Основные сведения об отчетах в Access. Создание отчета с помощью мастера отчетов

Отчет является наилучшим средством представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими методами вывода данных на печать он предоставляет широкие возможности для их группировки и вычисления промежуточных и общих итогов:

определение для иерархического представления данных до десяти уровней группировки;

формирование заголовков и примечаний для каждой из групп данных и для всего отчета;

использование в вычислениях данных нескольких групп.

В любой раздел отчета можно вставлять рисунки и диаграммы, внедрять подчиненные отчеты и подчиненные формы. Это позволяет красиво оформить счета, заказы на покупку, почтовые наклейки, материалы для презентаций и других документов.

Чтобы приступить к разработке отчета, в окне базы активизируется вкладка Отчет и нажимается кнопка Создать Новый отчет

36 Способы создание отчетов в ms Access 2007.

Чтобы приступить к разработке отчета, в окне базы активизируется вкладка Отчет и нажимается кнопка Создать . Открывается диалоговое окно Новый отчет . В нем предлагаются следующие варианты работы:

Конструктор Самостоятельное создание отчета

Мастер отчетов Запуск основного мастера по разработке отчетов, позволяющего выбирать поля для отчета, задавать форматы, условия группировки и итоговые функции

Автотчет: в столбец Создание отчета, в котором каждая запись базового запроса или таблицы представляется в виде простого списка, содержащего названия и значения полей. Использование этого мастера аналогично выбору пункта Автоотчет в раскрывающемся списке кнопки Новый объект на панели инструментов

Автоотчет: ленточный Формирование отчета, в котором записи базового запроса или таблицы выводятся в одной строке. Если таблицы базового запроса связаны отношением «один-ко-многим », то мастер создает группу для данных, поступающих со стороны отношения «один », но не вычисляет никаких итоговых значений. При создании отчета используется последний стиль, который был выбран в мастере отчетов или применен с помощью команды Автоформат в конструкторе отчетов

Почтовые наклейки Создание отчета, отформатированного для печати почтовых наклеек

37 Конструктор отчетов в ms Access 2007

Для внесения изменений в структуру отчета используется режим проектирования. Чтобы обратиться к нему, выбирается вкладка Отчеты , указывается объект и нажимается кнопка Конструктор . Этот режим, как уже говорилось ранее, применяется и для самостоятельного формирования отчета.

Создание отчета в режиме конструктора очень похоже на разработку формы. Многие приемы, которые используются при работе с формами, применяются и в этом случае. Однако имеют место и некоторые специфические особенности. Так, например, окно диалога режима конструктора отчетов содержит дополнительные области (см. рис. 10). Ниже дается краткое описание всех, входящих в него, разделов.

Заголовок отчета. Появляется только на первой странице отчета в начале перед верхним колонтитулом

Верхний колонтитул . Обычно в нем располагаются заголовки колонок, если отчет представлен в табличной форме.

Заголовок группы . Появляется в начале новой группы.

Область данных . Содержит основную часть данных отчета. Элементы этой области повторяются для каждой выбранной из таблицы записи.

Примечание группы . Располагается в конце группы записей. Используется для указания числа записей или суммы полей группы.

Нижний колонтитул . Используется чаще всего для нумерации страниц. Располагается на каждой странице отчета.

Примечание отчета . Появляется только один раз в конце отчета и может содержать, например, резюмирующую информацию обо всем отчете.

При создании отчета с помощью конструктора в его форме по умолчанию располагаются три области: Верхний колонтитул, Область данных, Нижний колонтитул. Чтобы установить или убрать все остальные области, используются соответствующие командыменю Вид : Колонтитулы , Заголовок/примечание отчета .

Отчет (report) - это объект базы данных, который используется для вывода на экран, в печать или файл структурированной информации. Reports позволяют извлечь из таблиц или запросов базы данных необходимую информацию и представить ее в виде удобном для восприятия. Report содержит заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы, примечание и разбит на страницы.

Отчеты служат для сбора и представления данных, содержащихся в таблицах. Обычно отчет позволяет ответить на определенный вопрос, например: «Сколько денег было получено от каждого клиента в этом году?», «В каких городах есть клиенты нашей компании?» Каждый отчет можно отформатировать так, чтобы представить сведения в наиболее удобном виде.

Отчет можно запустить в любое время, и он всегда будет отражать текущие сведения в базе данных. Обычно отчеты форматируют для печати, но их можно также просматривать на экране, экспортировать в другую программу или отправлять в виде сообщений электронной почты.

В Microsoft Access 2007 для создания отчетов можно использовать различные средства (рис. 9):

· Мастер отчетов

· Конструктор отчетов

· Инструмент Report

· Пустой report

Отчеты целесообразно выполнять с помощью Мастера или других указанных инструментов, а дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения можно в режиме макета или конструктора. В Microsoft Access 2007 предусмотрено два режима внесения изменений и дополнений в reports: режим макета и режим конструктора.

Режим макета - это более наглядный режим редактирования и форматирования (изменения) отчетов, чем режим конструктора. В тех случаях, когда в режиме макета невозможно выполнить изменения в отчете, то целесообразно применять режим конструктора.

Мастер отчетов . Для создания отчета при помощи Мастера отчетов необходимо выполнить следующие действия:

· В окне базы данных Access щелкнуть на вкладке Создание и затем щелкнуть на кнопке Мастер отчетов в группе Отчеты. Появится диалоговое окно Создание отчетов.

· В поле Таблицы и отчеты щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу Студенты.

· Щелкнуть на кнопке ОК (рис. 9).

Рис. 10.

· Все "Доступные поля" переведем в "Выбранные поля", выделив их и щелкнув на кнопку.

· На следующем шаге (Добавить уровни группировки?) щелкаем далее.

· На шаге "Выберите порядок сортировки записей". В раскрывающемся списке выберем "Фамилия" для сортировки по возрастанию.

· На шаге "Выберите вид макета для отчета". Выбираем: Макет - блок, ориентация - книжная. Щелкнуть на кнопке Далее.

· На шаге " Выберите требуемый стиль". Выбираем - Изящная.

· Следующий шаг - "Задайте имя отчета". Вводим имя - Студенты мастер_отчетов.

Дальнейшие действия: Просмотреть report; Изменить макет отчета. Выбираем Просмотреть, щелкаем на кнопке Готово. Report открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть report в распечатанном виде.

Рис. 11.

· Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо в области переходов щелкнуть правой кнопкой мыши на имени отчета и в контекстном меню выбрать режим конструктора. На экране появится report в режиме Конструктора.

Рис. 12.

Редактирование:
1) удалите поля Код Студента в верхнем колонтитуле и области данных;
2) удалите поля Код Группы в верхнем колонтитуле и области данных;
3) На место поля Код Группы переместить поле "Название" из списка "Группы студентов";
4) переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.
5) Измените надпись в заголовке страницы, введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.
6) Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.

Форматирование:
1) Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ»
2) Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона. Report в режиме конструктора примет вид, представленный на рисунке 5.

Рис. 13.

3) Перейдите в режим предварительного просмотра. Для перехода в режим предварительного просмотра необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на названии отчета в области переходов и в контекстном меню выбрать режим "Предварительный просмотр" (рис 6).

Рис. 14.

Инструмент Отчет . Для быстрого создания отчета, т.е. создания одним щелчком мыши можно воспользоваться инструментом Report. В этом случае report формируется на базе существующей таблицы или запроса. В созданном отчете будут отображаться все записи таблицы или запроса, на базе которых создается report. Но созданный report можно будет изменить в режиме макета или конструктора.

Для создания отчета необходимо выполнить следующее. В области переходов надо выделить таблицу (например, Студенты), на основе которой нужно создать report. Затем перейти на вкладку Создание и щелкнуть на пиктограмме Report. На экране будет отображен простой Отчет на основе текущей таблицы Студенты.

Средство Пустой отчет . Инструмент "Пустой report" позволяет создавать reports с нуля в режиме макета. Для этого надо щелкнуть Пустой report в группе Отчеты на вкладке Создание. В окне редактирования Access 2007 появится Отчет1 с пустой областью данных, а в правой части окна будет отображаться область "Список полей" существующих таблиц. Щелкнув на знак "+" таблицы (например, Студенты), откроется список необходимых полей.

Перетащите требуемые поля из этого списка в report, нажав и удерживая левую клавишу мыши. С помощью инструментов из группы "Элементы управления" на вкладке Формат, можно доработать report, добавив заголовок, номера страниц, дату и время. При необходимости его можно доработать в режиме конструктора. Сохраните report.

Отчеты

Отчет – это эффективное средство для организации данных при выводе на печать.

С помощью отчета предоставляется возможность вывода данных в удобной для чтения и анализе форме. Отчеты можно создавать на основе таблиц и запросов. При сохранении отчета сохраняется только его структура. Данные, выводимые отчетом, всегда соответствуют текущему состоянию записей баз данных. Большинство отчетов имеют ленточный вид или в столбец. Отчет в столбец представляет собой печатную версию формы в столбец. Ленточный отчет аналогичен ленточной форме.

Инструментальные средства Microsoft Office Access 2007 обеспечивают создание отчетов практически любой степени сложности. Структура отчета может быть как очень простой (обычный список), так и очень сложной - сводный отчет о продажах, сгруппированный по различным областям.

Создание любого отчета начинается с определения источника данных. На втором этапе можно воспользоваться мастером отчетов, который в интерактивном режиме обеспечивает "конструирование" отчета.

Можно создать отчет с помощью команды Отчет , которая находится в группе Отчеты на вкладке Создание. При этом происходит незамедлительное формирование отчета без запроса дополнительной информации. Причем в этот отчет включаются все записи базовой таблицы и запроса.

1. Перейдите в область переходов, затем щелкните на таблице или запросе, используемых для создания отчета.

2. Перейдите на вкладку Создание, затем в группе Отчеты щелкните на пиктограмме Отчет .

3. При этом будет немедленно создан отчет (рис. 22).

4. Теперь сохраните отчет, нажав клавиши . Закройте отчет и таблицу, которая служит источником записей для него.

Рис. 22. Наш первый отчет был создан за несколько секунд

Теперь создадим отчет с помощью Мастера отчетов , который передоставляет гораздо больше возможностей и обеспечивает большую степень гибкости. В частности, вы можете определить способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов.

1. Перейдите на вкладку Создание , затем в группе Отчеты щелкните на пиктограмме Мастер отчетов.

2. В первом окне мастера отчета выберите таблицу и поля в этой таблице, которые будут включены в отчет (рис. 23). Затем щелкните на кнопке Далее.

Рис. 23. Выберите таблицу, на основе которой создается отчет, а также поля, которые будут включены в отчет.

3. В следующем окне выбираются уровни группировки в отчете (рис. 24.), щелкните на кнопке Далее

Рис 24. Определение уровней группировки полей в отчете.

4. Вэтом окне выбирается порядок сортировки записей (рис. 25), щелкните на кнопке Далее.

Рис. 25. Определение порядка сортировки полей, выводимых отчетом

5. В этом (рис. 26) выберите макет отчета и щелкните на кнопке Далее.

Рис. 26. Выбираем макет отчета.

6. В следующем окне можно настроить стиль отображения отдельных элементов отчета (рис. 27), затем щелкните на кнопке Далее.

Рис. 27. Выбираем стиль отображения отдельных элементов отчета

7. В завершающем окне создания отчета выберите предварительный просмотр макета отчета и щелкните на кнопке Готово. Перед вами отобразится отчет в том виде, в котором он выводится на печать (рис. 28).

Рис. 28. Выбираем стиль отображения отдельных элементов отчета.

Access обладает обширным набором возможностей и инструментов для работы с базами данных. Перед пользователями, использующими эту программу, могут ставиться самые разные задачи, которые нужно уметь решать. В этой статье разберёмся, как создать отчёт в Access, что это такое и для чего он нужен. Давайте же начнём. Поехали!

Отчёты в Microsoft Access служат для вывода на экран либо печати информации из базы данных. Любой отчёт можно создать на основе таблицы или на основе запроса. Делается это очень просто, всего в пару кликов.

Для начала у вас должна быть готовая таблица , с данными которой вы будете работать. Затем выделите нужную таблицу в окне «Все объекты Access», расположенном слева, перейдите на вкладку «Создание» и нажмите кнопку «Отчёт» в одноимённом разделе. Всё готово. Перед вами будет сформированный программой отчёт на основе информации, содержащейся в таблице.

После этого вы можете перейти на вкладку «Конструктор», чтобы отредактировать поля, разделы и прочее. Чтобы выйти из режима конструктора, щёлкните правой клавишей мыши по вкладке таблицы и выберите пункт «Представление отчёта». Не забудьте сохранить перед выходом.

Для более сложных случаев используйте «Мастер отчётов», соответствующая кнопка находится в той же вкладке «Создание», этот инструмент пригодится в том случае, если необходимо оперировать с данными из нескольких таблиц сразу.

В открывшемся окне выберите из списка те таблицы и запросы, из которых будут взяты поля (их также необходимо указывать). Закончив, нажмите кнопку «Далее». В следующем окне вам будет предложено выбрать подходящий вид представления данных. Затем вы можете сгруппировать выбранные поля по своему усмотрению. Просто выберите нужное поле и нажмите на кнопку со стрелкой. Далее, откроется окно сортировки записей. Делать сортировку необязательно, поэтому вы можете пропустить этот этап. В следующем окне выберите «Макет» (ступенчатый, блок, структура) и «Ориентацию» (книжная, альбомная). Оставьте отмеченным пункт «Настроить ширину полей для размещения на одной странице». После этого остаётся ввести название и нажать кнопку «Готово».

Чтобы исправить общий вид и некорректно отображаемые данные , перейдите в режим конструктора. Там вы можете выделять отдельные поля и перемещать их при помощи стрелок на клавиатуре или мышкой. Убрать большие промежутки между столбцами, можно не переходя в «Конструктор». Достаточно передвинуть границы курсором мыши. В случае, если часть данных у вас отображаются в виде решёток «#», просто увеличьте эти поля и информация будет отображена корректно. В режиме конструктора можно изменять цвет текста, подложки, заголовки.

Существует возможность создания определённых ячеек , в которых будет рассчитываться сумма, разница или произведение на основе данных из таблиц или запросов. Для этого выделите нужное поле и нажмите кнопку «Итоги», расположенную на панели инструментов в разделе «Группировка и итоги». В появившемся меню выберите «Число записей» или «Количество значений» в зависимости от того, какие перед вами стоят задачи.

В отчётах Access автоматически проставляются серые полосы, которые некоторым пользователям могут прийтись не по душе. Чтобы убрать их, перейдите в режим конструктора, выделите «Область данных», кликните правой клавишей мыши и выберите в списке «Свойства». Справа появится окно, в котором необходимо найти строку «Цвет фона чередования». Скопируйте «Фон 1» из «Цвет фона» и вставьте в «Цвет фона чередования». То же самое повторите с разделом «Примечания группы».

Практическая работа № 16

Создание запросов Access в режиме конструктора. Запросы на выборку. Вычисляемые поля в запросах.

Создание отчетов Access. Мастер отчетов. Работа с отчетом в режиме конструктора.

1. Откройте БД Student, созданную в практической работе 15.

2. Войдите в режим конструктора запросов: на вкладке Создание в группе «Запросы» выберите кнопку «Конструктор запросов». В конструкторе запросы создаются вручную. Источником данных для запроса могут быть одна или несколько таблиц или запросов. Добавьте таблицу Студенты как источник данных. Изучите окно бланка запроса и инструментарий. Источники данных отображены в верхней части бланка запроса. Нижняя часть бланка предназначена:

· для задания полей, отображаемых в запросе (строка Поле и строка Имя таблицы);

· для задания способа упорядочения данных в запросе (строка Сортировка);

· для задания условий отбора (строки Условие отбора);

· для задания способа группировки данных в запросе;

· для задания вычисляемых выражений в полях запроса.

3. Включите в запрос все поля таблицы Студенты . Включите сортировку по фамилии и запустите запрос на выполнение (кнопка в панели инструментов).

При сохранении задайте имя Макет запроса . В запросе будут отображены все данные исходной таблицы. Просмотрите запрос.

4. Запросы на выборку . Создайте запросы на выборку. Построение каждого нового запроса выполняется в конструкторе (как в пункте 3). Макет можно также многократно копировать, сохраняя каждый запрос с именем, отражающим содержание запроса. Задайте по очереди Условия отбора, указанные ниже, просмотрите результаты построенных запросов, и сохраните каждый из них под соответствующими именами. Итак, выберите:

· Студентов, фамилии которых начинаются на первые буквы алфавита (Like "[А-И]*") (имя Первые );

· Студентов, которые учатся в одной группе (имя Группа );

· Студентов, кроме тех, кто учится в определенной группе (например, Not И-105) (имя Кроме группы ).

5. Запросы на выборку с логическими операциями . Создайте запросы на выборку наложением условий на поля оценок за экзамены. Источником данных для запросов будут таблицы Студенты и Сессия . Сохраните с указанными именами. Итак, выберите:

· студентов только на отлично (имя Отличники ).

· студентов на хорошо и отлично (4 Or 5) (имя Четыре и пять ).

· студентов, имеющих хотя бы одну тройку (имя Троечники ).

6. Запросы на выборку с параметром . Если вместо условия отбора в строке задать текстовое приглашение на ввод, заключенное в квадратные скобки, например [Введите фамилию], то при запуске запроса можно будет задать параметр. Параметр - это любое значение, по которому будут отыскиваться все записи с указанным значением поля (в примере это фамилия). В новых запросах выполните выборку по значению параметров:

· По фамилии студента (имя Фамилия ).

· По коду студента (Имя Код ).

7. Обратите внимание, что при поиске с параметром используется точное соответствие значению параметра.

8. Вычисляемые поля в запросе . В новом запросе:

· Вычисляемое поле с названием Средний балл для вычисления среднего балла каждого студента:

Имя запроса – Средний балл .

· Вычисляемое поле с названием Сумма баллов для вычисления суммы баллов каждого студента. Имя запроса – Сумма баллов .

9. Групповые операции в запросах . Группировка включается кнопкой на вкладке «Работа с запросами » - «Конструктор » (Групповые операции). В строке бланка «Групповые операции» можно задать поля, по которым выполняется группировка, и функции, которые называются групповыми и используются для подведения итогов по группе данных. Ознакомьтесь с перечнем групповых функций.

· Найдите средние оценки по предметам для каждой группы. В запрос должны быть включены поля Группа и Экамен1, Экзамен2, Экзамен3. Поле фамилии в этом запросе не нужно! Используйте группировку в поле Групповая операция и групповую функцию Avg() во всех полях оценок. Сохраните с именем Средние по группам .

· Найдите средние оценки по предметам для всего контингента студентов. В этот запрос включите только поля оценок с группировкой функцией Avg() во всех полях оценок. Сохраните с именем Средние по предметам .

10. Отчеты предназначены для отображения данных из таблиц и запросов базы данных в «бумажном» варианте. Отличаются от форм тем, что позволяют легко выполнить группировку данных и подведение итогов.

11. Создание отчетов с использованием мастеров . На вкладке Создание в группе «Отчеты » выберите Мастер отчетов . Выберите источником данных таблицу Студенты . Выберите для включения в запрос поля Группа, Фамилия, Имя, Адрес, Телефон в указанном порядке. Не добавляя уровни группировки, отсортируйте поля по возрастанию номера группы, затем по возрастанию фамилии, затем имени. Выберите макет Табличный, любой стиль, задайте имя Студенты .

12. Отчет открывается в режиме просмотра. Обратите внимание на содержание вкладки просмотра (она называется «Предварительный просмотр»).

13. Войдите в режим конструктора отчетов, ознакомьтесь с содержанием бланка отчета. Найдите области заголовков, примечаний, колонтитулов. Обратите внимание, что появились вкладки инструментов конструктора отчетов. Создание отчета аналогично созданию форм. В области заголовка располагается общий заголовок отчета, в верхнем колонтитуле – заголовки полей, они будут повторены на каждой странице отчета. В области нижнего колонтитула – текущая дата и номера страниц отчета, они тоже будут повторены на каждой странице. Посмотрите, какого типа эти элементы. Для заголовков используется элемент Надпись , для отображения данных элемент Поле . Элемент Линия отделяет область верхнего колонтитула.

14. Группировка данных . Для объединения записей в группы используется команда Группировка на вкладке «Инструменты конструктора отчетов - Конструктор ». В отчете Студенты записи о студентах должны быть сгруппированы по номерам групп. Используйте группировку, чтобы добавить в отчет область Заголовок группы для номеров групп, и задайте порядок сортировки по возрастанию. Перенесите в область Заголовок группы надпись Группа из верхнего колонтитула, и поле Группа из области данных. Отделите тонкой линией сверху данные о различных группах.

15. Просмотрите результат в режиме просмотра.

16. Создание отчетов с использованием мастеров. Группировка данных . Используйте Мастер отчетов для построения отчета для таблиц Студенты и Сессия . Выберите для включения в запрос поля Группа, Фамилия, Имя, и оценки за три экзамена. Добавьте уровень группировки (по группе), отсортируйте по возрастанию фамилии, затем имена. Выберите макет Ступенчатый , любой стиль, задайте имя Сессия.

17. Подведение итогов в отчетах . Добавьте в отчет в область «Примечание отчета» вычисляемые поля, чтобы вычислить средние значения оценок по предметам (функция Avg()).

Добавьте надпись «Средние по предметам». Добавьте названия предметов к каждой средней оценке.

18. Просмотрите результат в режиме просмотра.

19. Создание отчетов на запросах. Создание отчета в режиме конструктора. Создайте отчет на запросе Средние по группам в режиме конструктора. Названия предметов должны быть в верхнем колонтитуле. Поле и название групп должно быть в области заголовка группы. Средние оценки за экзамены должны быть в области данных.

20. Разместите в области верхнего колонтитула поле для вывода даты.

21. В нижнем колонтитуле разместите номера страниц отчета, используя вставку номеров страниц. В верхний колонтитул добавьте рисунок.

22. Просмотрите результат в режиме просмотра.

Похожая информация.

Еще одним простым и быстрым способом создания отчетов является использование Мастера отчетов. С его помощью можно создавать отчеты (от самых простых до включающих подчиненные отчеты), содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. Использование Мастера отчетов позволяет очень быстро познакомиться со многими основными средствами разработки отчетов, предоставляемыми Access 2002. Процесс создания отчетов, более сложных, чем позволяет мастер, описан в гл. 10.

Чтобы более наглядно представить процесс создания отчета с помощью мастера, опишем процедуру создания отчета на основе сразу нескольких таблиц: "Товары" (Products), "Поставщики" (Suppliers) и "Типы" (Categories) базы данных "Борей" (Northwind). В отчете будет представлено текущее количество товаров на складе по категориям.

Чтобы создать простой отчет:

На панели объектов окна базы данных щелкните по ярлыку (Reports) и нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Новый отчет (New Report) (см. рис. 6.1).
В списке диалогового окна Новый отчет (New Report) выделите элемент Мастер отчетов (Report Wizard). В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет (New Report), содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Раскройте этот список и выделите в нем таблицу "Товары". Нажмите кнопку ОК. Появится первое диалоговое окно Мастера отчетов (рис. 6.3).

Рис. 6.3.

Прежде всего нужно определить, какие поля включить в отчет. Из таблицы "Товары" в отчете будут использоваться следующие поля: "КодТовара" (ProductID), "Марка" (ProductName), "Цена" (UnitPrice), "НаСкладе" (UnitsInStock). С помощью кнопки ">" (или дважды щелкнув по элементу списка) поочередно переместите эти поля из списка Доступные поля (Available Fields) в список Выбранные поля (Selected Fields). В отчете поля появляются слева направо, в соответствии с последовательностью их расположения в списке Выбранные поля.

Замечание

Если на каком-либо шаге создания отчета при помощи Мастера отчетов была допущена ошибка или возникла необходимость изменения каких-либо параметров, то для возвращения к предыдущему шагу нажмите кнопку Назад (Back). Кроме того, в любой момент можно нажать кнопку Отмена (Cancel) для отказа от создания отчета и возвращения к окну базы данных.

Кроме того, чтобы видеть поставщиков товара и категории, в создаваемый отчет необходимо добавить поле "Название" (CompanyName) из таблицы "Поставщики" (Suppliers) и "Категория" (CategoryName) из таблицы "Типы" (Categories). Для добавления первого недостающего поля раскройте список Таблицы и запросы (Tables/Queries) и выберите элемент Таблица: Поставщики (Table: Suppliers). Имя поставщика не должно отображаться в конце отчета. Чтобы столбец "Название" выводился сразу за столбцом "Марка", в списке Выбранные поля (Selected Fields) выделите поле "Марка", затем в списке Доступные поля (Available Fields) выделите поле "Название" и нажмите кнопку ">". Access переместит поле "Название" из списка Доступные поля (Available Fields) и вставит его в список Выбранные поля (Selected Fields) после поля "Марка", перед полем "Цена".
Аналогично добавьте в конец списка поле "Категория" из таблицы "Типы". Чтобы перейти ко второму диалоговому окну Мастера отчетов, изображенному на рис. 6.4, нажмите кнопку Далее.

Замечание

Можно таким способом добавлять в создаваемый отчет поля из разных таблиц, которые связаны между собой в схеме данных.

Рис. 6.4.

Во втором диалоговом окне необходимо указать, каким образом будут структурированы данные в отчете. Мастер проверяет связи между таблицами и в зависимости от выбранного представления предлагает несколько вариантов группировки записи в отчете. Чтобы осуществить группировку по товарам, выделите в списке элемент Товары (by Products).
Нажмите на кнопку Вывести дополнительные сведения (Show Me More Information) в левой части диалогового окна для отображения одного из вспомогательных диалоговых окон Мастера отчетов. Если в этом диалоговом окне нажать кнопку Показать примеры (Show Me Examples), то Access выведет дополнительные вспомогательные диалоговые окна, в которых используются "примеры из таблиц "Продажи" (Sales Reps), "Клиенты" (Customers) и "Заказы" (Orders), позволяющие продемонстрировать различные способы группировки, которые Мастер отчетов может автоматически применить к создаваемому отчету. Закройте все вспомогательные диалоговые окна и вернитесь к диалоговому окну Мастера отчетов, изображенному на рис. 6.4. Нажмите кнопку Далее (Next) для перехода к третьему диалоговому окну Мастера отчетов.

Рис. 6.5.

В третьем диалоговом окне Мастера отчетов необходимо определить дополнительные уровни группировки в отчете. Выделите в списке поле "Категория" (Category) и нажмите кнопку ">" (или просто дважды щелкните по этому полю в списке), чтобы установить группировку по категории товаров (рис. 6.6).

Замечание

Если потребуется отменить добавление поля группировки, нажмите кнопку "<" или дважды щелкните по названию этого поля (выделенному жирным шрифтом) в области диалогового окна с эскизом отчета.

Мастер отчетов позволяет задать интервалы значений, по которым группируются данные. Чтобы изменить их в этом же (третьем) диалоговом окне Мастера отчетов, нажмите кнопку Группировка (Grouping Options). На экране появится диалоговое окно Интервалы группировки (Grouping Intervals), изображенное на рис. 6.7. Изменяя интервал группировки, можно влиять на способ группировки данных в отчете. Для числовых полей можно задать группировку по десяткам, сотням и прочим значениям. Для текстовых полей возможна группировка по первой букве, первым трем буквам и т.д.

Рис. 6.6.

Рис. 6.7. Диалоговое окно Интервалы группировки

Для создаваемого отчета выберите из списка Интервалы группировки (Grouping Intervals) вариант Обычный (Normal) и нажмите кнопку ОК. Для перехода к четвертому диалоговому окну Мастера отчетов нажмите кнопку Далее (Next).
Access 2002 позволяет сортировать записи в пределах группы по значению произвольного поля, при этом сортировка проводится не более чем по четырем полям (рис. 6.8). Выберите в первом раскрывающемся списке поле "КодТовара" (ProductID). По умолчанию принят порядок сортировки по возрастанию; если вы хотите выбрать порядок сортировки по убыванию, то нажмите на кнопку справа от раскрывающегося списка. Для возврата к сортировке по возрастанию снова нажмите на эту кнопку.
Чтобы указать для столбца отчета итоговую информацию, нажмите" на кнопку Итоги (Summary Options). В появившемся диалоговом окне Итоги (Summary Options), изображенном на рис. 6.9, можно задать параметры для выбранного столбца. Выбрать можно среди всех числовых полей отчета, не являющихся счетчиками, которые Мастер отчетов перечислит в этом диалоговом окне и позволит установить для любого из них флажки Sum, Avg, Min и Мах. В зависимости от установленных флажков Мастер отчетов добавит соответствующие итоговые поля в конец отчета, вычисляющие итоговую сумму, среднее значение, минимальное или максимальное значение данного поля по всем записям. Группа переключателей Показать (Show) позволяет выбрать, следует ли в отчете указывать только итоги или необходимо выдавать полный отчет, добавляя поля с промежуточными итогами в конце каждой группы и поля с полными итогами в конце отчета. Для создаваемого отчета установите флажки Sum для поля "НаСкладе" и Avg для поля "Цена", переключатель данные и итоги (Detail and Summary) и флажок Вычислить проценты (Calculate Percent of Total for Sum), который позволяет выводить долю группы (в процентах) в общем итоге для всех групп (рис. 6.9). Для возврата к диалоговому окну Мастера отчетов нажмите кнопку ОК.

Рис. 6.8.

Нажмите кнопку Далее (Next), чтобы перейти к пятому диалоговому окну Мастера отчетов, изображенному на рис. 6.10. Мастер отчетов предложит на выбор шесть вариантов оформления сгруппированных данных (вариантов макета отчета). В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз выбранного макета. Выберите в группе Макет (Layout) переключатель ступенчатый (Stepped). По умолчанию Мастер отчетов устанавливает флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице (Adjust the field width so all fields fit on a page), что позволяет сэкономить бумагу и сделать отчет более удобным для чтения. В группе Ориентация (Orientation) можно выбрать расположение страницы отчета при печати. Широким отчетам, в которых отображается много полей в одной строке, удобно задавать ориентацию альбомная (Landscape). Для отчета же из нашего примера оставьте выбранным переключатель книжная (Portrait). Чтобы перейти к шестому диалоговому окну Мастера отчетов, нажмите кнопку Далее (Next).

Рис. 6.9. Диалоговое окно Итоги

Рис. 6.10.

В шестом диалоговом окне Мастера отчетов выберите один из предложенных стилей оформления отчета. В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз отчета выбранного стиля (рис. 6.11). Для создаваемого отчета выберите стиль Сжатый (Compact), а затем нажмите кнопку Далее (Next) для перехода к последнему диалоговому окну Мастера отчетов.

Замечание

В шестом окне Мастера отчетов отображается список всех доступных в данный момент стилей. Кроме шести заранее определенных стандартных стилей, Access позволяет настроить любой стандартный стиль или создать свой собственный для использования при оформлении форм и отчетов, в том числе с помощью мастера. Набор вариантов оформления для отчетов можно пополнить и применить аналогично тому, как это делается для форм (см. разд. "Применение автоформата" гл. 5 ).

Рис. 6.11.

В последнем диалоговом окне Мастера отчетов (рис. 6.12) в качестве заголовка отчета введите: Товары на складе. Мастер отчетов сохранит созданный отчет под этим же именем. Выберите переключатель Просмотреть отчет (Preview the Report) и нажмите кнопку Готово (Finish) для завершения создания отчета. Мастер отчетов создаст отчет и отобразит его в режиме Предварительного просмотра. Если при этом необходимо получить справку по работе с отчетом, предварительно установите флажок Вывести справку по работе с отчетом? (Display Help on Working with the Report?).

На рис. 6.13 изображен отчет, созданный мастером. Для просмотра всех частей отчета воспользуйтесь вертикальной и горизонтальной полосами прокрутки. Этот отчет можно использовать непосредственно в том виде, как его создал мастер, или применить его как основу для разработки более сложного отчета.

Рис. 6.12.

Рис. 6.13. Отчет "Итоговый запрос предприятия", созданный Мастером отчетов