Шаблоны: технология производства и сфера использования.

Оформление и печать документа

В этой лекции вы узнаете, как:

· настраивать внешний вид документа с помощью шаблона;

· изменять фон документа;

· изменять документ с помощью темы;

· просматривать и печатать документ;

· управлять разметкой страницы.

Microsoft Word комплектуется такими инструментами фор­матирования, как шаблоны. Вы можете создавать документы, основан­ные на одном из заданных деловых или личных шаблонов Word, а може­те создать собственные шаблоны. Вы можете задавать фон для страниц и темы для главных элементов документа. Вы можете управлять видом текста при печати, определяя разрывы страниц и разделов, использо­вать верхние и нижние колонтитулы для повторяющейся на каждой стра­нице информации. Когда работа над документом закончена, можно пе­рейти в режим предварительного просмотра и задать расположение текста перед печатью.

Точность изложения информации в документе весьма важна, но важен и внешний вид документа. Чтобы создавать ви­зуально привлекательные документы, вы можете использовать один из профессионально разработанных встроенных шаблонов Word. Шаблон - файл, который хранит характеристики и стили абзаца, форматирование страницы и макросы для использова­ния в качестве образца при создании других документов . Если вы не решите иначе, все новые документы базируются на Нормаль­ном шаблоне, который содержит минимальное число довольно простых сти­лей, включая Нормальный стиль для абзацев. Word также комплектуется шаблонами разнообразных деловых и личных документов, включая публи­кации, сообщения, письма, факсы, записки, и веб-страницы.

Для того чтобы создать документ на основе одного из встроенных шаб­лонов Word, следует выбрать шаблон в панели задач Со­здание документа . Некоторые шаблоны установлены на вашем компью­тере в ходе установки программы; другие доступны на узле Office Online.

Word поддерживает шаблоны для совместной работы (workgroup) в сети. Вы можете определять место их хранения с помощью вкладки Расположение диалогового окна Параметры, которое открывается из меню Сервис. Также вы можете опреде­лить местонахождение этих шаблонов с помощью панели задач Создание документа, щелкая на На моих веб-узлах в разделе Шаблоны .

Доку­мент, который появится на экране, содержит заключенные в скобки за­полнители, предназначенные для ввода текста. Например, если выбрать шаблон факса, в документе появится заполнитель [введите сюда назва­ние организации]. Если заполнитель не нужен, его можно удалить. Что­бы модифицировать заполнитель, щелкните на нем и введите текст. За­вершив ввод текста, сохраните документ. Шаблон при этом останется неизменным и может быть использован для создания других докумен­тов.

После того как вы создали документ, его можно изменить, применяя различные шаблоны. Чтобы применить шаблон к существующему доку­менту, следует щелкнуть в меню Сервис на Шаблоны и надстройки , щелкнуть на Присоединить и за­тем найти и открыть шаблон. Если два шаблона имеют стили с одинаковыми именами, вы можете решить, действительно ли формати­рование, определенное стилями нового шаблона, должно заменить фор­матирование, определенное стилями старого шаблона, выбирая Автоматически обновлять стили для нового документа.

Шаблон - это документ, используемый в качестве образца для создания новых документов. Шаблоны используются для унификации структуры и внешнего вида документов. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы списков автотекста и автозамены, макросы, панели инструментов, пользовательские меню и сочетания клавиш, форматирование и стили.

Все новые документы в Microsoft Word создаются на основе шаблонов. По умолчанию при создании нового документа выбирается шаблон Обычный на вкладке Общие . В комплект поставки Word входят десятки шаблонов, которые могут быть использованы для создания документов различных типов.

После запуска Microsoft Word в окне приложения открывается пустой документ, который называется Документ 1. Этот документ основан на шаблоне Обычный (Normal.dot), а текст вводится в стиле Обычный, в котором установлены следующие параметры форматирования: гарнитура шрифта - Times New Roman, кегль (размер шрифта) - 12 пунктов, выравнивание по левому краю, межстрочный интервал - одинарный.

Программа MS Word использует по умолчанию шаблон Normal.dot. Этот шаблон находится в папке C:\Documents and Settings\Irina\Application Data\Microsoft\Шаблоны, где Irina – это Имя пользователя (учетная запись пользователя).

Шаблон может содержать текст и графику, предназначенную для вставки во все созданные на его основе документы.

Если хотите посмотреть, какие готовые шаблоны есть в MS Word, то нужно выполнить команду:

1. Файл – Открыть

2. Справа в открывшемся окне выбрать пункт На моем компьютере в категории Шаблоны.

3. В результате откроется окно шаблонов.

Рисунок 30. Окно шаблонов

Основные виды шаблонов:

Ø общие или глобальные шаблоны (global templates);

Ø шаблоны документов (установленные и пользовательские) или локальные templates.

В приложении Word 2007 используются шаблоны с расширениями:

§.dotm (может содержать макросы или программы), где буква "m" обозначает макрос;

§.dotx (без макросов и программ), где "x" - основанный на XML (Extensible Markup Language).

Общий или глобальный template - это template, загруженный в Microsoft Word в окне "Шаблоны и надстройки", которое открывается командой Разработчик/Шаблон документа. Хранящиеся в общем шаблоне все макросы, элементы списка автотекста, стили, сочетания клавиш, доступны для любого открытого документа, даже если этот Document основан на другом шаблоне.

Любой Document может обратиться к любому компоненту любого шаблона, если этот template загружен пользователем как общий. Но общий template остается загруженным только на время текущего сеанса, а при выходе из приложения Word 2007 и повторном его запуске необходимо перезагрузить вручную. Такие общие templates являются сеансовыми, а не постоянными.

Для автоматической загрузки общего шаблона необходимо поместить его ярлык в папку Startup папки Word, например, C:\Documents and Settings\Админ\Application Data\Microsoft\Word\STARTUP. В этом случае общий template будет постоянным.

Template Normal.dotm (файлы с расширением.dotm позволяют выполнять макросы в файлах) разработан специально для использования в качестве общего или глобального шаблона приложения, который автоматически загружается каждый раз при запуске Word 2007, т.е. является постоянным. Глобальный (общий) template, который называется "Новый Document" и хранится в файле Normal.dotm, является базовым шаблоном. Normal.dotm - это универсальный template для любых типов документов, он всегда загружается и всегда присоединен к открытым документам.

Этот базовый template можно считать своего рода пустым документом (т.е. без содержимого) с заданными свойствами, на основе которого строятся новые Documents или создаются новые templates. Normal.dotm изменять нельзя, так как на нем основаны все документы и все шаблоны документов Word 2007.

Normal.dotm может храниться в каталогах: C:\Documents and Settings\Админ\Application Data\Microsoft\Templates (для ОС Windows XP) или C:\Users\Админ\App Data\Roaming\Microsoft\Templates (для ОС Windows 7). Там же хранятся и пользовательские templates, т.е. созданные пользователем самостоятельно, например My_template.dotm, который является резервной копией Normal.dotm, или Template_document.dotx и Template_document.dot и т.д.

Templates документов - это templates типовых документов с расширением.dotx, которые не содержат макросов и программ (файлы с расширением.dotx и.docx не поддерживают макросы, а значит не подвергаются заражению макровирусами). В Word 2007 набор шаблонов типовых документов называется "Установленные шаблоны". "Установленные шаблоны" устанавливаются при инсталляции Microsoft Office System 2007. Templates документа, например, Стандартный факс, Стандартное письмо, в диалоговом окне "Создание документа", содержат настройки, доступные только для документов, основанных на этом шаблоне.

При создании письма на основе шаблона "Стандартное письмо" могут использоваться как настройки локального шаблона "Стандартное письмо", так и настройки общих шаблонов, но высший приоритет имеет локальный. Кроме того, к документу, созданному на основе какого-либо шаблона, можно присоединить template другого документа. Для этого в окне диалога "Шаблоны и надстройки" надо щелкнуть на кнопке присоединить и выбрать требуемый template.

Установленные шаблоны типовых документов (с расширением.dotx) хранятся в директориях:

§C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033 - на английском языке;

§C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1049 - на русском языке.

Кроме того, в Word 2007 можно использовать "пользовательские templates", которые отображаются в окне диалога "Создать" на вкладке "Мои шаблоны" (Рис. 2.1.2.1). Шаблоны пользователя - это шаблоны типовых документов, которые пользователь самостоятельно создает и хранит на ПК. Пользовательские шаблоны можно создать на основе шаблонов (глобальных и локальных) или из существующих документов.

Рисунок 31. Окно "Мои шаблоны"

Для создания документа или пользовательского шаблона, необходимо щелкнуть мышью на кнопке "Office" и выбрать команду Создать. Откроется окно диалога "Создание документа", в левой части которого отображены группы шаблонов.

Рисунок 32. Окно "Создание документа"

В группе "Пустые и последние" отображаются пустые шаблоны "Новый документ" (Normal.dotm) и "Новая запись блога". На основе шаблона "Новый документ" можно создать новый Document или пользовательский шаблон. Чтобы начать работу с блогами на базе шаблона "Новая запись блога", необходимо зарегистрировать учетную запись блога. При использовании группы "Установленные шаблоны" для создания документа или пользовательского шаблона открывается набор (коллекция эскизов) шаблонов типовых документов.

В случае применения группы "Мои шаблоны" для создания документа или пользовательского шаблона открывается окно Создать (Рис. 2.1.2.1), в котором можно выбрать пустой "Новый документ" (Normal.dotm) или "пользовательские templates".

При создании документа или пользовательского шаблона на основе группы "Из существующего документа" открывается окно "Создание из имеющегося документа", в котором требуется выбрать соответствующий Document для образца; Раздел Microsoft Office Online. При наличии доступа в Интернет можно загрузить дополнительные шаблоны с web-узла Microsoft Office Online для создания документа или пользовательского шаблона.

При создании пользовательских шаблонов целесообразно сохранять их в папке Надежные шаблоны (Templates) в формате dotx.

Форма

Форма - это документ с незаполненными областями, в которые вводятся данные. Формы напоминают обыкновенные бумажные бланки. На любом бланке, кроме постоянного текста есть пустые графы, куда нужно вписывать конкретные сведения. Подобные графы - поля предусмотрены и в электронных формах: текстовое поле, поле-флажок, поле-список.

Чтобы создать форму в приложении Microsoft Word, можно воспользоваться шаблоном, добавив в него элементы управления содержимым, в том числе флажки, текстовые поля, элементы управления "выбор даты" и раскрывающиеся списки. Затем другие пользователи смогут заполнить эту форму в приложении Word на своих компьютерах. В расширенном сценарии любые элементы управления содержимым, добавляемые в форму, также могут быть связаны с данными.

Форму можно создать на основе шаблона. На сайте Office.com доступны разнообразные шаблоны форм.

Примечание . Форму с элементами управления содержимым можно распечатать, однако поля вокруг них напечатаны не будут.

Основные преимущества электронных форм в том, что они сокращают время работы с документами, находятся в безопасном месте и не занимают много памяти.

ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР WORD. ШАБЛОНЫ И ИХ НАЗНАЧЕНИЕ. СТИЛЕВОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Шаблон - это специальный файл, содержащий параметры форматирования документа и все средства, необходимые для выполнения соответствующего автоформатирования. Шаблон содержит различные элементы определения форматов основных элементов документа, которые доступны во всех документах, созданных на основе данного шаблона. Сделанные изменения в шаблонах автоматически переносятся на созданные на их основе документы.

Word имеет большой перечень готовых шаблонов стандартных документов типа: служебные записки, отчеты, деловые письма, резюме и т. д.

Просмотреть содержимое и внешний вид документа на базе определенного шаблона можно, нажав кнопку Библиотека стилей в диалоговом окне команды Тема меню Формат.

Команда Стиль меню Формат выполняет подключение к активному документу или шаблону элементов других шаблонов. Нажав кнопку Организатор в диалоговом окне команды, можно копировать, удалять или переименовывать различные элементы формата.

Стиль - это описание оформления элементов документа, которое хранится под определенным именем.

С помощью стилей осуществляется автоматическое оформление текста, что значительно экономит время на оформление и обеспечивает уровень стандарта. Различают два вида стилей:

• стили абзаца хранят информацию, имеющую отношение к абзацам текста: межстрочные интервалы, положение первой строки, выравнивание и т. д.
• стили символа хранят наббры информации об отдельных символах: шрифты, начертания, цвета и т. д.

Применяются эти стили только для выделенного текста.

Просмотр, изменение и создание новых стилей, а также их применение к выделенному тексту осуществляется командой Стиль меню Формат. После выполнения этой команды на экран выводится диалоговое окно Стиль.

Все стили обычно делятся на три категории:

• все, имеющиеся в шаблоне документа;
• используемые в документе;
• специальные стили, созданные пользователем. Выбрать категорию стиля можно в раскрывающемся списке Список диалогового окна Стиль. Стиль определенного типа выбирается в списке Стили, при этом в демонстрационном поле диалогового окна показывается пример оформления абзаца и символов, а ниже приводится словесное описание стиля.

Кнопка Применить осуществляет приписывание стилевых установок к активному документу.

Кнопка Создать обеспечивает создание нового стиля абзаца или символа. Для нового стиля задается формат всех его элементов (кнопка Формат).

Стиль может входить в шаблон документа и таким образом становиться доступным всем документам, созданным на базе этого шаблона. В существующий стиль с помощью кнопки Изменить можно внести необходимые изменения. Кнопка валить удаляет выбранный стиль.

Кнопка Организатор вызывает окно для копирования стилей (из документа в шаблон, из одного шаблона в другой), а также для удаления стилей в шаблонах и документах.

Нажатие кнопки Библиотека стилей в команде Тема меню Формат выводит на экран одноименное диалоговое окно. Это окно позволяет изменить форматирование активного документа, копируя стили из выбранного шаблона, и посмотреть, как будет выглядеть документ, если его отформатировать стилями указанного шаблона. Если дважды щелкнуть по имени шаблона, то стили скопируются в шаблон, подключенный к активному документу.

Шаблон – это документ, предназначенный для создания множества однотипных документов. Шаблоны не закладывается в основу документа, а присоединяется к нему. Когда начинается создание документа с шаблона, в оперативную память помещаются два параллельных объекта: шаблон и документ. Шаблон загружается, а документ создается копированием шаблона. При этом из шаблона в документ полностью или частично копируются его компоненты: текст, настраиваемые стили и другие элементы. Откройте для примера список стилей в документе. КатегорияИспользуемые – это стили, которые уже использованы в документе и скопированы в него, а категорияВ текущем документе - это стили, имеющиеся в шаблоне, но в документе пока не использованные, хотя и доступные. Когда такой стиль вам понадобится, он будет взят из шаблона.

1. Виды шаблонов

Подключение шаблона к документу выполняется несколькими способами. Соответственно, по механизму подключения к документу можно выделит несколько различных видов шаблонов (рис. 2.23).

Прежде всего, это локальные шаблоны иглобальные . Далее глобальные шаблоны разделяются напостоянные исеансовые . Наконец, среди постоянных шаблонов выделяетсябазовый шаблон , называемыйНовый документ и хранимый в файлеNormal . dotm . Он лежит в основе всех документов и всех шаблонов, действует всегда и уничтожит его нельзя.

Локальные шаблоны. Чтобы понять механику действия шаблонов, представим себе, что в программе одновременно идет работа над тремя документами. Схема расположения объектов в оперативной памяти представлена на рис. 2.24. В первом документе готовится служебная записка на основе шаблонаMemo.dotm. Во втором документе разрабатывается глава для квартального отчета на основе шаблонаReport.dotm. А третий документ – файл, в который сбрасываются различные заметки, скопированные из Интернета. Это черновой архив для будущих исследований. Никаких шаблонов в основу этого черновика не закладывается.

Шаблоны

Локальные

Глобальные

Постоянные

Сеансовые

Базовый шаблон Normal.dotm

Рисунок 2.47. Схема взаимодействия шаблонов

Локальный шаблон

Глобальный шаблон

Локальный шаблон

Служебная записка

Коллекция заметок

Квартальный отчет

Рисунок 2.48. Взаимодействие шаблонов и документов в оперативной памяти

В данном случае шаблон Memo.dotmотносительно служебной записки является локальным шаблоном, а шаблонReport.dotm– это локальный шаблон относительно отчета. В русскоязычной версии программы локальные шаблоны называются шаблонами документов.В локальных шаблонах хранятся элементы, определяющие характерные особенности документа . Например, в шаблоне служебной записки удобно хранить «шапку» документа (когда, кому, от кого и т.д.), а в шаблоне отчета – титульную страницу. Самые характерные атрибуты локальных шаблонов – это стационарные текстовые элементы.

Глобальные шаблоны . Глобальный шаблон действует на все открытые в программе документы, поэтому в нем нежелательно хранить конкретные элементы текстового содержания. Глобальные шаблоны хранят элементы, общие для всех документов.Самые характерные атрибуты глобальных шаблонов – это стили форматирования и настройки программы . Один глобальный шаблон - Normal.dotm мы получаем вместе с программой. Он подключается автоматически и подключен всегда. Для хранения шаблонов в программе предусмотрены специальные места [Леб10].

У шаблонов есть своя внутренняя структура и своя информационная модель. В общем случае шаблон может содержать элементы, указанные в табл. 2.6.

Таблица 2.10. Компоненты шаблонов

- (нем. schablon, от фр. chantilion образец). Вырезной образец узора, по которому рисуют, вырезывают или вылепляют архитектурные украшения и проч. работы. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. ШАБЛОН 1)… … Словарь иностранных слов русского языка

См. привычка... Словарь русских синонимов и сходных по смыслу выражений. под. ред. Н. Абрамова, М.: Русские словари, 1999. шаблон образец, трафарет, модель, маска, лекало, штамп, стандарт; обычай, привычка; трюизм, половой акт, казенщина, общее… … Словарь синонимов

шаблон - а, м. échantillon m. > гол. schampelioen> нем. Schablone образец. 1. Приспособление в виде лекала, патрона и т. д., по которому изготовляют одинаковые изделия. БАС 1. Деки <скрипок> вырезываются из толстой доски по шаблону. Куст. пром … Исторический словарь галлицизмов русского языка

Муж., франц. трафаретка, патрон, лекало или кружало: вырезной образец узора и вообще гнутых обводов. Шаблончик на карниз. Шаблон, для кладки свода, для шахтной или иной печи. Отливка вещей по шаблону. Шаблонный чертеж, лекальный, во всю величину… … Толковый словарь Даля

В информатике формализованный кадр изображения, выводимый на экран дисплея и содержащий тексты запросов к пользователю и специальные поля, предназначенные для занесения туда ответов пользователя (текстов или чисел). См. также: Диалоговые режимы… … Финансовый словарь

шаблон - ШАБЛОН, а, м. Половой акт в традиционной позе. шаблон гнать … Словарь русского арго

шаблон - ШАБЛОН, стандарт, трафарет, штамп … Словарь-тезаурус синонимов русской речи

- (от нем. Schablone образец модель),..1) пластина с вырезами, очертания которых соответствуют контуру изделия и т. п2)] Чертеж детали (архитектурной, строительной), выполненный в натуральную величину3) В переносном смысле образец, штамп, которому… … Большой Энциклопедический словарь

- (лекало), форма (матрица) или образец для изготовления определенного количества точных копий объекта. Обычно вырезается из тонких пластин (листов) металла, дерева или бумаги … Научно-технический энциклопедический словарь

ШАБЛОН, шаблона, муж. (нем. Schablone). 1. Пластина с профилем, контуром предмета или иное приспособление, являющееся образцом при изготовлении изделий (тех.). 2. перен. Готовый образец, которому слепо подражают; избитая форма выражения мысли… … Толковый словарь Ушакова

ШАБЛОН, а, муж. 1. Пластина с вырезами, по контуру к рых изготовляются чертежи или какие н. изделия, лекало (во 2 знач.) (спец.). Чертить, кроить по шаблону. 2. перен. Общеизвестный, избитый образец, трафарет (в 3 знач.), к рому подражают.… … Толковый словарь Ожегова