переменных и тип Variant 40

2.8. «Плюсы» и «минусы» типа Variant 41

2.9. Обязательное описание переменных. 42

2.10. Типы данных по умолчанию.. 44

2.11. Пользовательские типы данных. 45

3. Массивы.. 46

3.1. Объявление массива. 48

3.2. Использование массива. 49

3.3. Номер первого элемента и границы массива. 51

3.4. Динамические массивы.. 52

3.5. Пять функций для работы с массивами. 56

3.5.1. Функция Array. 56

3.5.2. Функция Erase. 56

3.5.3. Функция IsArray. 57

3.5.4. Функции LBound и UBound. 58

4. Константы.. 58

5. Вызов одной программы из другой. 59

5.1. Передача данных при вызове программы.. 60

6. Функции. 63

7. Область видимости переменных, констант, подпрограмм и функций. 65

7.1. Область видимости переменных. 66

7.1.1. Переменные уровня процедуры.. 66

7.1.2. Переменные уровня модуля. 68

7.1.3. Переменные уровня проекта. 69

7.1.4. Сохраняемые переменные. 70

7.1.5. Область видимости подпрограмм и функций. 71

7.1.6. Сохраняемые подпрограммы и функции. 72

8. Управляющие структуры.. 73

8.1. Управляющая инструкция If-Then-Else. 74

8.1.1. Дополнительное условие Elself. 76

8.2. Управляющая инструкция For-Next 77

8.3. Управляющая инструкция While-Wend. 81

8.4. Управляющая инструкция Do-Loop. 87

8.5. Управляющая инструкция Select Case. 77

8.6. Управляющая инструкция For-Each-Next 81

8.6.1. Инструкция For-Each-Next с многомерными массивами. 83

8.6.2. Инструкция For-Each-Next с семействами. 84

9. Инструкция With. 89

10. Встроенные функции VBA.. 91

10.1. Математические функции. 92

10.2. Функции проверки типов. 92

10.3. Функции преобразования форматов. 92

10.4. Функции обработки строк. 93

10.5. Функции времени и даты.. 95

11. Пользовательский интерфейс. 95

11.1. Форма (UserForm) 99

11.1.1. Вставка формы: 99

11.1.2. Основные свойства и методы формы: 101

11.1.3. События формы.. 102

11.2. Элементы управления. 102

11.2.1. Некоторые общие свойства элементов управления. 103

11.2.2. Соглашения об именах. 105

11.2.3. Некоторые общие методы элементов управления. 105

11.2.4. Общие события элементов управления. 106

11.3. Кнопка (СоmmandButton) 107

11.4. Поле (TextBox) 108

11.5. Надпись (Label) 109

11.5.1. Пример создания формы для ввода пароля. 109

11.6. Список (ListBox) 112

11.6.1. Основные свойства элемента управления ListBox. 113

11.6.2. Методы ListBox. 115

11.6.3. Заполнение списка. 115

11.7. Поле со списком (ComboBox) 120

11.8. Флажок (CheckBox) 121

11.9. Выключатель (ToggleButton) 126

11.10. Переключатель (OptionButton) 126

11.11. Элементы управления: полоса прокрутки (ScrollBar) и счетчик (SpinButton) 127

11.11.1. Пример создания формы для нахождения суммы чисел. 128

11.12. Создание нестандартных меню и панелей инструментов. 131

11.12.1. Методы объекта CommandBar 132

11.12.2. Свойства объекта CommandBar 133

11.12.3. Семейство CommandBarControls и объект CommandBarControl 134

11.12.4. Пример создания/удаления панели инструментов. 136

11.12.5. Пример создания/удаления меню.. 138

12. События объектов Workbook и Worksheet 139

12.1. События объекта Workbook. 139

12.2. События объекта Worksheet 141

Введение

Одним из эффективных средств создания информационных систем или автоматизированных рабочих мест является программа MicroSoft Excel, которая предоставляет разработчику возможность использовать одновременно преимущества визуального программирования и электронной таблицы. Языком визуального программирования в MicroSoft Excel, равно как в других приложениях MicroSoft Office, является Visual Basic for Applications (VBA). VBA можно отнести к языкам объектно-ориентированного программирования (ООП), в которых данные и код объединяются в нечто единое целое, называемое объект.

Использование VBA актуально при разработке специфических приложений в малобюджетных организациях независимо от рода их деятельности, особенно если циркулирующая в них информация хранится в виде таблиц или баз данных Excel.

При изучении макросов - небольших программ, записанных с помощью макрорекордера, мы уже говорили о VBA как о среде, в которой они создаются. Однако мы использовали лишь мельчайшую толику тех возможностей, которыми он обладает. Поэтому цель данного учебного пособия – рассмотреть основные элементы и конструкции VBA.

Основным понятием в Excel является объект. Говоря коротко,объект - это нечто, чем можно управлять и что можно программировать. Модель объектов Excel содержит более 100 собственных элементов и несколько - общих для всех приложений Office. Диапазон объектов Excel очень широк - от простых прямоугольников или текстовых полей до таких сложных структур, как сводные таблицы и диаграммы.

Каждый из объектов Excel предназначен для выполнения определенного действия, необходимого для анализа данных. Создание приложения заключается в объединении нужных объектов средствами языка программирования VBA.

Объектная модель MS Excel и других приложений Microsoft Office устроена следующим образом. На нулевом уровне иерархии существует центральный объект, в который встроены другие объекты, составляющие первый уровень иерархии. В каждый из объектов первого и последующих уровней могут быть встроены объекты следующего уровня. Встраивание реализуется с помощью свойств объектов. Свойства могут быть терминальными, не являющимися объектами, и свойствами, которые возвращают объекты при их вызове.

Объектов в этой иерархии очень много. Учитывая, что у каждого объекта, в свою очередь, большое количество свойств, методов и событий, изучать их достаточно сложно. Поэтому мы рассмотрим только основные объекты. На первых порах достаточно использовать Application (Приложение), Workbook (Рабочую книг}"), Worksheet (Рабочий лист), Range (Диапазон ячеек). Много в этой иерархии и коллекций: Workbooks – это коллекция рабочих книг, Worksheets – коллекция рабочих листов, Sheets – коллекция всех листов (рабочих листов и листов диаграмм), Charts – коллекция диаграмм.

Полное описание свойств, методов и событий каждого объекта можно найти в справочной системе. Для этого в редакторе Visual Basic откройте окно справки, в строке поиска наберите "Application Object Members" (для объекта Application) и перейдите но найденной гиперссылке. Для других объектов вместо Application используйте нужное имя класса.

Объект Application

На вершине объектной модели находится объект Application. Он представляет само приложение Excel. Через этот объект осуществляется доступ ко всем остальным объектам. Однако обычно свойства и методы этого объекта используют, не указывая слово Application. Например, вместо Application. ActiveCell.Value можно написать просто ActiveCell.Value. Основные свойства объекта приведены в табл. 12.21.

Таблица 12.21

Основные свойства объекта Application

Метод Quit объекта Application завершает работу Excel. Например, следующий код сохраняет все открытые книги Excel и завершает работу приложения:

For Each wb In Application.Workbooks

Application.Quit

Объект Workbook и коллекция Workbooks

Каждая рабочая книга представляется объектом Workbook, а их коллекция – объектом Workbooks. Методы коллекции Workbooks приведены в табл. 12.22.

Таблица 12.22

Методы коллекции Workbooks

Указанные методы имеют параметры. Подробнее о параметрах можно прочитать в справочной системе. Проще всего это сделать, вызвав контекстную справку: установите курсор в тексте программы на имени интересующего свойства или метода и нажмите клавишу F1 .

Основные свойства и методы объекта Workbook приведены в табл. 12.23 и 12.24.

Таблица 12.23

Основные свойства объекта Workbook

Таблица 12.24

Основные методы объекта Workbook

Лабораторная работа

ИЗУЧЕНИЕ ИНТЕРФЕЙСА ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА MS EXCEL 2010. ПРОСТЫЕ ВЫЧИСЛЕНИЯ

Цели работы:

1)ознакомиться с возможностями табличного процессора;

2)ознакомиться с пользовательским интерфейсом программы MS Excel 2010;

3) ознакомиться с основными приемами работы в MS Excel 2010.

Задание:

1) изучите п. 1 «Учебный материал»;

2) выполните задания, приведенные в п. 2;

3) ответьте на контрольные вопросы (п. 3).

УЧЕБНЫЙ МАТЕРИАЛ

Основные понятия табличного процессора

Табличный процессор – это компьютерная программа для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме. Структура программы – двумерный массив, состоящий из строк и столбцов, поэтому эти программные средства называют еще электронными таблицами (ЭТ).
С помощью ЭТ можно не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку данных.

Функции табличного процессора весьма разнообразны:

§ создание и редактирование таблиц;

§ оформление и печать таблиц;

§ создание многотабличных документов, объединенных формулами;

§ построение диаграмм;

§ работа с ЭТ как с базой данных; выборка данных по запросам;

§ создание итоговых и сводных таблиц;

§ решение задач типа «что-если» путем подбора параметров;

§ решение оптимизационных задач;

§ создание программ-макросов с помощью встроенного языка программирования Visual Basic for Applications (VBA).

Табличный процессор Excel является составной частью интегрированного программного пакета Microsoft Office.

После запуска Excel 2010 на экране появляется окно следующей структуры:

1. Заголовок программы .

2. Панель быстрого доступа с кнопкой настройки панели, по умолчанию расположенная в верхней части окна приложения Excel (рис. 1). Предназначена для быстрого доступа к наиболее часто используемым функциям. По умолчанию панель содержит всего три кнопки: Сохранить, Отменить, Вернуть (Повторить) . Панель быстрого доступа можно настраивать, добавляя в нее новые команды.

Рис. 1. Панель быстрого доступа

3. Лента. В Excel 2010 меню и панели инструментов выполнены в виде ленты. Команды упорядочены в логические группы, собранные на вкладках. Вкладки ориентированы на выполнение задач. Группы на каждой вкладке разбивают задачу на ее составляющие. Кнопки команд в каждой группе служат для выполнения команд или отображения меню команд. Значок (кнопка) группы – маленький квадрат в правом нижнем углу группы элементов во вкладке (рис. 2). Щелчок по значку открывает соответствующее этой группе диалоговое окно или область задач для расширения функциональных возможностей. Например, значок группы Шрифт вкладки Главная открывает диалоговое окно Формат ячейки . А значок группы Буфер обмена отображает область задач Буфер обмена .Не каждая группа имеет значок.

По умолчанию в окне отображается семь постоянных вкладок: Главная , Вставка , Разметка страницы , Формулы , Данные , Рецензирование , Вид .Вкладка Главная открывается по умолчанию после запуска программы.

Рис. 2. Кнопки групп

Помимо постоянных имеется целый ряд контекстных вкладок, например для работы с рисунками, диаграммами и т. п., которые появляются автоматически при переходе в соответствующий режим либо при выделении объекта или установке на него курсора. В некоторых случаях появляется сразу несколько вкладок, например при работе с диаграммами появляются три вкладки: Конструктор , Макет и Формат. Не существует способов принудительного отображения контекстных вкладок.

Перемещаться по ленте можно с помощью клавиатуры: если нажать клавишу , на ленте появятся подсказки для перехода к соответствующей вкладке (рис. 3).

Рис. 3. Клавиши перемещения по ленте

Перейдя на вкладку, можно увидеть подсказки по клавишам перехода по текущей вкладке (рис. 4).

Рис. 4. Клавиши перехода вкладки Главная

Заменить ленту панелями инструментов или меню предыдущих версий приложения Microsoft Excel нельзя. Удалить ленту также нельзя. Однако, чтобы увеличить рабочую область, ленту можно скрыть (свернуть). Способы:

1. Нажмите кнопку Свернуть ленту , расположенную в правой части линии названий вкладок. Для возврата нажать на кнопку Развернуть ленту .

2. Для быстрого скрытия/отображения ленты достаточно двойного щелчка по заголовку любой вкладки.

3. Ленту можно свернуть и иначе:

a) щелкните правой кнопкой мыши в любом месте ленты;

b) в контекстном меню выберите команду Свернуть ленту .

4. Чтобы свернуть или восстановить ленту, можно также нажать комбинацию клавиш .

Ленту можно настраивать: переименовывать и изменять последовательность расположения постоянных вкладок, создавать новые вкладки
и удалять их, создавать, удалять, изменять расположение групп элементов на вкладках, добавлять и удалять отдельные элементы и др.:

1) щелкните правой кнопкой мыши в любом месте ленты;

2) в контекстном меню выберите команду Настройка ленты .

Также настройка ленты производится в окне ПараметрыExcel в категории Настройка ленты меню Файл .

4. Вкладка (меню) «Файл» . Вкладка Файл всегда расположена в ленте первой слева. Меню содержит команды для работы с файлами (Сохранить , Сохранить как , Открыть , Закрыть , Последние , Создать ), для работы с текущим документом (Сведения , Печать, Доступ ), а также для настройки Excel (Справка , Параметры ). Кнопка Выход завершает работу
с приложением.

5. Мини-панели инструментов. Мини-панели инструментов (рис. 5) содержат основные наиболее часто используемые элементы для оформления текста документа, рисунков, диаграмм и других объектов. В отличие от других приложений Office 2010 (Word, PowerPoint и др.) в Excel 2010 мини-панель не отображается автоматически при выделении фрагмента листа. Для ее отображения щелкните правой кнопкой по выделенной области. Состав элементов мини-панелей постоянный и неизменный.

Рис. 5. Мини-панель инструментов и контекстное меню

6. Строка формул , состоящая из трех частей:

a) адреса активной ячейки ;

b) кнопок Отмена , Ввод , которые появляются в режиме ввода или правки, и кнопки Вставка функции f x ;

c) содержимого активной ячейки.

Для просмотра и редактирования содержимого выделенной ячейки можно увеличить высоту строки формул. Для этого щелкните по кнопке Развернуть строку формул . Если и в этом случае отображается не все содержимое ячейки, можно воспользоваться полосой прокрутки. Для того чтобы привести строку формул в исходное состояние, щелкните по кнопке Свернутьстроку формул. Убрать/отобразить строку формул можно следующим образом: Файл ® Параметры ® Дополнительно ® категория Экран ® Показывать строку формул .

7. Координатная строка – содержит имена столбцов.

8. Координатный столбец – содержит номера строк.

9. Рабочее поле.

10. Горизонтальная и вертикальная полосы прокрутки .

11. Ярлычки листов с кнопками перехода по рабочим листам.

12. Строка состояния , в которой указываются режимы работы Готово , Ввод , Правка ; режимы просмотра книги Обычный, Разметка страницы, Страничный ; масштабная линейка.

Основные объекты Excel

1. Столбец . Таблица Excel содержит 16384 столбца(2 14). Столбцыидентифицированы латинскими буквами. Так как их только 26, то после Z обозначение столбцов идет сдвоенными буквами AA, AB, AC, …, GA, GB, GC, …, HX, HY, HZ, а после столбца ZZ – строенными ААА, ААВ, ААС, …, AAZ, ABA , … Заканчивается нумерация на столбце XFD. Чтобы быстро перейти к первому или последнему столбцу (строке) рабочего листа, нужно нажать клавишу <Ctrl> и соответствующую клавишу управления курсором.

2. Строка – их в таблице 1048576 (2 20).

3. Ячейка – место пересечения строки и столбца. Каждая ячейка имеет уникальный адрес, в котором указывается имя столбца и номер строки, на пересечении которых она расположена. Примеры использования адресов ячеек в стиле A1 показаны в таблице 1.

Таблица 1

Стиль ячеек A1

Excel поддерживает альтернативную систему указания ячеек, называемую R1C1 (от англ. слов Row – строка и Column – колонка). В этой системе и столбцы, и строки таблицы пронумерованы, а номер строки предшествует номеру столбца. Например, ячейка А1 называется R1C1 (строка 1, столбец 1). Ячейка В1 – это R1C2 (строка 1, столбец 2). Перейти к альтернативному стилю и обратно можно, зайдя в меню Файл ® Параметры ® Формулы ® категория Работа с формулами ® стиль ссылок R1C1 .

Ячейка, где находится курсор, называется текущей , и в данный момент времени с ней выполняются определенные действия.

4. Блок ячеек – это прямоугольник, в котором указываются адреса ячеек левого верхнего и нижнего правого углов, разделенных двоеточием, например А1:С5.Если в выполняемом действии указан блок ячеек, то задействованы все его ячейки.

5. Рабочий лист – это созданная таблица для решения задачи, диаграмма, макрос, рисунок. Стандартное имя листа – Лист1, Лист2, …. С рабочими листами можно выполнять следующие действия :

§ переименование;

§ удаление;

§ вставка;

§ перемещение;

§ копирование.

Эти действия выполняются с помощью контекстного меню при установленном указателе мыши на ярлычке листов или в группе Ячейки вкладки Главная (рис. 6).

Рис. 6. Группа Ячейки вкладки Главная

Меню Файл ® Параметры ® Дополнительно ® категория Показать параметры для следующей книги ® Показывать ярлычки листов позволяет убрать/отобразить ярлычки листов.

6. Рабочая книга – это файл, который хранится на диске и содержит один или несколько листов. По умолчанию рабочая книга имеет имя Книга1, Книга 2 , …. Сохранить файл можно с помощью пункта меню Файл ® Сохранить . Команда Сохранить как выбирается, если нужно сохранить уже записанный на диск файл под новым именем. Файлам Excel 2010 по умолчанию присваивается расширение .xlsx .

7. Диаграмма – это графическое отображение данных таблицы. Может храниться на отдельном листе, а может сопровождаться текстом или таблицей.

8. Рисунок – создается с помощью группы Иллюстрации вкладки Вставка в самой среде Excel или может быть вставлен из другого графического редактора.

9. Модули Visual Basic – программы, называемые макросами и созданные на языке программирования Visual Basic.

Типы данных

Как правило, в ЭТ используются следующие типы данных:

1. Текст – любая последовательность символов, используемая в основном для заголовков таблиц, строк, столбцов и комментариев.

2. Число . В ячейке Excel можно отобразить три типа числовых данных (констант):

a) целые числа – это последовательность цифр от 0 до 9 со знаком или без него: +25; –100.

b) вещественные числа с фиксированной запятой – это десятичные дроби, в которых целая часть отделяется от дробной запятой: 28,25; –3,765.

c) вещественные числа с плавающей запятой – это числа, записанные в следующей форме: 1,5Е+03 или 2Е-08 . Такую запись еще называют экспоненциальной формой записи числа (научный формат).

По умолчанию правильно введенное число выравнивается по правому краю ячейки. Неправильно введенное число считается текстом и выравнивается по левому краю. Если число не поместилось по ширине ячейки, то вся ячейка заполняется символом # (рис. 7).

Рис. 7. Вид чисел на рабочем листе

3. Формула – это выражение, состоящее из чисел, адресов ячеек, функций и знаков операций и начинающееся со знака = . Например:

А1*20%+12*A1*D12.

Порядок выполнения арифметических действий в формуле такой же, как принятый в математике.

4. Функция – это запрограммированные формулы, позволяющие производить часто встречающиеся последовательности вычислений (стандартные функции разного назначения).

5.Дата – это дата, представленная в различных форматах, с которой можно производить арифметические и логические операции. Например, 21.10.2011; 21 октября 2011 г. и др.

Копирование ячеек

Копирование можно осуществить следующими способами:

1) вкладка Главная ® группа Буфер обмена ® команда Копировать ;

2) с помощью команды Копировать контекстного меню;

3) с помощью комбинации клавиш ;

4) с помощью техники «перетащить-и-оставить» при нажатой клавише . В этом случае рядом с указателем мыши появляется знак + (признак копирования);

5) с использованием маркера в правом нижнем углу копируемой ячейки. При отсутствии этого маркера необходимо воспользоваться командой Файл ® Параметры ® Дополнительно ® категория Параметры правки ® Разрешить маркеры заполнения и перетаскивания ячеек .